Jak skutecznie przeprowadzić tabletop exercise w 4 krokach

Tabletop exercise, które często w skrócie nazywane są TTX lub TTE to nieco inna forma przygotowania do kryzysowej sytuacji, której charakterystyczną cechą jest bezstresowa atmosfera. Poszczególne kroki w działaniach, role konkretnych członków zespołu i możliwe scenariusze omawiane są w formie dyskusji, a nie jak w przypadku ćwiczeń funkcjonalnych w ruchu. W tej formie najważniejsza jest nauka i sprawdzenie, czy teoretyczne zapisy mają przełożenie w rzeczywistych sytuacjach zagrożenia. Z tego artykułu dowiesz się jakie wartości może wnieść do organizacji stosowanie tabletop exercise, kiedy warto je przeprowadzić i jak zrobić to poprawnie.

Podstawowe zasady dotyczące przeprowadzania tabletop exercise

Tabletop exercise to spotkanie podczas którego omawiane są poszczególne kroki, które w realnej sytuacji zostałyby podjęte w przypadku wystąpienia konkretnego zdarzenia. W zależności od rodzaju organizacji może chodzić o sposób reagowania na cyberatak, wystąpienia żywiołu naturalnego jak trzęsienie ziemi czy nagły atak terrorystyczny. Może chodzić także o nieco bardziej codzienne sprawy jak np. utrata ważniejszych członków zespołu czy nagłe pojawienie się konkurencji na rynku.

Niezależnie od tego czego dotyczy dane zdarzenie, mają one jedną cechę wspólną: gotowy scenariusz działania. To absolutna podstawa, bez której przeprowadzanie TXT nie ma sensu. Głównym celem tych ćwiczeń jest bowiem sprawdzenie, czy teoretyczne zapisy funkcjonujące w organizacji mają odzwierciedlenie w rzeczywistości i czy konieczne jest wprowadzenie zmian. Jeśli więc Twoja organizacja nie ma określonego planu działania w przypadku wystąpienia zagrożenia, to pierwszym krokiem powinno być napisanie takiego scenariusza.

Podczas tych ćwiczeń poszczególni członkowie zespołu omawiają swoje role na podstawie konkretnych sytuacji, a wszystko powinno odbywać się w spokojnej atmosferze, w formie dyskusji. Tutaj nie chodzi o zawody i sprawdzenie czy pracownicy są w stanie działać pod presją, a o naukę i pracę w grupie.

Podstawowe zasady dotyczące przeprowadzania tabletop exercise

Przeprowadzenie tabletop exercise nie jest tak czasochłonne jak ćwiczenia w terenie, jednak wciąż wymaga poświęcenia czasu i zwołania poszczególnych członków zespołu. Pomimo tego, że konieczne jest użycie pewnych zasobów, przeprowadzenie TXT przynosi wiele korzyści nie tylko dla organizacji, ale także dla członków zespołu.

Wartości dla organizacji, jakie może przynieść TXT

• Weryfikacja procedur podczas niezobowiązującego spotkania jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem, niż testowanie “na żywo” podczas kryzysu
• Możliwość dopracowania zasad, uzupełnienia luk i wprowadzenia działań naprawczych
• Możliwość ulepszenia technik reagowania kryzysowego
• Wzmocnienie więzi pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu
• Sprawdzenie, czy pracownicy znają i przestrzegają teoretyczne zapisy protokołów

Wartości dla członków zespołu, jakie może wnieść TXT

• Możliwość przepracowania swojej roli w niezobowiązującej formie
• Lepsze warunki do zapamiętania kolejnych kroków postępowania w konkretnej sytuacji
• Możliwość zadania pytań, uzupełnienia swojej wiedzy
• Testy praktyczne pozwalają na wysunięcie własnych propozycji zmian czy poprawy poszczególnych zapisów

Jak przeprowadzić tabletop exercise?

1. Określ cel przeprowadzenia tabletop exercise

Planowanie tabletop exercise należy zacząć od określenia celu, jaki chcesz osiągnąć po jego przeprowadzeniu i jak planujesz wykorzystać osiągnięte wyniki. Dla jednych najważniejsza będzie edukacja członków zespołu, którzy nie mieli wcześniej sposobności do przeanalizowania poszczególnych zapisów w planach, a dla innych sprawdzenie czy teoretyczne zasady mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. Niezależnie od tego jaki jest Twój główny motywator do przeprowadzenia takich ćwiczeń, to z całą pewnością przyniosą one więcej korzyści, niż tylko podstawowe założenia.

