Zarządzanie urlopami pracowników

Każdego dnia kierownicy poszczególnych zespołów w firmie dokładają wszelkich starań, by jak najlepiej zorganizować posiadane zasoby – rozdzielić w optymalny sposób zadania, zlecić dodatkowe taski wykraczające poza obowiązki danej osoby, ale konieczne do wykonania czy zapewnić przestrzeń na obowiązki wyskakujące na ostatnią chwilę. Wymaga to od nich nie tylko znajomości obciążenia każdego pracownika, ale również sprawowania kontroli nad nieobecnościami. Kompleksowe zarządzanie urlopami pracowników jest bowiem niezbędne do tego, by prawidłowe funkcjonowanie zespołu nie zostało w żaden sposób zaburzone – zwłaszcza okresach typowo wolnych (świątecznych czy wakacyjnych). Poniżej wyjaśniamy, jak należy organizować ten proces i jakie rozwiązania mogą być w tym pomocne.

Zarządzanie urlopami pracowników

1. Zarządzanie urlopami – co obejmuje?
2. Jak skutecznie zarządzać urlopami?
3. Gdzie pilnować nieobecności?
4. Firmbee – specjalny moduł do zarządzania urlopami
5. Skuteczne zarządzanie urlopami – podsumowanie

Zarządzanie urlopami – co obejmuje?

Nie da się ukryć, że im większa firma, tym większe trudności pojawiają się w organizacji zasobów – zwiększająca się nieustannie liczba pracowników sprawia, że pracownik działu HR czy lider zespołu nie jest w stanie spamiętać wszystkich informacji o nieobecnościach. Odpowiednie zarządzanie urlopami ma jednak znaczenie strategiczne, ponieważ niekontrolowane terminy i liczby nieobecności mogą zachwiać dotychczasowym funkcjonowaniem zarówno zespołu, jak i firmy jako całości, powodując przestoje w pracy (np. niemożność podjęcia ważnej decyzji).

Jednocześnie wymaga postępowania zgodnie z prawem: kontroli wykorzystanych dni czy rodzaju wniosku o wolne (wypoczynkowy, na żądanie, macierzyński, okolicznościowy, bezpłatny itd.) w celu poprawnego naliczenia wynagrodzenia. W tym obszarze pomyłki nie powinny się pojawiać.

Jak skutecznie zarządzać urlopami?

Firmy działające w poszczególnych branżach stosują różne taktyki w obszarze kontrolowania nieobecności pracowników. Niektóre wymagają stworzenia kompleksowego planu nieobecności z góry na cały rok, podczas gdy inne podchodzą do tego tematu mniej rygorystycznie, wymagając jedynie kilkutygodniowego wcześniejszego zgłoszenia zapotrzebowania na wolne (termin zgłoszenia zależny od długości wolnego).

Zwykle zakłada się również, że nieobecności osób o podobnych rolach w zespole nie mogą się nakładać, by zawsze była chociaż jedna osoba, która może pomóc w każdym obszarze – zarówno na stanowiskach szeregowych, jak i wśród kadry kierowniczej czy liderów zespołu. W przypadku niewielkich firm można sprawować samodzielnie kontrolę, ale gdy przedsiębiorstwo zatrudnia kilkaset pracownikami pojawia się konieczność zautomatyzowania tego procesu.

Gdzie pilnować nieobecności?

Żeby skuteczne zarządzanie urlopami było możliwe, konieczne jest wykorzystanie narzędzia wspierającego w odpowiedni sposób ten proces. Kiedyś liderzy i pracownicy działu kadr stosowali głównie papierową dokumentację oraz kalendarze – rozwój technologii doprowadził do powstania szeregu różnego rodzaju programów zarówno służących jedynie do tego celu (tzw. Leave Management Systems), jak i bardziej kompleksowych, ale wyposażonych w taką funkcję (np. Firmbee do realizacji projektów).

Tego typu program skraca obieg dokumentów związanych z nieobecnością, dając szansę kierownikowi na szybsze podjęcie decyzji dot. tego, czy dana osoba może wziąć wolne w podanym terminie (czy będzie miała zastępstwo w tym czasie, czy nie przekroczy liczby przysługujących jej dni itd.).

Firmbee – specjalny moduł do zarządzania urlopami

W jaki sposób można wykorzystać Firmbee do zarządzania urlopami pracowników? Ten system gromadzi wszystkie dane w jednym miejscu, dzięki czemu każda osoba w firmie wie, kto w danym momencie jest nieobecny. Otrzymuje również informację, kto jest jej zastępcą, przez co może rozwiązać palącą kwestię, bez konieczności czekania na powrót właściwej osób do pracy. Kierownik zespołu ma z kolei podgląd na dni wolne w kalendarzu, dzięki czemu nie dojdzie do sytuacji pominięcia nieobecności jakiejkolwiek osoby i związanego z tym chaosu organizacyjnego.

Jednocześnie Firmbee usprawnia również proces składania, śledzenia oraz akceptacji wniosków o wolne, co na pewno ma istotne znaczenie dla członków Twojej firmy czy zespołu. W każdym momencie pracownicy mogą zerknąć na swój profil i sprawdzić, ile dni im zostało do wykorzystania, co pozwala rozważnie planować wolne.

Skuteczne zarządzanie urlopami – podsumowanie

Zarządzanie urlopami pracowników to jeden z podstawowych procesów odbywających się w każdym miejscu pracy i zdecydowanie nie powinien przysparzać trudności związanych z przestojami w projektach, brakiem decyzyjności czy dezinformacją i chaosem organizacyjnym. Jeśli zauważasz jednak takie problemy w swojej firmie, powinieneś obowiązkowo poszukać odpowiedniego rozwiązania – zwłaszcza że jest na wyciągnięcie ręki.

Narzędzie takie jak Firmbee pozwoli Ci sprawować pełną kontrolę nad nieobecnościami każdego pracownika dzięki automatyzacji składania, akceptacji i śledzenia wniosków (rezygnacja z papierologii) oraz stałemu dostępowi do kalendarza. Z pomocą tego programu szybko i łatwo przyjdzie Ci podejmowanie decyzji dotyczących nieobecności w pracy.

Przeczytaj także: Badanie zaangażowania pracowników – 15 pytań, które warto umieścić w ankiecie

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.