Współpraca z wirtualną asystentką – od czego zacząć?

Każdy przedsiębiorca, który pragnie rozwijać swoją firmę z czasem dochodzi do etapu, w którym potrzebuje wsparcia. Jednak nie od razu ilość zadań jest na tyle duża, aby zatrudniać pracownika na umowę. W takich przypadkach idealnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług jakie oferuje wirtualna asystentka. Poniżej znajdziesz podstawowe informacje o współpracy z wirtualną asystentką.

Współpraca z wirtualną asystentką – od czego zacząć?

1. Kim jest wirtualna asystentka?
2. Co robi wirtualna asystentka?
3. Jak znaleźć wirtualną asystentkę?
4. Jak zweryfikować umiejętności wirtualnej asystentki?
5. Na jaką formę współpracy z wirtualną asystentką najlepiej się zdecydować?
6. Podsumowanie

Kim jest wirtualna asystentka?

Wirtualna asystentka to pracownik zdalny, który powierzone zadania wykonuje z dowolnego miejsca na świecie za pomocą komputera i Internetu. Jest to osoba, która zastępuje standardowego pracownika biurowego. Osoba ta może zajmować się zarówno sprawami stricte związanymi z prowadzeniem firmy od zaplecza czyli wystawianiem faktur, kontaktem z hurtowniami czy dbaniem o stronę internetową, ale nie tylko. Katalog usług, które oferują wirtualne asystentki stale rośnie, a zawód ten zyskuje na popularności.

Co robi wirtualna asystentka?

Szerokość kompetencji wirtualnych asystentek, a co za tym idzie katalog usług, które oferują jest bardzo różnorodna. Jednak każda posiada swoją specjalizację, w której czuje się najlepiej. Czasami jest ona bardzo wszechstronna i odnosi się do całego katalogu zadań, a czasami dotyczy jednej, konkretnej umiejętności. Dlatego szukając wirtualnej asystentki bardzo ważnym krokiem jest sprecyzowanie zadań, które ma wykonywać.

Wiele wirtualnych asystentek zaczyna od prostych prac biurowych, jednak z czasem podejmuje się kolejnych szkoleń i rozszerza swoje kompetencje. Finalnie, zleceniodawca uzyskuje jednego pracownika, który wykonuje cały szereg zadań. To zdecydowanie wygodniejsze rozwiązanie, kiedy jedna osoba odpowiada za cały projekt. Zarówno pod względem spójności jak i kontroli efektów.

Dla ułatwienia, poniżej znajduje się lista przykładowych zadań, które może wykonać WA:

Zadania typowo administracyjne

To zadania, które wykonuje także tradycyjna asystentka w biurze. Może do nich należeć dbanie o kalendarz, umawianie spotkań czy obsługa poczty elektronicznej. Wirtualne asystentki zajmujące się sprawami administracyjnymi mogą także odpowiadać za wystawianie faktur czy składanie zamówień u producentów. Taka asystentka przygotuje dla Ciebie również wzory dokumentów czy przeprowadzi wstępną rekrutację pracownika. Jednym słowem – wesprze Cię we wszystkich sprawach administracyjno-biurowych związanych z prowadzeniem Twojego biznesu.

Obsługa techniczna biznesu online

Do tej kategorii można zaliczyć naprawdę wiele. Wirtualna asystentka, która specjalizuje się w kwestiach technicznych może odpowiadać za stworzenie landing page pod nowy kurs online czy też konfigurację sklepu internetowego. Niektóre asystentki specjalizują się w konkretnych programach np. służących do obróbki czy montażu video.

Działania promocyjne i marketingowe

Ten katalog obejmuje wszystkie czynności, które mają na celu rozwój marki. Chodzi tutaj zarówno o tworzenie materiałów promocyjnych, a więc treści, grafik czy video, ale także kompleksową obsługę social mediów czy strony internetowej. Wirtualna asystentka może także specjalizować się w tworzeniu kampanii reklamowych na danej platformie czy tworzeniem contentu.

Oczywiście, powyższa lista nie jest kompletna i nie obejmuje wszystkich zadań, które możesz zlecić asystentce. Podział ten nie oznacza także, że jedna osoba nie może zająć się obsługą social mediów i sprawdzaniem poczty jednocześnie. Często okazuje się, że jedna wirtualna asystentka zastąpi pracowników kilku działów. To właśnie elastyczność jest jedną z największych zalet tego zawodu i powodem, dla którego coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na współpracę z wirtualną asystentką.

