Co to jest HRIS i jakie ma zalety?

W praktyce przedsiębiorstw coraz częściej wykorzystuje się systemy informatyczne wspomagające pracę w wielu obszarach organizacyjnych. Służą one do poprawy przepływu informacji i pracy oraz skutecznego wykorzystania i zarządzania zasobami ludzkimi. Filarem każdego przedsiębiorstwa jest dział HR, który wspiera wszystkie, bieżące procesy. Do jego głównych zadań należą pozyskiwanie pracowników, adaptacja nowo zatrudnionych osób w nowym miejscu pracy, rozwój i szkolenie kadry, administrowanie świadczeniami oraz utrzymanie kluczowych talentów. Efektywne zarządzanie personelem jest możliwe tylko w przypadku stałego monitorowania pracy, zbierania informacji o wynikach, badania satysfakcji z pracy, analizowania i raportowania. W celu sprawnej realizacji tych funkcji można wykorzystać nowoczesne narzędzie informatyczne HRIS – Human Resources Information System.

Co to jest HRIS i jakie ma zalety? – omówione zagadnienia:

1. Co to jest HRIS?
2. Rodzaje HRIS
3. Funkcje HRIS
4. Zalety HRIS
5. Podsumowanie

Co to jest HRIS?

Jednym z popularniejszych systemów informatycznych do zarządzania zasobami ludzkimi jest Human Resources Information System, w skrócie HRIS. Jest to kompletny zbiór narzędzi, funkcji i rozwiązań dla każdej firmy. System funkcjonuje w oparciu o pełnoprawną bazę pracowników i kandydatów, którzy mogą się ze sobą porozumiewać za pomocą popularnych komunikatorów, np. Slack’a. Ideą tego systemu jest ograniczenie biurokracji i czasu związanego z manualną i często mozolną pracą. System oferuje pełną analitykę, poprzez arkusze, obliczenia i sprawozdania znajdujące się w jednym miejscu. Generuje również automatycznie raporty, a dane są na bieżąco aktualizowane.

Zawarte w systemie informacje są poufne, a dzięki możliwości definiowania ról poszczególnych pracowników, dane te udostępniane są jedynie osobom uprawnionym. Ponadto system jest unikalną bazą wiedzy. Obejmuje zbiór dokumentów, regulaminów, decyzji, oświadczeń, umów i innych w formie tekstowej, graficznej lub wideo. Konfiguracja dostępu możliwa jest dla działu lub konkretnego pracownika bądź też stanowiska. Wszystkie dane z bazy przesyłane są do chmury, dzięki czemu możliwe jest administrowanie systemu zdalnie. Ponadto możliwy jest do nich dostęp z każdego miejsca na ziemi i z każdego urządzenia z dostępem do Internetu.

Rodzaje HRIS

1. operacyjny – dedykowany do zbierania informacji personalnych i podejmowania decyzji kadrowych, baza danych o pracownikach,
2. taktyczny – umożliwia podejmowanie decyzji w zakresie rekrutacji, planowania stanowisk, rozwoju zawodowego, systemu motywacyjnego i analizy pracy,
3. strategiczny – wsparcie dla kluczowych strategii organizacji, stanowi podstawę do podejmowania kluczowych decyzji i nowych projektów w oparciu o cele i misję organizacji. Dostarcza informacji o zasobach ludzkich, wykorzystywanych przy planowaniu zatrudnienia,
4. kompleksowy – kompletny i zintegrowany system obejmujący moduł kadrowy zawierający informacje o pracownikach, rekrutacji, rozwoju zawodowego i doświadczenia pracowników.

Funkcje HRIS

Podstawową funkcją HRIS jest bezpieczne przechowywanie informacji o pracownikach takich, jak wrażliwe dane osobowe, dokumenty, świadectwa, certyfikaty. Dane te przechowywane są w oparciu o ochronę danych osobowych. W celu zwiększenia bezpieczeństwa system monitoruje i rejestruje wszystkie zmiany danych oraz osoby, które dokonały tych zmian. Kolejne funkcje to:

• pozyskiwanie cennych pracowników i talentów, poprzez publikację ofert pracy za pośrednictwem różnych mediów, wstępną selekcję i weryfikację. W przypadku nowo zatrudnionych osób HRIS wspomaga onboarding, udostępniając bazę wiedzy, szkolenia i wewnętrzne komunikatory,
• strategicznym elementem sprawnego zarządzania kadrami jest bieżący monitoring efektywności pracy. Aplikacja śledząca wydajność ułatwia analizę zadań w oparciu o zdefiniowane KRA (kluczowe obszary wyników) w celu osiągnięcia pożądanych wyników KPI (kluczowych wskaźników efektywności). System umożliwia osiągnięcie celów organizacyjnych i zespołowych oraz wiąże osiągnięte wyniki pracy z poziomem wynagrodzenia,
• zarządzanie czasem pracy i urlopami, monitorowanie frekwencji, wprowadzanie urlopów i zwolnień lekarskich, integracja z wysokością wynagrodzenia,
• baza wiedzy, z której mogą korzystać wszyscy pracownicy. Są upoważnieni do przeglądania, zmiany i aktualizacji swoich danych osobowych. Mogą sprawdzić wysokość swojego wynagrodzenia, osiągnięte wyniki pracy oraz składać różnego rodzaju formularze i wnioski,
• moduł płacowy umożliwia bezbłędne obliczenie wynagrodzenia w oparciu o rzeczywisty czas pracy, nieobecności oraz osiągnięte wyniki.

Zalety HRIS

Wspomaganie zarządzania zasobami ludzkimi systemem informatycznym HRIS determinuje wiele wymiernych korzyści dla każdej organizacji. Przede wszystkim poprzez automatyzację procesów kadrowych zwiększa się efektywność realizowanych zadań. Wzrasta doświadczenie pracowników, poprzez sprawny rozwój zawodowy i szkolenia. HRIS w znacznym stopniu ogranicza biurokrację i liczbę dokumentów, które dostępne są online, bez konieczności ich drukowania. Eliminuje nieefektywność powodowaną przez ręczne procesy HR i zapobiega dublowaniu pracy, zmniejszając jednocześnie nakład pracy i koszty administracyjne. A dostępne informacje dzięki bieżącej analizie i aktualizacji są zawsze zgodne i nie obarczone błędem.

Podsumowanie

Human Resources Information System jest jednym z najbardziej efektywnych i nowoczesnych narzędzi wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi. Jest w pełni bezpieczny i kompatybilny z wieloma urządzeniami mobilnymi. Eliminuje ryzyko popełnienia błędu, a dostarczone analizy obejmują szerokie spektrum informacji. Jednym słowem automatyzacja procesów HR umożliwia sprawniejsze funkcjonowanie organizacji oraz ułatwia podejmowanie kluczowych decyzji. System dedykowany jest dla wszystkich przedsiębiorstw, bez względu na wielkość, zasięg działania i branżę.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.