Czym są wskaźniki offboardingu w dziale HR?

Tradycyjnie pracownicy działu HR mierzą skuteczność prowadzonych procesów rekrutacyjnych przy pomocy zróżnicowanych wskaźników (koszt zatrudnienia, czas do zatrudnienia, wskaźnik przyjęć itd.). Badają również efektywność oraz retencję pracowników, w czym pomagają im wskaźniki rozwoju i utrzymania pracowników (m.in. rotacja na stanowiskach, satysfakcja pracowników, nieobecność czy zwrot z inwestycji w pracownika). Procesem, którego znaczenie często się w tym zakresie ignoruje, jest offboarding, czyli przygotowanie do odejścia pracownika ze stanowiska (przeciwieństwo onboardingu). Poniżej wyjaśniamy, jaka jest istota tego procesu, dlaczego warto dbać o to, by został przeprowadzony we właściwy sposób i jakie powiązane z nim wskaźniki należy analizować.

Czym są wskaźniki offboardingu w dziale HR?

1. Offboarding – na czym polega ten proces?
2. Jakie wskaźniki offboardingu warto mierzyć?
3. Wskaźniki offboardingu – podsumowanie

Offboarding – na czym polega ten proces?

Offboarding to proces realizowany przez dział HR, z którym coraz częściej oficjalnie można się spotkać w miejscu pracy. Oznacza odpowiednie rozplanowanie i przeprowadzenie odejścia pracownika ze stanowiska (bez względu na to, czy chęć rozstania wyszła z jego strony, czy ze strony pracodawcy) w celu zminimalizowania związanego z tym stresu zarówno dla firmy i członków zespołu, jak i dla odchodzącej osoby. Chociaż konkretne elementy procesu zależne są od firmy i jej kultury organizacyjnej (inne są zwyczaje w małych oraz dużych przedsiębiorstwach), to najczęściej ten proces obejmuje takie elementy jak:

• przekazanie informacji o chęci zakończenia współpracy – taka inicjatywa może wyjść zarówno ze strony pracownika (odejście dobrowolne), jak i pracodawcy (zwolnienie) i musi przyjąć formę pisemną (może być poprzedzona rozmową na ten temat),
• poinformowanie członków zespołu o odejściu – zwykle w ramach tego kroku tworzone są również ustalenia dot. zasad współpracy w trakcie okresu wypowiedzenia,
• przeprowadzenie exit interview – czyli rozmowy, w ramach której pracownik działu HR poznaje przyczyny odejścia danej osoby z pracy, a także pyta o dobre oraz złe elementy związane z funkcjonowaniem firmy (w celu wyciągnięcia wniosków na przyszłość),
• wykonanie końcowych czynności administracyjnych – te zadania mogą być zróżnicowane w zależności od firmy, trybu zatrudnienia i indywidualnej sytuacji, ale zwykle obejmują takie działania jak: zdanie sprzętu, przekazanie dostępów do kont, posprzątanie biurka czy zresetowanie wszelkich haseł,
• zaplanowanie zastępstwa – lider zespołu podejmuje decyzję o tym, czy zostanie otwarta rekrutacja w celu uzupełnienia zwolnionego stanowiska, czy dotychczasowe obowiązki po odchodzącym pracowniku przejmie inna osoba z zespołu.

Jakie wskaźniki offboardingu warto mierzyć?

Znaczenie offboardingu w miejscu pracy często jest pomijane, ale to od tego procesu zależy, czy odchodzący pracownik stanie się wsparciem dla organizacji, czy zachowa na koniec jedynie negatywne wspomnienia (i np. przekaże złą opinię dalej, wpływając negatywnie na employer branding). Z tego powodu warto badać, czy został przeprowadzony we właściwy sposób. Poniżej wskazujemy, jakie wskaźniki warto w tym zakresie zdecydowanie wziąć pod uwagę.

