Wirtualne imprezy integracyjne oraz eventy firmowe. Jak je zaplanować i przeprowadzić?

Chociaż bez wątpienia każdy pracownik, partner biznesowy czy klient docenia możliwość spotkania z innymi osobami na żywo na wydarzeniu firmowym (zwłaszcza po czasach pandemii COVID-19), to jednak nie da się ukryć, że coraz częściej organizacja takich spotkań staje się utrudniona. Zespoły składają się bowiem z osób mieszkających w różnych częściach kraju, a partnerów czy klientów często ma się nawet z zagranicy.

Okres lockdownów pokazał nam jednak, że również różnego rodzaju wydarzenia – takie jak impreza integracyjna, konferencja czy szkolenie – mogą być przeprowadzane online. Pod wieloma względami planowanie takiego eventu jest podobne do pracy nad stacjonarnym, ale wymaga uwzględnienia kilku dodatkowych czynników. Poniżej opisujemy 4 główne kroki, które koniecznie należy podjąć, by zrealizować imprezy integracyjne w tej formie.

Określenie celu, grupy odbiorczej i budżetu na imprezy integracyjne

Budowanie relacji między pracownikami, świętowanie sukcesu firmy, nawiązanie nowych kontaktów biznesowych? Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań w ramach organizacji zdecydowanie należy określić, jaki cel sobie stawiamy, co będzie warunkować przede wszystkim to, kto będzie uczestniczył (wiek, zainteresowania, stanowiska). Inaczej bowiem należy podejść do planowania wydarzenia dla pracowników (najczęściej w formie imprezy integracyjnej), a inaczej, gdy chcemy spotkać się z klientami, kontrahentami czy partnerami biznesowymi.

W następnej kolejności warto również się zastanowić nad tym, jakim budżetem się dysponuje. Chociaż eventy firmowe online, wirtualne nie są tak kosztowne jak tradycyjne, to nadal mogą wymagać pewnych wydatków (np. na platformę, nagrody dla uczestników, wynagrodzenie dla gości – zależnie od zaplanowanych atrakcji).

Wypróbuj Firmbee za darmo!

Wybór odpowiedniego narzędzia

Po określeniu powyższych kwestii możesz przystąpić do następnego kroku, jakim jest wybranie odpowiedniej platformy do przeprowadzenia imprezy integracyjnej czy innego wydarzenia. Wymaga to przeanalizowania tego, jakie są dostępne opcje (pośród takich jak Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting czy dedykowane platformy do organizacji eventów wirtualnych jak np. Hopin czy Remo). Następnie należy podjąć decyzję, czy korzysta się z narzędzia, które służy na co dzień jako komunikator dla pracowników, czy sięga po nowe rozwiązanie.

Warto wybrać takie rozwiązanie, które zapewnia wysoką jakość obrazu i dźwięku, a także umożliwia interakcję między uczestnikami, ale przede wszystkim będzie przygotowane do poradzenia sobie z większym obciążeniem (np. 100 lub więcej osób na raz).

Opracowanie programu imprezy integracyjnej

Kolejnym krokiem, który należy wykonać jest opracowanie atrakcyjnego dla uczestników planu wydarzenia. W zależności od rodzaju, na jaki się zdecydujesz (impreza integracyjna, spotkanie networkingowe z partnerami itd.), warto dobrać odpowiednie atrakcje takie jak np.:

• prelekcje i warsztaty, które pozwolą poszerzyć wiedzę i wzmocnić umiejętności,
• gry i zabawy stanowiące doskonały sposób na budowanie relacji w trakcie rozrywki,
• konkursy i quizy z możliwością sprawdzenia swojej wiedzy i umiejętności (najlepiej na czas z elementem rywalizacji między uczestnikami i z przyznawaniem nagród na koniec w celu zwiększenia zaangażowania),
• warsztaty kreatywne (wówczas pamiętaj jednak o tym, że będziesz musiał dostarczyć uczestnikom niezbędne wyposażenie do ich domów).

Przeprowadzenie wydarzenia

Przed samą wirtualną imprezą integracyjną czy innym wydarzeniem firmowym upewnij się, że jako organizator masz odpowiednią infrastrukturę techniczną, w tym stabilne połączenie internetowe i sprzęt komputerowy (słuchawki, głośnik, działająca kamera itd.). Zorganizuj także próby techniczne, aby uniknąć potencjalnych problemów. W dniu wydarzenia pamiętaj o tym, by na samym początku przywitać uczestników i przedstawić im cel spotkania, wykorzystywać różne formy aktywności oraz robić regularne przerwy (możesz im zapewnić w tym czasie napoje i przekąski opłacane przez firmę). Kluczem do udanego wirtualnego wydarzenia jest zaangażowanie uczestników, dążenie do realizacji celów i elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się okoliczności – staraj się o to dbać przez cały event.

Imprezy integracyjne i inne eventy firmowe online – podsumowanie

Przy odpowiedniej organizacji impreza integracyjna czy inne wydarzenie firmowe w formie online mogą być równie atrakcyjne i efektywne co stacjonarne, chociaż bez wątpienia wymagają innego podejścia, zwłaszcza w zakresie wzniesienia się na wyżyny kreatywności przy planowaniu atrakcji. Wiążą się jednak z mniejszą ilością pracy, a przez to koniecznością angażowania zasobów w mniejszym stopniu.

Bez względu jednak na to, czy planujesz wydarzenie online czy offline, możesz ułatwić sobie realizację wszystkich zadań, sięgając po program do zarządzania projektami Firmbee. To właśnie w nim przy pomocy tablic kanbanowych rozdzielisz wszystkie taski, stworzysz listy to-do, ustalisz priorytety, by później kontrolować realizację (a przy tym budżet) i wymieniać się informacjami z innymi osobami, mając wszystko co najważniejsze w jednym miejscu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.