Choć wirtualna asystentka kojarzy się wyłącznie z pracą zdalną, to nie zawsze tak jest. W niektórych przypadkach zleceniodawcy szukają osoby, która będzie mogła także pomóc w zadaniach stacjonarnych takich jak np. wizyta w urzędzie czy wysyłka dokumentów na poczcie.

Jak znaleźć wirtualną asystentkę?

Zawód ten jest coraz bardziej popularny, jednak wciąż niewielu przedsiębiorców wie, o możliwości współpracy zdalnej. Nawet jeżeli coś słyszeli na ten temat, to nie mają pojęcia gdzie i jak znaleźć taką wirtualną asystentkę. Istnieje kilka sposobów na podjęcie współpracy.

Strony internetowe

Wiele wirtualnych asystentek posiada swoje cyfrowe wizytówki w postaci stron internetowych. Prezentują na nich swoje portfolio, umiejętności i opinie klientów, z którymi współpracowały. Warto jednak pamiętać o tym, że w pierwszych wynikach wyszukiwania zawsze pojawiają się strony, które są najlepiej wypozycjonowane.

Media społecznościowe

Skoro to praca zdalna, to rekrutacja także odbywa się w formie zdalnej. Dołączenie do jednej z grup na Facebooku to jedna z najskuteczniejszych metod. Wystarczy, że dodasz post z ofertą pracy i opisem zadań, a w odpowiedzi z pewnością otrzymasz kilka lub kilkanaście ciekawych ofert. Takie grupy gromadzą wirtualne asystentki, więc masz pewność, że oferta trafi prosto do kompetentnych osób. Możesz dodać ogłoszenie także na jednej z grup biznesowych związanych z profilem Twojej działalności. Dzięki temu masz większą szansę na znalezienie osoby, która posiada doświadczenie lub zainteresowania związane z branżą.

Agencje Wirtualnych Asystentek

Istnieją także agencje, które współpracują z wirtualnymi asystentkami. To rozwiązanie ma swoje zalety i wady. Największą zaletą jest to, że odpowiedzialna osoba zajmuje się doborem najlepszego pracownika. Do Twoich zadań należy jedynie przedstawienie listy konkretnych obowiązków, które chcesz zlecić. Osoba zarządzająca agencją dokładnie wie, z kim współpracuje i komu warto przydzielić konkretny typ zadań. Dodatkowo wszystkie asystentki przeszły proces rekrutacyjny, musiały więc wykazać się swoimi umiejętnościami.

W takich przypadkach umowę podpisujesz z agencją, a nie z konkretną asystentką, co także w pewnych sytuacjach jest plusem. Przede wszystkim, ze względu na to, że Twoim obowiązkiem nie będzie kontrola pracy. Dla Ciebie liczy się efekt, a całą resztą zajmuje się agencja. Największym minusem jest jednak cena, która jest wyższa niż w przypadku współpracy bezpośredniej. Jeżeli jednak budżet nie stanowi dla Ciebie problemu, to może być to rozwiązanie dla Ciebie.

Strony zrzeszające freelancerów

Coraz bardziej popularną formą poszukiwania różnego rodzaju specjalistów jest dodawanie ogłoszeń na stronach zrzeszających freelancerów typu Upwork. Wystarczy dodać ofertę i opisać konkretne stanowisko, aby po chwili otrzymać całą masę odpowiedzi z całego świata.

Dobrą metodą na znalezienie wirtualnego wsparcia są także polecenia. Warto zapytać znajomych, którzy pracują w podobnych branżach lub prowadzą własne biznesy czy nie korzystali z tego typu rozwiązań. Wirtualne asystentki często współpracują z kilkoma przedsiębiorcami naraz, a zatrudnienie po rekomendacji, to jedna z najlepszych metod na znalezienie idealnego pracownika.

Jak zweryfikować umiejętności wirtualnej asystentki?

Znaną formą wstępnej weryfikacji umiejętności jest przygotowanie ankiety rekrutacyjnej. To dobry sposób na wyłonienie najlepszych kandydatów już w początkowym etapie, a jednocześnie dużo lepsza metoda na poznanie kandydata. Odpowiednio dobrane pytania ukażą dużo więcej niż Cv czy list motywacyjny. Ciekawym dodatkiem do ankiety rekrutacyjnej mogą być pytania sytuacyjne, w których można opisać przykładowe sytuacje, w których znalazła się firma z prośbą o rozwiązanie problemu. Takie odpowiedzi pozwalają na ocenę, czy dana osoba myśli podobnymi schematami i jakimi wartościami się kieruje. Czasami do ankiety dołączone jest także krótkie zadanie rekrutacyjne, które polega na przygotowaniu grafiki w konkretnym programie czy napisaniu krótkiego tekstu.

