7 sposobów na terminową zapłatę faktur przez klienta

Wykonanie pracy i wystawienie faktury to dopiero połowa sukcesu. Do pełni szczęścia potrzebna jest jeszcze zapłata od odbiorcy. Czasami zdarzają się firmy, które notorycznie się z tym spóźniają. Co zrobić, żeby klienci chętnie płacili w wyznaczonym terminie? Wystarczy użyć odpowiednich narzędzi. Poznaj 7 sprawdzonych sposobów, które zmotywują Twoich kontrahentów do terminowych płatności, a twoja zapłata znajdzie się na koncie punktualnie.

7 sposobów na terminową zapłatę faktur przez klienta

1. Sprawdzaj swoich kontrahentów
2. Podpisz umowę
3. Wystaw fakturę zaraz po wykonaniu pracy
4. Nalicz opłaty za spóźnienie
5. Przestań pracować dla dłużników
6. Skorzystaj z faktoringu
7. Nagradzaj za szybsze płatności

Sprawdzaj swoich kontrahentów

Przed rozpoczęciem współpracy dowiedz się czegoś o swoim kontrahencie. Wystawienie faktury z odroczonym terminem płatności to w praktyce pożyczenie pieniędzy klientowi. Czy swoje prywatne pieniądze pożyczyłbyś pierwszej, lepszej osobie? Zapewne nie. Podobnie jest z kredytem kupieckim. Trzeba ustalić kilka rzeczy:

• Czy znasz firmę, z którą będziesz współpracował?
• Czy terminowo płaci za swoje zobowiązania?
• Na jaką kwotę będzie faktura?
• Czy klient podpisze umowę lub zamówienie?

Zobacz też, jak długo istnieje firma, z którą chcesz nawiązać współpracę. Jeśli bardzo krótko, to trzeba zachować ostrożność. Nie znaczy to, że w ogólnie nie powinieneś współpracować z taką firmą. Po

Część informacji możesz zdobyć samemu. Sprawdź oficjalny rejestr przedsiębiorców. Jeśli firma w nim nie figuruje – nie wróży to zbyt dobrze. Kolejnym źródłem informacji jest Internet. Wpisz dane firmy w Google. W ten sposób możesz znaleźć opinie zarówno klientów, jak i kontrahentów. Jeśli firma jest nierzetelna, to zapewne trafisz na ostrzeżenia od jej partnerów handlowych. Podobne informacje pojawiają się na Facebooku. Jest to kolejne miejsce, które warto sprawdzić.

prostu na początku zaproponuj płatność z góry lub płatność gotówką.

Pamiętaj też, że nawet firma, która długo istnieje na rynku, może wpaść w kłopoty finansowe. Dlatego od czasu do czasu sprawdzaj co się dzieje w Twojej branży. Pomocne mogą być wywiadownie gospodarcze. To wyspecjalizowane firmy zajmujące się pozyskiwaniem informacji o sytuacji gospodarczej przedsiębiorców. Z takich danych warto skorzystać z w przypadku długiego kontraktu na znaczną kwotę.

Oczywiście nie każdego klienta będziesz sprawdzać w taki sam sposób. Jeśli wykonujesz drobną usługę za niewielką kwotę, to nie będziesz wnikliwie sprawdzał informacji o kontrahencie. Ale już przy dużym projekcie o sporej wartości warto poświęcić trochę czasu na sprawdzenie potencjalnego klienta.

Podpisz umowę

Co prawda samo podpisanie umowy nie sprawi, że zapłata znajdzie się na twoim koncie w terminie. Jednak taki dokument jest bardzo pomocny, gdy musisz podjąć kroki prawne. Dlatego zawarcie umowy sprawia, że kontrahenci poważniej podchodzą do swoich zobowiązań. I nie ma tu znaczenia jak nazwiesz taki dokument. Może to być umowa, zlecenie lub zamówienie. Co ciekawe, nie musi mieć on formy pisemnej. Ustalenia wysłane za pomocą maili czy komunikatorów również są prawnie wiążące.

Umowa może zawierać dodatkowe dane dotyczące istotne z Twojego punktu widzenia. Zalicza się do nich termin i sposób płatności oraz informacja o opłatach za zwłokę. Wszystko to będzie dla klienta motywacją do terminowego uregulowania płatności.

Wystaw fakturę zaraz po wykonaniu pracy

Może wydawać się, że to bez znaczenia kiedy wystawisz fakturę. Tak jednak nie jest. Zwlekając z wystawieniem faktury dajesz klientowi sygnał, że Ci się nie śpieszy. Może nie jest to Twoim zamiarem, ale musisz mieć świadomość, że właśnie tak to może być odebrane. Skoro nie śpieszy się Tobie, to i klient nie będzie się śpieszył z zapłata. Wystawianie faktur zaraz po wykonanej pracy znacznie przyśpieszy proces płatności. Dodatkowo możesz poprosić o potwierdzenie otrzymania faktury. A w miarę zbliżania się terminu płatności możesz wysłać przypomnienie o tym fakcie.

