Pracownicy tymczasowi, 6 strategii efektywnego zarządzania nimi

Jeśli prowadzisz biznes sezonowy czy sklep internetowy funkcjonujący w ciągu roku w rytmie typowych peaków sprzedażowych, na pewno zdarzyło Ci się odczuć zwiększone zapotrzebowanie na osoby, które będą realizować poszczególne zadania.

W takich momentach, kiedy tempo pracy osiąga szczyt, a liczba działań rośnie lawinowo, przedsiębiorcy często zwracają się w stronę rozwiązania, jakim są pracownicy tymczasowi. Tego typu osoby mogą stanowić nieocenioną pomoc w okresach wzmożonej aktywności, jednak równocześnie wymagają świadomego i efektywnego zarządzania . Najlepsze strategie z tego zakresu – zapewniające płynność operacyjną i utrzymując jakość obsługi klienta na odpowiednim poziomie – omawiamy poniżej.

Kim są pracownicy tymczasowi?

Pracownicy tymczasowi to osoby zatrudnione na określony czas, najczęściej na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło, w celu wykonywania określonych zadań lub realizacji działań (zarówno dla krajowych, jak i zagranicznych firm). Najczęściej są wynajmowani wtedy, gdy pracodawcy potrzebują dodatkowej siły roboczej w danym okresie – na przykład w momencie sezonowych szczytów produkcji lub specjalnych, określonych w czasie projektów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie wiążące się z tą rolą.

• Różnorodne zadania – pracownicy tymczasowi mogą być zatrudniani do różnych zadań, w zależności od potrzeb zleceniodawcy. Mogą to być prace fizyczne, administracyjne, projektowe, techniczne, a nawet stanowiska kierownicze (w zależności od umiejętności i doświadczenia danej osoby).
• Brak długoterminowych zobowiązań – osoby zatrudnione w ten sposób zazwyczaj nie mają długoterminowych zobowiązań wobec pracodawcy. Po zakończeniu okresu zatrudnienia lub projektu ich umowa wygasa, chyba że zostaną ponownie zatrudnieni na innych warunkach.
• Współpraca z agencjami – w wielu przypadkach pracodawcy korzystają z usług agencji, które specjalizują się w rekrutowaniu i dostarczaniu pracowników tymczasowych. Tego typu podmioty zbierają CV, przeprowadzają procesy rekrutacyjne i zarządzają umowami, odciążając wewnętrzny dział HR.
• Rozwój kariery – dla niektórych osób krótkoterminowe zatrudnienie może stać się początkiem kariery, ale zwykle stanowi po prostu okazję do zdobycia doświadczenia w różnych branżach i środowiskach pracy (np. w ramach szukania swojej drogi zawodowej).

Jak zarządzać pracownikami tymczasowymi?

Chociaż pracownik tymczasowy zatrudniany jest na krótki okres (dwa tygodnie, miesiąc, 2-3 miesiące), to nie oznacza jednak, że można go pozostawić całkowicie samemu. Podobnie jak osoby „na stałe” potrzebne mu jest odpowiednie wdrożenie w obowiązki, integracja z zespołem czy feedback ze strony przełożonych. Najistotniejsze działania z tego zakresu, które powinieneś realizować, przedstawiamy poniżej.

1. Zdefiniuj swoje potrzeby

   Zanim zatrudnisz pracowników tymczasowych, dokładnie określ, jakie zadania mają wykonywać, jak długo będą potrzebni i jakie umiejętności są niezbędne do realizacji zadań, które chcesz im zlecić. Dzięki temu będziesz w stanie precyzyjnie określić, jakich osób dokładnie potrzebujesz, co na pewno pomoże agencji w znalezieniu odpowiednich kandydatów.

2. Wybierz odpowiednią agencję

   Jeśli korzystasz z usług agencji, wybierz wiarygodną firmę (najlepiej o dobrych opiniach), która specjalizuje się w rekrutacji kandydatów w pełni zgodnych z Twoimi wymaganiami (o odpowiednich umiejętnościach i doświadczeniu). Upewnij się również, że ma doświadczenie w Twojej branży.

3. Wykonaj dokładny wywiad i zapewnij klarowne instrukcje

   Przed zatrudnieniem nowej osoby wykonaj dokładny wywiad, aby dowiedzieć się jak najwięcej o jej umiejętnościach, doświadczeniu i osobowości. Pozwoli Ci to upewnić się, że jest odpowiednią osobą do realizacji wskazanych zadań. Zapewnij również właściwą postawę ze swojej strony – zadbaj o to, by otrzymała jasne i zrozumiałe instrukcje dotyczące zadań oraz oczekiwania co do wyników pracy.

4. Szkolenie onboardingowe

   Jeśli to konieczne, zapewniaj pracownikom tymczasowym odpowiednie szkolenie w zakresie wykonywanych zadań lub stosowanych procedur. Warto również dostarczyć informacje na temat kultury organizacyjnej i celów firmy, a także zadbać o możliwość integracji z zespołem (w celu zwiększenia motywacji do pracy). Niekiedy dobrym rozwiązaniem jest przydzielenie mentora, który pomoże w procesie adaptacji i będzie służyć radą w każdej sytuacji.

5. Zapewnij odpowiednie warunki pracy

   Dbaj o to, aby zatrudnieni na krótki okres mieli dostęp do niezbędnych narzędzi i środków, które umożliwią im wykonywanie pracy na odpowiednim poziomie. W tym zakresie pamiętaj również o stałej komunikacji, by upewniać się, że są na bieżąco ze zleconymi im zadaniami i nie mają trudności z ich wykonywaniem.

6. Monitoruj wyniki

   Pracownicy tymczasowi często nie mają tyle kontaktu z firmą co osoby zatrudnione na pełnym etacie. Dlatego ważne jest, aby zapewniać im regularny feedback, aby z jednej strony oni wiedzieli, czy spełniają Twoje oczekiwania, a z drugiej – żebyś Ty wiedział, jak sobie radzą ze zleconymi zadaniami. Śledź więc postępy tych osób i dostarczaj im regularną informację zwrotną dotyczącą ich pracy, by pozwolić im na bieżąco dostosowywać działania i poprawiać osiągane wyniki.

Baza kontaktów i system ATS w Firmbee

Czy wiesz, że za pomocą odpowiednich narzędzi możesz sprawnie przeprowadzić samodzielną rekrutację pracowników tymczasowych? System ATS w Firmbee zautomatyzuje związane z tym zadania, takie jak np. selekcja CV. Dodatkowo, po skończonym sezonie możesz zapisać w bazie kontaktów informacje o osobach, z którymi dobrze Ci się współpracowało. Dzięki temu, gdy będziesz potrzebował wsparcia, możesz znaleźć ich dane kontaktowe i ponownie zaproponować im zatrudnienie.

Pracownicy tymczasowi – podsumowanie

Pracownicy tymczasowi są często wykorzystywani w celu zaspokojenia krótkotrwałych potrzeb kadrowych, przez co stanowią ważny element elastycznego rynku pracy. Jednak ich sytuacja zatrudnienia może być mniej stabilna niż w przypadku osób o stałym zatrudnieniu. Z tego powodu bardzo ważne jest, aby zrozumieć zarówno korzyści, jak i ograniczenia tego rodzaju zatrudnienia – a także zastosować odpowiednie strategie zarządzania takimi osobami (np. w ramach praktyk przedstawionych powyżej). W taki sposób zapewnisz, że każda zatrudniana przez Ciebie osoba – zarówno na krótki, jak i dłuższy okres – będzie w pełni zadowolona z zapewnianych przez Ciebie warunków.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.