Teoria X i Y McGregora. Jak zrozumieć motywacje pracowników?

Teoria x i y McGregora – dwie teorie i dwa zupełnie inne podejścia, które łączy jeden aspekt: istotna rola menedżera w firmie, jako osoby, która ma realny wpływ na organizowanie pracy zespołu i odpowiednie nim zarządzanie, a także na jego motywację do wykonywania swoich obowiązków. Na czym polegają te przeciwstawne założenia i jak pomagają one zrozumieć motywację pracowników?

Zacznijmy od podstaw – na czym polega teoria X i Y McGregora?

Teoria X i Y została stworzona przez Douglasa McGregora i szczegółowo opisana w latach 60. Podczas swoich obserwacji zauważył on, że osoby zarządzające można przyporządkować do jednego z dwóch sposobów dotyczących zarządzania motywacją pracowników. Choć co do zasady skłaniał się on bardziej do tego, że większe korzyści przynosi stosowanie teorii Y, to uważał także, że niektórzy pracownicy potrzebują ściślejszej kontroli na początku i stosowania podejścia X, które z czasem może zostać nieco bardziej poluzowane i płynnie przejść w teorię Y. Jednak aby lepiej zrozumieć o co chodzi w obu tych podejściach konieczne jest zapoznanie się z ich założeniami.

Teoria X

Jedną z podstaw teorii X jest założenie, że główną motywacją ludzi są pieniądze, a pracownicy z natury są leniwi i mało ambitni, a więc wymagają twardego kierowania i z reguły wolą być sterowani, gdyż wtedy nie muszą wykazywać się kreatywnością. Dodatkowo teoria X zakłada, że:

• Jedynym sposobem zachęty jest kuszący program motywacyjny
• Głównym celem pracowników jest zarabianie pieniędzy
• Pracownicy są samolubni i myślą wyłącznie o własnych potrzebach, a nie o korzyściach dla organizacji
• Pracownicy nie lubią zmian i dla zasady będą się im opierać
• Efektywne zarządzanie wymaga ścisłego nadzoru i sprawnego systemu kontroli
• Potrzeby wyższego rzędu nie mają znaczenia

Obraz menedżera stosującego teorię X

Menedżer, który postępuje według założeń teorii X uważa, że jedynym sposobem na zmotywowanie pracowników jest ich ścisła kontrola. Często obwinia ich o wszelkie niepowodzenia i nie poszukuje sposobu na zmianę np. poprzez szkolenia czy uzupełnienie brakującej wiedzy. Wykazują oni twardy styl kierowania, uważają, że zadaniem kierownika jest organizowanie zadań, a groźby kary to jedyny sposób na pobudzanie pracowników.

Teoria Y

U podstaw tej teorii leży fakt, że pracownicy lubią swoją pracę, z natury są ambitni i mają potrzebę dążenia do samorozwoju. Ważne są dla nich potrzeby wyższego rzędu, a większa swoboda pozwala im na osiągnięcie lepszej produktywności. Dodatkowo, teoria Y zakłada, że:

• Delegowanie i zwiększanie zakresu obowiązków to szansa na rozwój
• Pracownicy mają zdolność do samokontroli i samokierowania
• Pracownicy są kreatywni i chcą osiągać więcej
• Sztywne reguły blokują rozwój pracowników i zabijają ich kreatywność
• Pracownicy są odpowiedzialni i nie wymagają stałej kontroli

Obraz menedżera stosującego teorię Y

Menedżer stosujący teorię Y ma nieco bardziej entuzjastyczne podejście do pracowników i uważa, że chcą się rozwijać, a ich główną motywacją nie są pieniądze i osiąganie własnych korzyści. Mają na względzie dobro organizacji, a ogromną motywacją jest dla nich satysfakcja z dobrze wykonanej pracy i możliwość zdobywania nowych umiejętności.

Dlaczego założenia teorii X i Y McGregora są błędne, a ich sztywne stosowanie nie będzie korzystne dla organizacji?

Z jednej strony kontrola i pesymistyczny obraz pracownika, z drugiej duża dawka zaufania i wiara w ludzi. Dwa sprzeczne podejścia, których założenia są tak skrajne. Dlaczego jednak stosowanie obu tych teorii dosłownie nie ma większego sensu? Przede wszystkim generalizowanie i traktowanie zbiorowości w taki sam sposób nigdy się nie sprawdza. W każdej organizacji znajdą się zarówno bardzo ambitni pracownicy, którzy nie potrzebują większej zachęty do pracy, a twarde kierowanie i mocna kontrola będzie dla nich krzywdząca, jak i tacy, którzy bez tego nie wyobrażają sobie funkcjonowania i lepiej czują się i funkcjonują w sztywnych zasadach.

Wydawać by się mogło, że idealnym rozwiązaniem jest połączenie obu tych teorii i stosowanie ich zgodnie z obserwacją pracowników. Jednak McGregor uważał, że podstawy teorii X są błędne z uwagi na jej założenia. Dlaczego? Uważał on, że nagrody i świadczenia pieniężne, czyli zaspokajanie potrzeb niższego rzędu nie jest dobrą motywacją, gdyż nie jest to potrzeba ciągła. Po jej zaspokojeniu motywacja pracowników znika. Jedynym sposobem na jej utrzymanie jest wprowadzenie kuszącego systemu wzrostu pensji czy też comiesięcznych premii, które można byłoby uznać za sposób na zmianę motywacji chwilowej w ciągłą.

