Zarządzanie kontraktami w organizacji – 3 kluczowe elementy

Co jest jednym z podstawowym elementów codziennego funkcjonowania zarówno mniejszych i większych firm, jak i różnego rodzaju organizacji czy instytucji publicznych? Bez wątpienia należy wskazać na nawiązywanie relacji z przyszłymi pracownikami, dostawcami czy partnerami.

W dzisiejszych świecie żaden biznes nie działa bowiem w próżni, co oznacza, że potrzebuje wsparcia ze strony innych podmiotów. „Otrzymuje je” w postaci negocjowania, podpisywania i wykonywania różnego rodzaju umów – czyli z pomocą procesu, jakim jest zarządzanie kontraktami w organizacji. Poniżej wskazujemy, na czym dokładnie polega to działanie, jakie korzyści się z nim wiążą, a także jakie aspekty jego realizowania powinny być brane pod uwagę.

Zarządzanie kontraktami w organizacji – 3 kluczowe elementy

Zarządzanie kontraktami to proces którego zadaniem jest budowanie relacji z klientami, dostawcami, pracownikami czy partnerami biznesowymi. Celem tego procesu (wykonywanego przez jednego pracownika lub cały dział – w zależności od wielkości firmy) jest zapewnienie, że wszystkie umowy są realizowane w sposób efektywny i zgodny z ich postanowieniami. Działania w tym zakresie rozpoczynają się od identyfikacji potrzeb organizacji, wyboru dostawców i opracowania warunków umowy (regulujących zobowiązania, warunki, terminy i prawa każdej strony), a kończą na dokonaniu oceny postępów w realizacji umowy (w razie konieczności podejmuje się również kroki w celu rozwiązania pojawiających się problemów).

Wypróbuj Firmbee za darmo!

Korzyści zarządzania kontraktami w organizacji

Omawiany proces biznesowy – poprzez regulowanie sposobu wykonywania umów – stanowi wsparcie w osiąganiu przez przedsiębiorstwo wyznaczonych celów biznesowych. To jednak nie jedyna korzyść, jaka wiąże się z dokładnie opracowaną ścieżką działania oraz przeszkoleniu personelu w tym zakresie. Ten proces prowadzi bowiem również do:

• zmniejszenia ryzyka – dzięki identyfikacji i minimalizacji potencjalnych zagrożeń (np. poprzez wykupienie ubezpieczenia, dodaniu zapisów o zachowaniu poufności czy ochronie danych osobowych itd.),
• optymalizacji kosztów– poprzez skrupulatne analizowanie i negocjowanie warunków podpisywanych umów organizacja może znacząco obniżyć koszty zakupów, usług i dostaw, co przekłada się na wzrost rentowności i konkurencyjności,
• zwiększania efektywności operacyjnej – za pomocą monitorowania i oceny wydajności dostawców oraz partnerów biznesowych w oparciu o warunki podpisanych umów,
• poprawy relacji z interesariuszami – zapewnienie zgodności z ustaleniami i terminami wpływa pozytywnie na relacje z pracownikami, partnerami czy dostawcami,
• ochrony interesów firmy – zapewnienie, że wszystkie umowy są zgodne z obowiązującym prawem i przepisami chroni przed możliwymi konsekwencjami prawnymi (zwłaszcza dotkliwymi kosztami).

Kluczowe elementy zarządzania kontraktami

Zarządzanie kontraktami może przynieść organizacji szereg korzyści, zwłaszcza widocznych w długim terminie – nie będzie to jednak możliwe, jeśli nie zadba się o to, by ten proces był realizowany w sposób skuteczny. Najważniejsze aspekty z tym związane, pomagające zapewnić taki właśnie efekt, przedstawiamy poniżej.

1. Posiadanie opracowanych procedur

Zarówno mniejsza, jak i większa firma powinna posiadać politykę zawierania umów określającą cele, obowiązki i procedury związane z ich planowaniem, negocjowaniem, podpisywaniem czy wykonywaniem. Warto zadbać o to, by tego typu dokument został opracowany w sposób jasny i przejrzysty, czyli zrozumiały dla każdej zainteresowanej osoby. Istotne jest również to, by był aktualizowany, gdy pojawi się przyczyna wewnętrzna (problemy w realizacji procesu) lub zewnętrzna (nowe praktyki działania w branży).

2. Centralizacja i kategoryzacja umów

Skuteczne zarządzanie kontraktami wymaga, by organizacja posiadała centralną bazę danych lub system, w którym przechowywane są wszystkie umowy – najlepiej w systemie kategoryzacji np. na podstawie ich rodzaju, daty wygaśnięcia, wartości oraz innych istotnych kryteriów. Taka centralizacja i kategoryzacja znaczenie ułatwiają realizowane w firmie procesy.

Pomocne w tym przypadku będzie narzędzie CRM dostępne w Firmbee, które pozwala przechowywać i organizować dane klientów i kontrahentów w jednym, ogólnodostępnym miejscu. System umożliwia porządkowanie tych danych, monitorowanie statusów umów oraz tworzenie specjalnych etykiet. Dodatkowo Firmbee rozbudowane jest o darmową aplikację do wystawiania wszystkiego rodzaju faktur z dowolnymi walutami, stawkami podatkowymi czy zniżkami. Wypróbuj Firmbee za darmo!

3. Monitorowanie warunków i terminów

Organizacja powinna stale monitorować warunki podpisanych umów długoterminowych i dążyć do uzyskania korzystniejszych warunków – oczywiście w miarę pojawiających się przed nią możliwości. Renegocjacje mogą pomóc również w dostosowaniu umów do zmieniających się potrzeb (np. w ramach zmian sytuacji gospodarczej). Co więcej, zarządzanie kontraktami umożliwia organizacji ścisłą kontrolę nad terminami ważności umów, co pozwala na odpowiednie planowanie i działanie w przypadku zbliżających się terminów wygaśnięcia.

Zarządzanie kontraktami – podsumowanie

Należy stwierdzić, że skuteczne zarządzanie kontraktami – bez względu na branżę, w której dana firma działa – ma kluczowe znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa, zarówno z codziennego, jak i strategicznego punktu widzenia. Z jednej strony bowiem stanowi element codziennej działalności operacyjnej firm, a z drugiej jest niezbędny do osiągania wyznaczonych celów biznesowych (chociaż często nie w sposób bezpośredni). W dynamicznym otoczeniu biznesowym organizacje, które dążą do efektywności omawianego procesu, są w stanie lepiej reagować na zmiany rynkowe, minimalizować istniejące ryzyko i osiągać wyższą efektywność operacyjną. Tym samym ten proces zdecydowanie wspiera firmę w budowaniu konkurencyjności i wyróżnianiu się wśród innych podmiotów.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.