Poza podstawową weryfikacją umiejętności takie ankiety mają jeszcze jedną zaletę. Odpowiedź na nie wymaga nieco chęci i zaangażowania, więc masz większą pewność, że osoba wysyłająca swoją ofertę naprawdę jest zainteresowana współpracą i jest pewna swoich umiejętności.

Po wstępnej analizie wysłanych ofert musisz wyłonić kilka najlepszych kandydatek. Ostateczny wybór pomoże Ci podjąć video rozmowa przeprowadzona online z każdą z nich. Istnieje wiele platform, które do tego służą typu Google Meet czy Zoom.

Na jaką formę współpracy z Wirtualną Asystentką najlepiej się zdecydować?

Odpowiedź na to pytanie jest jedna: to zależy.

Jeżeli chodzi o sam typ umowy, to najczęściej jest to B2B, gdyż wirtualne asystentki prowadzą własne działalności lub współpracują z inkubatorami przedsiębiorczości lub innego typu firmami, które umożliwiają wystawienie faktury za wykonaną pracę. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy wolą jednak podpisać standardową umowę cywilno-prawną. Warto pamiętać także o dodatkowych dokumentach, które powinny zostać podpisane, jeżeli współpraca tego wymaga jak np. umowa o poufności.

Współpraca z wirtualną asystentką może odbywać się długofalowo lub stanowić konkretne zadanie do wykonania np. przeprowadzenie researchu pod konkretne zlecenie lub wprowadzenie produktów na stronę internetową.

W kwestii rozliczeń sytuacja nie jest już taka prosta. Istnieje kilka możliwości. Niektóre wirtualne asystentki posiadają pakiety godzinowe, które może wykupić przedsiębiorca. Pakiet może zawierać 10, a nawet 40 godzin pracy. Przeważnie jest on ważny przez 30 dni, a przedsiębiorca musi zdecydować o jego wielkości na początku miesiąca. Taka metoda sprawdza się najlepiej wtedy, kiedy zakres współpracy z wirtualną asystentką jest spory, ale nieregularny np. przedsiębiorca potrzebuje wsparcia w obsłudze klienta, ale społeczność jest na tyle mała, że to zadanie zaledwie na godzinę dziennie, a do zadań wirtualnej asystentki należy jeszcze tworzenie postów na social media. Dzięki temu może swobodnie rozdysponować czas na poszczególne zadania, a zleceniodawca płaci tylko za realnie przepracowane godziny.

W przypadku kiedy współpraca polega na konkretnym zadaniu, lepszą formą rozliczenia się może być rozliczenie za powstałe dzieło. Na początku współpracy ustalacie końcową kwotę np. za przygotowanie katalogu reklamowego czy złożenie ebooka. To, ile finalnie czasu poświęci na jego przygotowanie asystentka, w tym przypadku nie jest istotne. Liczy się efekt, czyli gotowy produkt.

Podsumowanie

Współpraca z wirtualną asystentką to szansa na znalezienie pracownika przy jednoczesnym braku zobowiązań długoterminowych, jeżeli jest taka potrzeba. To świetne rozwiązanie dla rozwijających się przedsiębiorstw lub firm, które potrzebują wsparcia jedynie sezonowo. Ogromną zaletą jest także kwestia finansowa. Przedsiębiorca ponosi koszty tylko wtedy, kiedy naprawdę tego potrzebuje. Płaci za realnie przepracowany czas, a nie za siedzenie w biurze czy przerwę na kawę.

Do plusów wirtualnej asysty należy zaliczyć także wszechstronność. Z jednej strony przedsiębiorca może prosić o wsparcie w prostych rzeczach, które zajmują mu na co dzień dużo czasu i zyskać przestrzeń na pracę kreatywną i rozwój. Z drugiej natomiast może liczyć na pomoc w kwestiach, które wychodzą poza jego kompetencje jak np. obsługa techniczna programów. W końcu właściciel firmy nie musi znać się na wszystkim.

  Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.