Zasada 2 minut – prosta zasada, która zwiększy Twoją produktywność

Lista zadań do zrobienia często składa się ze stosunkowo prostych zadań do wykonania, które w połączeniu prowadzą do natłoku nie do pokonania. Z pewnością znasz to uczucie przytłoczenia, kiedy dochodzisz do momentu, w którym nawet typowe zadania jak odpisanie na e-mail, umówienie wizyty u lekarza i zamówienie tuszu do drukarki potrafią Cię przerosnąć. Jeżeli masz problemy z rosnącą listą zadań, a prokrastynacja to Twoje utrapienie z pewnością przyda Ci się zasada 2 minut.

Zasada 2 minut – omówione zagadnienia:

1. Czym jest zasada 2 minut?
2. Duży projekt rozbij na małe kroki
3. Zasada 2 minut w praktyce
4. Zalety stosowania zasady 2 minut
5. Pułapka, w którą możesz wpaść
6. Wprowadź bloki czasowe na ważne zadania
7. Podsumowanie

Czym jest zasada 2 minut?

Zasada 2 minut to metoda na efektywne wykorzystanie czasu, która została opisana w książce Davida Allena Getting Things Done. Jest to jedna ze składowych jego metodologii, jednak na tyle prosta, że można ją praktycznie od razu wprowadzić w życie. Właśnie w prostocie tej metody tkwi jej fenomen.

Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać.

Być może z początku zdanie to wyda Ci się banalne. Jednak faktem jest, że wbrew pozorom to małe zadania, a nie duże projekty, potrafią przeszkadzać w skoncentrowaniu się. Wprowadzenie zasady 2 minut pomoże praktykować wykonywanie rzeczy od razu. Dzięki temu nie będą one piętrzyły się na liście zadań i sumowały do niebotycznych rozmiarów. Mała czynność wykonana od razu praktycznie nie zużyje naszej energii, a może podnieść poziom satysfakcji wynikający z odhaczonego zadania do zrobienia. Dodatkowo może uwolnić naszą głowę od krążących myśli i pomóc w skupieniu się nad ważnym projektem.

Jeżeli zaczniesz odkładać te niewielkie rzeczy na później możesz doprowadzić do nagromadzenia ich, co z kolei będzie powodowało strach przed rozpoczęciem realizacji. Im dłużej coś odkładasz, tym ciężej jest to zrealizować. Rozwiązanie jest proste. Podejmuj się zrobienia niewielkich zadań od razu.

Warto pamiętać, że sam autor podkreśla elastyczność tej metody. 2 minuty nie oznaczają, że musisz stać ze stoperem w ręku, który odlicza 120 sekund. Są one jedynie wskazówką, która ma pomóc dostrzec Ci drobne rzeczy do wykonania. To, czy zajmą one minutę, dwie czy pięć – nie ma znaczenia.

Duży projekt rozbij na małe kroki

Zasada 2 minut może zostać wykorzystana także w nieco inny sposób. Choć wiele mówi się o tym, że tyczy się ona krótkich i prostych do realizacji zadań jak odpisanie na e-mail czy telefon do klienta, to może także pomóc w ambitnych projektach. Jak? Każde duże zadanie można rozbić na małe kroki. Dzięki temu to, co do tej pory wzbudzało w nas przerażenie, stanie się listą konkretnych zadań do zrobienia, z których każde jest konkretne i proste do zrealizowania. To pomoże Ci rozpocząć działanie i uniknąć przytłoczenia.

Zasada 2 minut w praktyce

Niezależnie od tego czy dzień spędzasz w biurze czy w domu, Twój dzień składa się z listy zadań do zrobienia. Poniżej przedstawimy kilka przykładów czynności, do których zasada 2 minut. moze mieć zastosowanie To tylko przykłady, ale mogą pomóc one w zidentyfikowaniu takich zadań w Twojej codzienności.

Pozbądź się obowiązków, które i tak musisz wykonać

To grupa rzeczy, które większość odkłada na później z różnych powodów. Jednak są to czynności, przed którymi nie da się uciec. Prędzej czy później będzie trzeba je wykonać. Lepiej więc zrobić to od razu. Jedną z takich rzeczy jest mycie naczyń. Zrobienie tego od razu po zjedzeniu jest zdecydowanie lepszym zadaniem. Skoro i tak odnosisz talerz do zlewu… umyj go od razu, a zaoszczędzisz czas. Podobnie jest z wynoszeniem śmieci. Zrób to od razu, przy okazji wyjścia do pracy czy na spacer z psem. Wykonanie tych prostych czynności domowych pomoże Ci nie tylko zaoszczędzić czas, ale przede wszystkim oczyści Twoją głowę.

Odpowiadaj na komunikaty na bieżąco

Kiedy podczas pracy dostajesz e-mail często odruchowo otwierasz go i czytasz. Jednak na tym koniec. Stwierdzasz, że przecież aktualnie zajmujesz się czymś innym, dlatego odpiszesz później. To pułapka, w którą wpada wiele osób. Skoro poznałeś już treść wiadomości i poświęciłeś czas na zapoznanie się z nią – odpisz od razu. Szczególnie, kiedy jest to prosta wiadomość, która nie wymaga od Ciebie większego przygotowania. Dzięki temu będziesz mieć to z głowy, a dodatkowo będziesz mieć pewność, że nie zapomnisz o nim. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku telefonów czy komunikatów, które masz przekazać współpracownikom. Wprowadzenie tej zasady to świetne rozwiązanie dla osób, które nie lubią rozmawiać przez telefon. Odwlekanie i przekładanie tego na później nie pomoże. Lepiej zabrać się za to od razu.