1. Wskaźnik przeprowadzonych exit interview

   Exit interview stanowi najlepszy sposób na pokazanie pracownikowi, że jego zdanie wciąż ma znaczenie – z tego powodu stanowi najważniejszy element offboardingu, który obowiązkowo powinien się pojawić w każdej mniejszej czy większej firmie. Jednocześnie stanowi sposób na to, by poznać przyczynę odejścia i uzyskać miarodajną informację zwrotną na temat firmy, zespołu czy przełożonego (w celu zbadania, czy nie ma konieczności usprawnienia wybranych procesów). Tym samym efektywność procesu odchodzenia możemy liczyć, sprawdzając, ile exit interview udało się doprowadzić do końca w liczbie wszystkich odejść z pracy w danym okresie. Im wyższa wartość wskaźnika i im więcej informacji udało się pozyskać od odchodzącej osoby, tym lepsza sytuacja dla firmy.

2. Wskaźnik czasu trwania offboardingu

   Im krócej trwa proces offboardingu, tym efektywniej pracuje Twój zespół odpowiedzialny za procedurę odchodzenia. Żeby obliczyć ten wskaźnik, zsumuj czas potrzebny do realizacji wszystkich zadań związanych z odejściem pracownika – od momentu przyjęcia rezygnacji aż po wykonanie czynności w ostatni dzień pracy. Zastanów się, czy możesz coś zrobić, by usprawnić zachodzące procesy i zadbać o to, by każdorazowo wszystko odbyło się we wskazanych prawnie terminach czy w czasie komfortowym dla pracownika. W tym zakresie pamiętaj jedynie o tym, by oddzielić od siebie wypowiedzenia dobrowolne oraz zwolnień, żeby wynik był jak najbardziej miarodajny.

3. Wskaźnik odejść na emeryturę

   Badanie tego wskaźnika pozwoli Ci odpowiednio przygotować się na wydłużone procesy odchodzenia z pracy, jakie mogą mieć miejsce w przypadku osiągania wieku emerytalnego przez Twoich pracowników. Warto o tego typu osoby zadbać w większym stopniu, rozpoczynając proces offboardingu wcześniej (np. zmniejszając stopniowo liczbę godzin pracy czy zadań) i dając szansę na przekazanie wiedzy w spokojnym tempie. Tę metrykę obliczysz, dzieląc liczbę osób zbliżających się do wskazanego przez prawo wieku emerytalnego przez ogół osób zatrudnionych, przez co otrzymasz jednocześnie informację dot. demografii firmy.

4. Wskaźnik oceny procesu odchodzenia

   Moment odejścia pracownika to ostatnia sytuacja, w której możesz poznać jego zdanie na temat firmy czy zachodzących procesów w celu ich ulepszenia w przyszłości. W ostatni dzień pracy warto więc skierować do odchodzącej osoby ankietę, w której podzieli się swoimi wrażeniami z procesu wycofywania się z firmy. Warto by pytania obejmowały różne obszary: od procedur formalnych, przez odczucia z rozmów z przełożonym czy członkami zespołów, aż po exit interview. Być może pracownicy będą mieli sugestię dot. tego, co powinieneś poprawić lub zmienić, by odpowiednio pożegnać odchodzących pracowników.

Wskaźniki offboardingu – podsumowanie

Odpowiednio przeprowadzony offboarding pozwoli, po pierwsze, gładko przeprowadzić zmianę, a po drugie, zapewnić pracownikowi (zwłaszcza utalentowanemu) dobre wspomnienia z miejsca pracy, dzięki czemu być może będzie okazja jeszcze na współpracę w przyszłości. Nie powinien więc być procesem pomijanym przez dział HR – zwłaszcza w sytuacji, w której pozyskanie odpowiednich pracowników przychodzi z coraz to większym trudem. Mierząc wymienione powyżej wskaźniki, być może otrzymasz konkretne informacje, które pozwolą Ci wprowadzić istotne zmiany w funkcjonowaniu firmy. W konsekwencji możesz liczyć na to, że uda Ci się w ten sposób zmniejszyć rotację na stanowiskach.

Przeczytaj także: Kim jest dyrektor ds. analityki kadrowej?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.