Wraz z rozwojem cyfryzacji i nowych technologii pojęcie automatyzacji na rynku pracy zyskuje na znaczeniu. Również dotyczy to działów HR, gdzie menedżerowie zastanawiają się nad optymalnym wykorzystaniem automatyzacji w obszarach zarządzania zasobami ludzkimi, ograniczając jednocześnie negatywne skutki implementacji. Wdrażanie nowych technologii staje się czynnikiem decydującym o jakości przebiegu procesów HR. Wpływ automatyzacji zadań HR na wyniki organizacyjne jest współcześnie widoczny w różnych sektorach rynku. Nowoczesne narzędzia dostępne są już nie tylko dla dużych i silnych organizacji, ale również dla średnich i małych przedsiębiorstw. Wprowadzenie automatyzacji umożliwi sprawniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i może okazać się wentylem bezpieczeństwa szczególnie ważnym w niepewnych czasach kryzysu gospodarczego.

Wpływ automatyzacji zadań HR na wyniki organizacyjne – omówione zagadnienia:

  1. Automatyzacja w obszarach HR
  2. Wdrożenie automatyzacji
  3. Korzyści z automatyzacji
  4. Podsumowanie

Automatyzacja w obszarach HR

Praca działów HR wiąże się ze szczególnymi wymaganiami i wyzwaniami. Efektywność polityki personalnej ma niebagatelny wpływ na umocnienie pozycji organizacji na rynku i poprawę jej wizerunku i konkurencyjności. Dlatego warto wykorzystywać nowe technologie i usprawnić prace w następujących obszarach:

  • Rekrutacja i zatrudnienie pracowników– Wyszukiwanie kandydatów jest czasochłonnym zajęciem, głównie ze względu na rozproszenie portali i baz, z których korzystają rekruterzy. Rozwiązaniem są narzędzia informatyczne umożliwiające wejście do wielu portali jednocześnie (multiposting), a funkcja filtrowania wyników pozwoli na dotarcie do ściśle określonych kandydatów. Przydatne są również czaboty, które mogą wykonać wstępną selekcję kandydatów i zarządzać bazą osób zainteresowanych pracą. Ponadto warto skorzystać z wideo rozmowy kwalifikacyjnej, z testów online, czy grywalizacji.
  • Adaptacja nowych pracowników– do realizacji tego procesu dedykowane są specjalne platformy szkoleniowe i oprogramowania do onboardingu, które stanowią bazę wiedzy, poprzez filmy instruktażowe oraz zbiór przepisów i regulaminów. Ponadto szczególnie przydatne są takie funkcje jak, powitalne wiadomości e-mail, dostęp do zasobów, moduły coachingowe oraz moduły usprawniające elektroniczny obieg dokumentów kadrowych.
  • Zarządzanie kompetencjami– specjalnie dedykowane do tego platformy umożliwiają szybką analizę i przetwarzanie zgromadzonych danych, np. poprzez wykorzystanie analizy predykcyjnej (analiza bieżących i historycznych faktów, w celu planowania przyszłych) do bardziej efektywnego planowania w zakresie zarządzania kompetencjami i wiedzą.
  • Rutynowe zadania– automatyzacja takich czynności, jak planowanie szkoleń, obsługa wniosków urlopowych, kart czasu pracy i indywidualnych kartotek.
  • Analiza wskaźników KPI– bardziej efektywna dzięki systemom do zarządzania kosztami, które usprawniają sprawozdawczość i pozwalają na efektywniejszą analizę i raportowanie. Zaawansowane oprogramowania pozwalają na określenie wskaźników KPI w zakresie retencji i rotacji pracowników, źródeł pozyskiwania kandydatów, wydajności poszczególnych pracowników i zespołów roboczych, średnich kosztów procesów oraz wielu innych.
Wpływ automatyzacji zadań HR

Wdrożenie automatyzacji

Automatyzacja procesów związanych z HR będzie skuteczna tylko w przypadku prawidłowej jej implementacji, do której należy przygotować się ze szczególną starannością. Pozwoli to na uniknięcie późniejszych problemów związanych np. ze złym dopasowaniem rozwiązania. Pierwszym działaniem powinna być analiza obszarów w obrębie HR, w których można wprowadzić automatyzację zadań, a wprowadzenie jej przyniesie wymierne korzyści. Warto na próbę wybrać mniej skomplikowane procesy, w celu przetestowania nowych narzędzi i identyfikacji potencjalnych problemów.

Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie celów, po to aby później sprawdzić, czy automatyzacja spełniła swoją rolę. Następnie należy podjąć decyzję w zakresie wyboru wykonawcy projektu i doboru odpowiednich narzędzi. Na koniec nie można zapomnieć o pracownikach, których powinno się poinformować o wdrażanych zmianach i nowych rozwiązaniach. Należy wytłumaczyć im potrzebę zastosowania nowoczesnych technologii i narzędzi, a następnie przeprowadzić szkolenia z ich obsługi.

Korzyści z automatyzacji

Automatyzacja w zarządzaniu zasobami ludzkimi powinna się wiązać z wymiernymi korzyściami, w innym przypadku jej wprowadzanie jest bezcelowe. Kluczowe korzyści determinujące sukces automatyzacji to:

  • Ograniczenie zadań realizowanych w sposób ręczny, wymagający ingerencji pracowników. Dotyczy to przede wszystkim zbierania informacji, raportowania i sporządzania różnego rodzaju analiz.
  • Szybsza realizacja zadań. Opracowanie procedur i realizacja ich w odniesieniu do procesów rekrutacji, selekcji i adaptacji jest bardzo czasochłonna. Automatyzacja w znaczny sposób skraca czas związany z tymi zagadnieniami.
  • Ograniczenie możliwości popełnienia błędów.Niestety praca ludzka obarczona jest dużym ryzykiem popełniania błędów. Utarło się nawet powiedzenie, że nie popełnia błędów tylko ten, który nie pracuje. Natomiast nowoczesne narzędzia są w stanie wykluczyć możliwość wszelkich pomyłek.
  • Automatyzacja procesów rekrutacji i selekcji zwiększa szansę na pozyskanie naprawdę cennych i wartościowych pracowników. Co przekłada się na zwiększenie satysfakcji ze sprawnego zatrudnienia i adaptacji.
  • Przedstawione nowoczesne rozwiązania technologiczne w ogólnym ujęciu pozwalają na kompleksowe polepszenie jakości i warunków prowadzonych działań HR. Są doskonałym wsparciem zarówno dla pracowników, jak i kadry menedżerskiej.

    Podsumowanie

    Biorąc pod uwagę wszystkie korzyści wynikające z automatyzacji zadań HR nasuwa się pytanie dlaczego tak wiele jeszcze organizacji na rynku pracy obawia się wprowadzenia takich rozwiązań. Być może obawy związane z wprowadzeniem koniecznych zmian, niewiedza kadry zarządzającej w zakresie możliwości nowoczesnych technologii oraz brak długofalowej strategii rozwoju implikują zahamowanie stosowania tego typu narzędzi. Na pewno też pojawia się problem związany z samym człowiekiem, jaką będzie pełnił rolę w środowisku pracy zdominowanym przez sztuczne inteligencje. Należy jednak mieć na uwadze, że wdrożenie automatyzacji w pracy HR to przede wszystkim szansa, która może być wsparciem, a nie zagrożeniem i konkurencją dla pracowników.

    Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

    Wpływ automatyzacji zadań HR na wyniki organizacyjne nicole mankin avatar 1background

    Autor: Nikola Maniecka

    HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.