Jak przekazywać oczekiwania wobec pracowników zdalnych?

Praca zdalna wymaga od pracowników i pracodawców przestawienia się w inny tryb komunikacji, a także prawidłowego przedstawiania oczekiwań. Możliwość pracy zdalnej została bardzo pozytywnie przyjęta przez pracowników działających na co dzień w różnych branżach – pozwala oszczędzić czas dotychczas przeznaczony na dojazdy (i częste stanie w korkach czy radzenie sobie z opóźnieniami komunikacji miejskiej), skupić się na pracy bez rozpraszaczy w postaci kolegów i koleżanek z biura czy wykonywać obowiązki w dowolnym miejscu, zgodnie z indywidualnymi potrzebami i planami. Menadżerowie również widzą pozytywną stronę tego zjawiska – większość badań wskazuje na to, że wydajność pracowników zdalnych jest taka sama lub niekiedy nawet wyższa niż biurowych.

Bez wątpienia jednak wyzwaniem staje się dla nich zarządzanie zespołem na odległość, wymagające innych zasad współpracy oraz przekazania wzajemnych oczekiwań.Właściwa współpraca na odległość wymaga zaangażowania obu stron, w czym pomaga jasna komunikacja w ramach budowania relacji z pracownikami zdalnymi. W opracowaniu odpowiedniej strategii pomogą nasze wskazówki na temat tego, jak właściwie przekazywać swoje oczekiwania pracownikom zdalnym.

Jak przekazywać oczekiwania wobec pracowników zdalnych? – omówione zagadnienia

1. Postaw pierwszy krok – ustal zasady współpracy
2. Zacznij od pierwszego dnia – proces onboardingu
3. Postaw na efektywną komunikację
4. Przekazanie oczekiwań wobec pracowników zdalnych – podsumowanie

Postaw pierwszy krok – ustal zasady współpracy

W jakich godzinach pracownicy zdalni powinni być dostępni? W jaki sposób mają raportować wykonanie obowiązków? Jak często będą się odbywać spotkania podsumowujące efekty dotychczasowych działań? To tylko kilka pytań, na które każdy menadżer powinien odpowiedzieć, jeśli zależy mu na wdrożeniu efektywnej współpracy zdalnej. Zrobienie tego kroku wymaga zrozumienia, jakie są wyzwania związane z wykonywaniem obowiązków na odległość (m.in. problem z właściwym zarządzaniem czasem, załamanie się zasad work-life balance, łatwe rozpraszanie się, trudności w komunikacji, niedziałający właściwie sprzęt czy brak kontaktów międzyludzkich) i poszukania sposobów na to, by je zminimalizować, zapewniając pracownikom najlepsze warunki do wykonywania swoich obowiązków z domu.

Poza zasadami współpracy zdalnej warto również zdecydować się na wspólne wyznaczenie celów, jakie dana osoba ma osiągnąć w określonym czasie (wskaźniki KPI). W taki sposób najłatwiej przekazanie oczekiwań, zapewniając jednocześnie wydajność pracownika, który będzie dążył do ich realizacji i samodzielnie pilnował, na jakim etapie jego praca znajduje się w tym momencie. Takie cele powinien mieć wyznaczony każdy pracownik, ponieważ pomagają w utrzymaniu motywacji do pracy.

Zacznij od pierwszego dnia – proces onboardingu

Właściwe przeprowadzenie procesu onboardingu, czyli wdrożenia nowego pracownika do firmy oraz obowiązków, ma kluczowe znaczenie zarówno w tym, by dobrze się poczuł w organizacji, jak i zrozumiał, jakie są zasady współpracy i czego od niego oczekujesz. Powinieneś więc mieć te kwestie przemyślane przed pierwszym spotkaniem (zgodnie z poprzednim punktem), by wszystko jasno mu przedstawić i upewnić się, że rozumie, co będzie od niego wymagane. Warto by pracownik wiedział, że opisane zasady współpracy odnoszą się do wszystkich członków zespołu oraz w jaki sposób są przez nich realizowane – wówczas łatwiej mu będzie je zaakceptować i przyzwyczaić się do sposobu działania.

Jeśli na pracę zdalną przechodzą Twoi dotychczasowi, a nie nowozatrudnieni pracownicy, wciąż możesz się zdecydować na przeprowadzenie swego rodzaju procesu onboardingu – warto umówić się na spotkanie i jasno przedstawić, w jaki sposób zmieni się dotychczasowa współpraca oraz co będzie wymagane od każdego pracownika. Osoby pracujące zdalnie muszą się liczyć z takimi kwestiami, bowiem wciąż wielu pracodawców traktuję pracę zdalną jako benefit (a nie efektywny sposób wykonywania swoich codziennych obowiązków), co oznacza, że na zatrudnione u nich osoby będą nakładane pewne dodatkowe obowiązki czy ograniczenia.

Postaw na efektywną komunikację

Jednym z największych wyzwań związanych z pracą zdalną jest bez wątpienia wdrożenie efektywnej komunikacji między poszczególnymi osobami – wiele pracowników wskazuje, że właśnie ten obszar jest dla nich największą bolączką, ponieważ utrudnia wykonywanie obowiązków służbowych. Kontakty przez odległość bowiem nigdy nie zastąpią kontaktów osobistych i nie pozwolą tak szybko otrzymywać informacji zwrotnej, jak w trakcie pobytu w jednym pomieszczeniu czy budynku (bo np. dana osoba jest akurat na spotkaniu, nie zauważy powiadomienia, wyświetli i zapomni odpisać itd.). Można jednak pomóc w tym procesie, przekazując pracownikom informacje o komunikatorach, z których firma korzysta oraz zasad komunikacji, dzieląc sprawy np. na pilne i niepilne. Pomocne mogą być także szczegółowe wytyczne dot. wysyłania przypomnień w obszarze już zadanych pytań czy rzeczy przekazanych do sprawdzenia.

Przekazanie oczekiwań wobec pracowników zdalnych – podsumowanie

Właściwe przekazanie oczekiwań kierownika co do sposobu wykonywania pracy i jej efektów w przypadku każdego pracownika stanowi podstawę efektywnej współpracy na odległość. Z tego powodu tak istotne jest, byś przygotował opis jasnych wytycznych, do których każdy członek zespołu będzie miał dostęp i będzie wiedział, w jaki sposób należy się do nich dostosować.

Musisz jednak pamiętać, że na tym Twoja praca jako menadżera się nie kończy. Żeby odpowiadanie na Twoje oczekiwania było w praktyce możliwe, konieczne jest również zadbanie o regularne spotkania zespołu (także nastawione na integrację, w ramach nadrabiania osobistych kontaktów), zapewnienie wsparcia technicznego w razie problemów czy udzielenie pomocy w zakresie organizacji pracy i zadbania o work-life balance. Gdy połączysz wszystkie te elementy, będziesz miał pewność, że we właściwy sposób zarządzasz zespołem rozproszonym.

Przeczytaj także: Praca zdalna a produktywność

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.