Jakie jeszcze podstawowe założenia teorii X mogą prowadzić do ograniczeń? Dla wielu pracowników istotna jest atmosfera w miejscu pracy, a sztywny styl zarządzania może prowadzić do zaburzenia relacji, nieporozumień i napięć. To z kolei może przełożyć się na niepewność pracowników, a co za tym idzie zniwelowanie ich kreatywności. Kiedy ich pewność siebie będzie zaburzona, a dominującym uczuciem będzie strach, będą wykonywali jedynie podstawowe minimum w obawie przed publicznym ukaraniem. W założeniu tym to kierownicy czy też menedżerowie mają dużą władzę i to oni odpowiedzialni są za podejmowanie ostatecznych decyzji. Nie zawsze jednak taki sposób kierowania jest najlepszy. Często pracownicy mają wiele do powiedzenia, a ich spostrzeżenia są trafne i mogą mieć przełożenie na korzyści dla całej organizacji.

Choć McGregor doceniał teorię Y za jej podejście do pracowników i uważał, że szacunek i dobra atmosfera w miejscu pracy potrafią zdziałać wiele dobrego (co z resztą jest w pełni słuszne), to jednak nie wszystkie jej założenia sprawdzą się w każdych okolicznościach. Poza tym, o czym już wspomnieliśmy, czyli uznaniu, że cała zbiorowość ma takie same motywacje i tak samo będzie reagowała na konkretny styl zarządzania, to istnieje jeszcze kilka jej ograniczeń.

Przede wszystkim sztywne stosowanie tej zasady może prowadzić do tego, że pracownicy będą nadużywać swojej władzy, staną się powolni i będą przekładać swoje osobiste interesy ponad dobro organizacji. Dodatkowo, niektórzy pracownicy wymagają wręcz kontroli i są bardziej efektywni, kiedy ktoś za nich wyznaczy granice i normy. Czują się pewniej, kiedy otrzymują odgórne wskazówki, a ich praca jest kontrolowana w określonych momentach. Dodatkowo, stosowanie tej teorii może sprawić, że menedżerowie zamiast delegować zadania w celu dalszego rozwoju pracowników, będą to robić dla własnych korzyści i własnej wygody, aby pozbyć się swoich obowiązków.

Czy to oznacza, że cała teoria X i Y McGregora nie ma sensu?

Stosowanie jej zerojedynkowo nie ma większego sensu, co nie oznacza jednak, że wszystkie jej założenia są błędne. Teoria X i Y McGregora powinna być traktowana jako wskazówki, podstawy i dostosowywać je do własnych potrzeb. Z reguły, niektóre założenia teorii X sprawdzają się w przypadku mniej doświadczonych pracowników, którzy dopiero rozpoczynają swój rozwój i karierę, a najlepszą metodą nauki dla nich, jest naśladownictwo z dużą dawką kontroli. To rozwiązanie jest idealne dla pracowników, którym sztywne reguły pozwalają na prawidłowe funkcjonowanie i pomagają w osiąganiu celu.

Natomiast teoria Y, a przynajmniej część jej założeń, sprawdzi się w przypadku doświadczonych profesjonalistów, którzy znają swoją wartości i potrzebują dużej swobody, aby móc rozwinąć skrzydła. Ograniczanie ich i wsadzanie w sztywne ramy może ich demotywować i przygaszać.

Z każdego z tych założeń można wyciągnąć coś, co będzie miało pozytywny wpływ na rozwój organizacji, jednak podstawą dobrego zarządzania zespołem jest uznanie, że każdy pracownik jest inny i nie zawsze jedna metoda będzie skuteczna w odniesieniu do zbiorowości.

Jak zatem zrozumieć motywację pracowników i jaką metodę stosować, aby przynosiła ona największe korzyści?

Zadaniem kierownika czy menedżera nie powinno być jedynie delegowanie obowiązków, ale także dokładna obserwacja zachowań pracowników i umiejętność ich analizy, a następnie wprowadzenie odpowiedniego stylu zarządzania zgodnego z ich potrzebami. Czasami będzie wymagało to większej elastyczności i wyjścia ze sztywnych ram konkretnej teorii.

Podstawą zrozumienia motywacji pracowników jest zdefiniowanie problemu, z którym mierzy się zespół i próba odnalezienia tego elementu, który należy poprawić. Być może brak efektywności i zdemotywowanie wynika z braku zachęt, ale może także wskazywać na wewnętrzny konflikt w organizacji czy też braki w wiedzy. Taka analiza pozwoli na zdefiniowanie potrzeb i pragnień zespołu, a także pomoże w doborze konkretnego stylu pracy. Może okazać się, że konieczne będzie zaciągnięcie niektórych elementów zarówno z teoria X jak i teoria Y, a być może nawet wprowadzenie innych reguł.

Wprowadzenie zmiany w życie nie oznacza jednak końca procesu. Nie zawsze pierwsza próba jest dobra i przyniesie oczekiwany rezultat, dlatego tak ważna jest kontrola i monitorowanie zmian. Jeśli zauważysz, że praca zespołu staje się bardziej efektywna, a pracownicy mają większą chęć i motywację do pracy, oznacza to, że wprowadzone przez Ciebie zmiany przynoszą oczekiwane efekty. Jeśli nie, konieczne jest rozpoczęcie procesu od nowa i być może większe zwrócenie uwagi na pierwszy krok czyli zdefiniowanie problemu.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.