Zalety stosowania zasady 2 minut

Istnieje wiele technik, które mają ten sam cel – lepsze zarządzanie czasem. Jednak największą zaletą, którą przejawia zasada 2 minut jest to, że nie ma ona praktycznie żadnego systemu. Nie wymaga więc od nas przygotowania, posiadania żadnych systemów czy aplikacji. Tutaj zasada jest prosta – działaj.

Mniejszy stres, większa satysfakcja

Jedno dwuminutowe zadanie do wykonania to nie problem. Jednak kiedy zbierze się ich cała lista, powstaje w naszej głowie obraz góry, którą ciężko jest pokonać. Dodatkowo, w ciągu dnia na listę trafiają kolejne, bo przecież nie mamy czasu ich wykonać. To pułapka, która prowadzi do tego, że zadania te i tak krążą w naszej głowie, odbierają nam energię do działania i nie pozwalają się skupić. Stosując zasadę 2 minut nie tylko obniżysz swój poziom stresu, bo będziesz mieć mniej na głowie, ale także zwiększysz swoją satysfakcję. Zrealizowanie nawet prostego zadania daje poczucie sprawczości i dodaje energii do realizacji kolejnych zadań.

Zasada 2 minut a budowanie nawyków

Stosowanie tej metody nie tylko pomaga Ci wyrobić nawyk wykonywania czynności od razu, ale może być także dobrą metodą do wprowadzania nowych nawyków.

Często zmagamy się z tym, że chcemy zrobić coś dla siebie, rozpocząć naukę języka czy wprowadzić wieczorną rutynę związaną z czytaniem książek czy też ćwiczeniami. Jednak patrząc na te projekty całościowo stwierdzamy, że nie mamy na to czasu. Wygospodarowanie dwóch minut dziennie nie brzmi już tak groźnie, prawda? Być może jest to dobry krok do rozpoczęcia nowej przygody i zbudowania w sobie nawyku. Z czasem może okazać się, że zaczniesz stosunkowo wydłużać czas, jednak zasada 2 minut pomoże Ci przebrnąć przez trudne początki i zwalczyć prokrastynację.

Pułapka, w którą możesz wpaść

Choć zasada 2 minut sama w sobie wydaje się być genialna w swojej prostocie, to nieumiejętne jej wykorzystywanie może wpędzić w pułapkę.

Jedną z największych pułapek jest podświadome szukanie dwuminutowych zadań do wykonania, aby odłożyć ważny projekt na później. To swojego rodzaju usprawiedliwienie, które pomaga nam poczuć się lepiej. Przecież wykonujemy kolejne zadania. Jednak w konsekwencji wykonujemy całą masę niepotrzebnych rzeczy, które wcale nie pomagają w wykonaniu tego, co istotne.

Kolejną pułapką może być rozpraszanie się podczas realizacji ważnego zadania, które wymaga od nas skupienia się. Choć odpowiedzenie na e-mail rzeczywiście może zająć zaledwie dwie minuty, to ważny jest czas, który będziemy musieli poświęcić na powrót do pełnego skupienia. Patrząc na to w ten sposób zadanie to wcale nie zajmie dwóch minut, a 15 albo i więcej.

Wprowadź bloki czasowe na ważne zadania

Krótkie, 2 minutowe zadania, są na pozór nieszkodliwe. Jednak kiedy pojawią się w większej ilości, może okazać się, że zajmują godzinę i więcej. W przypadku, kiedy przypada to na czas pracy, a poza tymi krótkimi czynnościami, masz jeszcze duży projekt do wykonania, stosowanie tej metody może mieć odwrotny do zamierzonego skutek. Nie wszystkie zadania da się także podzielić na drobniejsze kroki. Dlatego jeżeli masz przed sobą projekt, który wymaga pełnego skupienia i intensywnej pracy dobrym sposobem jest wprowadzenie bloku czasowego, który polega na całkowitej koncentracji na tej jednej czynności. Nie przerywaj wykonywania jej, nawet jeżeli do głowy przyjdzie Ci krótkie zadanie do zrobienia. Powrót do pełnego skupienia może zająć zdecydowanie więcej czasu.

Podsumowanie

Zasada 2 minut jest skuteczną metodą, która pomaga w zwalczaniu przyzwyczajenia odkładania rzeczy na później. Umiejętnie stosowana pomaga w efektywnym wykorzystaniu czasu. Jednak podczas jej stosowania warto wyrobić sobie nawyk sortowania zadań do wykonania według ich ważności. Dodatkowo warto pamiętać o stworzeniu bloku czasowego, który będzie przeznaczony jedynie na pełne skupienie na ważnym zadaniu. Podczas tego bloku nie zajmuj się rozpraszaczami, nawet jeżeli są bardzo krótkie. Nie wymyślaj listy zadań, która ma być jedynie ucieczką przed większym projektem do realizacji. Na ten czas wprowadź pauzę w stosowaniu zasady 2 minut.

Właśnie poznałeś czym jest zasada 2 minut. Przeczytaj także: Czym jest metoda Pomodoro, jak jej używać i czy jest efektywna?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.