Działając w ten sposób pokażesz, że do tematu faktur i płatności podchodzisz bardzo poważnie. Nie zapomnij też o wysłaniu podziękowania gdy zapłata jest terminowa. W ten sposób zyskasz miano osoby, która dba o sprawy finansowe.

Nalicz opłaty za spóźnienie

Nic tak nie motywuje do działania jak pieniądze. Od lat znana jest metoda kija i marchewki. Najpierw zajmijmy się kijem. Brak płatności w terminie uprawnia Cię do naliczenia odsetek. Do niektórych osób skutecznie przemawiają jedynie kary i ostrzeżenia. Poinformuj co się stanie, jeśli nie otrzymasz płatności w terminie. Musisz przy tym pamiętać, że naliczanie kar jest Twoim uprawnieniem, a nie obowiązkiem.

Kary mogą popsuć Twoje relacje z kontrahentami. Dlatego przy pojedynczym i niewielkim opóźnieniu nie musisz naliczać odsetek. Ale w przypadku kogoś, kto zawsze płaci z dużym opóźnieniem, naliczenie kar może go zdyscyplinować. Oczywiście najlepiej zawczasu ostrzec, że możesz użyć takiego narzędzia. Odpowiedni zapis w umowie pomoże uniknąć Ci kłopotów z niesolidnymi odbiorcami.

Przestań pracować dla dłużników

Wykonywanie kolejnych zleceń dla firmy, która nie zapłaciła za wcześniejszą pracę, nie różni się niczym od ciągłego pożyczania pieniędzy komuś, kto jeszcze nie spłacił poprzedniego długu. Jaką masz gwarancję, że w ogóle zapłata kiedyś do ciebie dotrze? Kontynuując współpracę sam dajesz przyzwolenie na to, żeby nie traktować Cię zbyt poważnie. Oczywiście mały poślizg w płatnościach może zdarzyć się każdemu. To nie powód, żeby zerwać współpracę.

Jeśli ktoś zalega z płatnościami już od dłuższego czasu, to warto postawić sprawę jasno. Albo ureguluje zaległe faktury, albo będzie musiał szukać innego współpracownika. Zamiast pracować dla osób, które notorycznie zalegają z płatnościami, lepiej poszukać klientów, którzy docenią Twoją pracę i będą w stanie uiścić zapłatę na czas.

Skorzystaj z faktoringu

Pełny faktoring spowoduje, że nie będziesz się już martwić o terminy płatności. W tym wypadku to firma faktoringowa przejmuje na siebie ściąganie należności od kontrahentów. Wynika to z faktu, iż faktor staje się właścicielem należności wynikającej z wystawionych faktur. W związku z tym to w jego interesie jest dopilnowanie aby zapłata była w terminie. Po zainkasowaniu pieniędzy od faktora nie musisz już przejmować się tym, czy Twoi klienci zapłacą na czas.

Oczywiście ma to swoją cenę. Dlatego jeśli z góry zakładasz, że będziesz korzystać z takiego sposobu finansowania, to sprawdź czy to Ci się opłaca. Kalkulując cenę swoich usług możesz doliczyć do niej koszt faktoringu. Jeśli Twoi klienci będą w stanie zaakceptować nieco większy koszt Twoich usług, to znaczy, że śmiało możesz korzystać z dyskontowania faktur.

Nagradzaj za szybsze płatności

Usługi firm faktoringowych mają swoją cenę. Podobny efekt możesz osiągnąć nagradzając klientów za szybsze płatności. Jak to zrobić? Wystarczy określić rabat za to, że zapłata znajdzie się wcześniej na koncie. Będzie to dodatkową motywacją do błyskawicznego regulowania zobowiązań. Sprawdź co bardziej przemawia do Twoich klientów. Wspomniana już metoda kija i marchewki to nie tylko kary. Do niektórych bardziej przemawiają nagrody. Ustal kwotę rabatu. Określ do kiedy muszą wpłynąć pieniądze, żeby klient mógł z niego skorzystać.

Innym sposobem na to by zapłata była terminowa jest rabat retrospektywny. Jak to działa? Terminowa zapłata faktury oznacza, że doliczasz rabat do następnego zamówienia. Jeśli klient spóźni się z płatnością – to rabatu nie będzie. Rabat może być procentowy lub kwotowy. Takie rozwiązanie jest skuteczną zachętą motywującą do terminowych płatności.

Przeczytaj także: Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia faktury

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.