2. Wyznacz osoby uczestniczące i określ ich rolę w ćwiczeniu

Choć tabletop exercise mają charakter statyczny i przeprowadza się je w formie luźnej grupowej rozmowy, to jednak trzeba zachować pewne zasady. Konieczne jest wyznaczenie osób, które będą uczestniczyły w ćwiczeniu i przypisanie im konkretnych ról. Pozostałe osoby mogą przyglądać się i śledzić scenariusz, jednak dla uniknięcia chaosu nie powinny brać aktywnego udziału podczas samego ćwiczenia. Faktem jest, że obserwatorzy mogą także wnieść swój punkt widzenia, który może być przydatny podczas oceny i dokumentacji ćwiczenia, dlatego warto wyznaczyć czas na zadawanie pytań i zgłaszanie swoich sugestii tuż po TXT.

Bardzo ważne w całym przedsięwzięciu jest wyznaczenie odpowiedniej osoby prowadzącej. Możesz zdecydować się na kogoś z Twojego zespołu lub zatrudnić do tego zadania profesjonalistę. Tak czy inaczej, powinien być to ktoś kto nie tylko doskonale zna scenariusz i panujące w firmie zasady i zadania poszczególnych członków zespołu, ale także ma konkretne cechy interpersonalne, które pozwalają na prawidłowe przeprowadzenie ćwiczenia.Osoba prowadząca powinna mieć odpowiednie wyczucie, potrafić podążać za tłumem, a jednocześnie wiedzieć, jak wprowadzić dyskusję z powrotem na właściwe tory. Tutaj potrzebna jest równowaga pomiędzy luzem, a sztywnymi zasadami.

3. Określ konkretny scenariusz

Scenariusz powinien być odpowiedzią na potencjalne zagrożenie, które jest najbardziej realne dla danej organizacji. Dużo zależy od samego rodzaju działalności, ale także od lokalizacji siedziby. Taki plan działania może dotyczyć wystąpienia huraganu czy innego żywiołu, ale także określać kolejne kroki postępowania w przypadku zmasowanego ataku hakerskiego.

Niezależnie od tego co jest Twoim celem, scenariusz powinien określać dość realną sytuację i szczegółowo ją opisywać. W scenariuszu powinny być także zawarte pytania do poszczególnych osób, które wprowadzą je w prawidłowe myślenie i sprawdzą czy podejmują właściwe decyzje. Każdy członek zespołu powinien bowiem wiedzieć z kim należy się skontaktować w razie wystąpienia kryzysu, jakie działania są najważniejsze i jakie są priorytety w ochronie pozostałych zasobów

Scenariusz powinien zawierać konkretny skrypt, ale warto postawić tutaj na nieco elastyczności. Być może w trakcie dyskusji kolejne punkty ulegną zmianie a podejście członków zespołu rzuci nowe światło na całą sytuację. W takim przypadku osoba prowadząca nie powinna przerywać dyskusji, a podążać za nią i pozwolić na delikatne odejście od scenariusza.

4. Pamiętaj o końcowej analizie

Ćwiczenia same w sobie pomagają członkom zespołu zrozumieć ich rolę i sprawdzają czy znają oni poszczególne zapisy pozwalające im prawidłowo reagować w przypadku wystąpienia nagłego zdarzenia. Jednak prawdziwa wartość tabletop exercise wynika z analizy tej dyskusji i polega na możliwości wprowadzenia udogodnień i ulepszenia już istniejących rozwiązań. Dlatego równie ważna jest analiza całego zdarzenia już po wykonaniu ćwiczenia i sporządzenia na jego podstawie raportu. Te informacje mogą pomóc w usprawnieniu planu gotowości i zweryfikowaniu występujących w nim luk.



Czy tabletop exercise to zawsze dobre rozwiązanie?

Każde rozwiązanie ma pewne wady i zalety, sprawdza się lepiej w konkretnych rozwiązaniach i przynosi lepsze rezultaty w określonych sytuacjach. Tak samo jest w przypadku tabletop exercise. Z całą pewnością jest to ćwiczenie, które pozwala przetestować istniejące zapisy i sprawdzić ich poprawność w zderzeniu z prawdziwymi sytuacjami i ludźmi, a także umożliwia poznanie sugestii pozostałych członków zespołu.To także świetna okazja do nauki i zadawania pytań, która nie angażuje dużych zasobów i nie jest zbyt pracochłonna . Co więcej, takie ćwiczenia można przeprowadzić również zdalnie, więc sprawdzą się także w przypadku organizacji pracujących w różnych miejscach na świecie.

Nie oznacza to jednak, że ta metoda jest idealnym rozwiązaniem, ma także swoje wady. Przede wszystkim luźna atmosfera i teoretyczna rozmowa nigdy nie odda prawdziwego zdarzenia, podczas którego nawet świetnie przygotowani pracownicy mogą zawieść, gdyż dochodzi do tego stres i konieczność działania w pośpiechu. Podczas tabletop exercise możesz sprawdzić czy każdy zna swoją rolę, ale nie zawsze będziesz w stanie wykryć wszystkie mankamenty planu. Niektóre z nich ukażą się jedynie podczas realnych sytuacji, a nie w czasie teoretycznej dyskusji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.



Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.


Zobacz wszystkie posty

Udostępnij