Workflow – jak usprawnić funkcjonowanie firmy?

Każda organizacja – mniejsza firma, średnie przedsiębiorstwo, międzynarodowa korporacja – nieustannie dąży do tego, by osiągać jak największą efektywność w ramach realizowanych przez siebie zadań. Staje się to szczególnie istotne w obecnej erze cyfrowej, w trakcie której rynek charakteryzuje się bardzo silną konkurencyjnością. Z tego powodu podmioty działające w różnych branżach szukają sposobów na usprawnienie codziennej działalności firmy – jednym z nich jest stworzenie przepływów pracy(workflow) lub zadbanie o nie, jeśli już są wdrożone. Dlaczego kompleksowe zaprojektowanie sposobu, w jakim praca przechodzi od jednej do drugiej osoby jest tak istotne dla organizacji?

Workflow – omówione zagadnienia:

1. Workflow – na czym polega?
2. Dlaczego warto wdrożyć workflow?
3. W jaki sposób wdrożyć workflow?
4. Podsumowanie

Workflow – na czym polega?

W ciągu ostatnich kilku lat workflow stało się w świecie biznesu swego rodzaju buzzwordem, o którym często się słyszy (np. na rozmowach rekrutacyjnych), ale niekoniecznie widzi wdrożenie w praktyce. Biznesowe przepływy pracy to powtarzalne procedury składające się z serii zadań, które muszą być wykonane rutynowo w określonej i spójnej sekwencji. Mogą zostać zaprojektowane zarówno w ramach pracy indywidualnej osoby, jak i grupy zależnych od siebie osób. Odpowiednio skonstruowane pozwalają zautomatyzować wykonywanie cyklicznych i powtarzalnych zadań w ramach działalności operacyjnej. Taki sposób postępowania przekłada się na sprawniejszą pracę całego zespołu, a w konsekwencji – lepszą produktywność i efektywność działania firmy, a także mniejsze ryzyko popełnienia błędów.

Workflow wspiera również współpracę międzydziałową, przyspieszając proces realizacji poszczególnych czynności. Co istotne, wykorzystanie zautomatyzowanych rozwiązań zapewnia większą kontrolę nad obecnych stanem realizacji zadań, przypominając o tym, kto w danym momencie powinien przygotować swój wkład.

Dlaczego warto wdrożyć workflow?

Odpowiednio skonstruowane przepływy pracy gwarantują, że ważne procesy są wykonywane we właściwy sposób – i to za każdym razem. Jednocześnie pozwalają osiągnąć szereg istotnych z biznesowego punktu widzenia korzyści, takich jak:

• przyspieszenie wykonywania zadań dzięki ustaleniu z góry określonych standardów, których należy się trzymać w trakcie pracy,
• sprawniejsze realizowanie wyznaczonych celów dzięki wdrożeniu podejścia zarządzania przez cele i efektywniejsze wykonywanie zadań,
• lepsza komunikacja w zespole dzięki przydzieleniu każdej osobie konkretnej roli (lepsze zrozumienie roli w zespole),
• stała wymiana wiedzy i informacji między poszczególnymi pracownikami,
• większe zaangażowanie w pracę dzięki zwiększeniu odpowiedzialności,
• lepsze wykonywanie zadań z uwagi na dobór najlepszych osób do konkretnych czynności, co w konsekwencji gwarantuje większe zadowolenie klienta końcowego,
• mniejsze ryzyko popełnienia błędu poprzez wykorzystanie automatyzacji części zadań,
• usprawnienie zachodzących procesów i skupienie na istotnych działaniach dzięki wykryciu i eliminacji redundancji (zbędnych czynności),
• Ciągła praca nad doskonaleniem produktu poprzez zapewnianie, że każdy kolejny przepływ pracy zostanie lepiej wykonany.

Co więcej, wdrożenie workflow zapewnia pracownikom większy insight w poszczególne procesy biznesowe, co pozwala im zobaczyć pełen obraz i zadbać o pewność, że wykonywane zadania pozwolą osiągnąć oczekiwane cele. Stanowi również sposób na to, by zlikwidować problem z transparentnością w przypadku czynności wykonywanych przez poszczególne działy (charakterystyczny pod wieloma względami dla organizacji działających w modelu tradycyjnym. Skrupulatne dokumentowanie oraz udostępnianie na wspólnej platformie wszystkich niezbędnych informacji do konsumpcji zainteresowanych osób to najprostszy sposób na to, by zwiększyć efektywność pracy i zminimalizować ryzyko popełnienia błędów.

W jaki sposób wdrożyć workflow?

W celu wdrożenia workflow w swojej organizacji możesz wykorzystać rozwiązania takie jak Firmbee, które pozwolą Ci lepiej zarządzać swoimi projektami. Zadbaj jednak o to, by wybrana przez Ciebie opcja została dopasowana do potrzeb Twojego biznesu i Twoich pracowników. Wybór odpowiedniego narzędzia automatyzacji przepływu pracy może być na początku dużym wyzwaniem, ale rozważne dokonanie wyboru pozwoli zobaczyć szereg korzyści biznesowych w dłuższej perspektywie.

Podsumowanie

Zautomatyzowanie procesu wykonywania poszczególnych zadań pozwoli Ci już w krótkim czasie zobaczyć istotne zmiany w pracy zarówno poszczególnych osób, jak i całych działów. W długim okresie z kolei przełoży się na osiąganie wysokiej efektywności w ramach zachodzących procesów, co w konsekwencji doprowadzi do zwiększenia możliwości rozwoju firmy, wdrażania nowych rozwiązań, budowania swojej innowacyjności. Jeśli więc chcesz zobaczyć istotne zmiany w najważniejszych procesach biznesowych w Twojej organizacji, rozważ wprowadzanie dostosowanych do potrzeb Twoich pracowników ścieżek przepływu pracy.

Sprawdź również: Psychologia pracy: jak działa nasz mózg w pracy?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.