Planowanie finansów w NGO

Zarówno w przypadku przedsiębiorstw, jak i organizacji pozarządowych (NGO) kluczowe znaczenie dla bieżącego funkcjonowania oraz rozwoju mają posiadane zasoby finansowe. Przedsiębiorstwa, podejmując każdą decyzję biznesową, zastanawiają się nad tym, czy „budżet się zamknie”, za co zwykle odpowiada cały dział skupiony na planowaniu przychodów i wydatków w taki sposób, by zapewniona została płynność finansowej. Podobnie sytuacja powinna wyglądać wśród organizacji pozarządowych, którym niestety często brakuje odpowiedniej wiedzy z zakresu planowania finansowego. O czym NGO powinny pamiętać w tym zakresie?

Planowanie finansów w NGO

1. Zarządzanie finansami – co obejmuje?
2. Czemu służy planowanie finansów organizacji pozarządowej?
3. Zarządzanie finansami – wsparcie ze strony technologii
4. Planowanie finansów w NGO – podsumowanie

Zarządzanie finansami – co obejmuje?

Każda organizacja dąży do tego, by zapewnić sobie płynność finansową, przez co należy rozumieć posiadanie takich zasobów, które pozwolą zachować ciągłość prowadzonych działań, a przez to – możliwość osiągnięcia założonych z góry celów. By doprowadzić do takiej sytuacji, konieczne jest planowanie, organizowanie, kontrolowanie i monitorowanie zasobów finansowych.

W przypadku NGO sprawa się komplikuje – zwłaszcza gdy wiele podmiotów wychodzi z założenia, że powinna się skupiać na działaniu na rzecz społeczności, a nie sprawowaniem kontroli nad swoimi wpływami i wydatkami. Należy jednak pamiętać, że bez odpowiednio uporządkowanych finansów, które są niezbędne zarówno w obszarze działalności operacyjnej (np. koszty księgowości, utrzymania biura, materiałów itd.), jak i projektowej nie będzie możliwe osiągnięcie założonych z góry celów. Nie istnieje bowiem organizacja, której wydatki na działalność są równe zero.

Czemu służy planowanie finansów organizacji pozarządowej?

Planowanie finansów pozwala ustalić, jakie są wydatki NGO niezbędne do realizacji poszczególnych celów i jakie środki finansowe należy pozyskać, by możliwe było zbilansowanie budżetu. Powinniśmy zadbać o to, by określone zostały w nim planowane przychody i koszty, przeznaczenie środków finansów (jakie cele organizacji będą realizować) oraz wybrane źródła finansowania (dotacje samorządowe, darowizny prywatne, środki unijne itd.). Tym samym plan stanowi podstawowy sposób do zapewniania utrzymania płynności finansowej, zwłaszcza w sytuacji gdy istnieje ryzyko, że część pozyskanych z dotacji środków spłynie w późniejszym terminie niż początkowo zakładano.

Plan (np. półroczny czy roczny lub w ramach jednego projektu organizowanego przez cały rok) jest niezbędny do budowania stabilności – nawet jeśli będzie musiał ulegać modyfikacjom z uwagi na zmianę sytuacji wewnętrznej lub zewnętrznej. Jego stworzenie pozwoli nam ustalić m.in.

• czy potrzebujemy poszukać nowego źródła finansowania na pokrycie naszych wydatków,
• czy otrzymaliśmy od danego podmiotu zakładaną w planie finansowym wysokość wsparcia,
• czy nie powinniśmy się zastanowić nad obniżeniem wydatków na bieżącą działalność.

Zarządzanie finansami – wsparcie ze strony technologii

Żeby zadbać o lepsze planowanie zasobów finansowych, warto postawić na programy, które wspierają te procesy – zwłaszcza jeśli udostępniane są bezpłatnie organizacjom pozarządowym. Korzystając ze stworzonego przez nas programu do zarządzania projektami Firmbee, możliwe jest sprawowanie stałej kontroli nad budżetem danej realizacji, co stanowi niezbędny element całościowego zarządzania finansami w NGO. Firmbee pozwala m.in.:

• organizować dane finansowe,
• przechowywać dane finansowe w jednym miejscu,
• przypisywać przychody i wydatki do odpowiednich projektów,
• udzielać dostępu do niezbędnych informacji finansowych.

Poszczególne funkcje Firmbee z zakresu zarządzania finansami ułatwią Ci kontrolę nad tym, czy wydatki nie przekroczą uzyskanych środków finansowych od darczyńców, z grantów i innych form wsparcia dla NGO. Co więcej, dzięki możliwości udostępnienia wyników finansowych podmiotom zewnętrznym program zapewni Ci pełną transparentność i możliwość wzbudzenia większego zaufania wśród sponsorów. Tego typu system finansowy pomoże również w tworzeniu raportów finansowych i przedstawianiu całości wydatków organom państwowym zgodnie z przepisami prawnymi.

Innym sposobem na odpowiednie zaplanowanie finansów organizacji pozarządowej jest zatrudnienie doświadczonej osoby, która jedynym obowiązkiem będzie sprawowanie pełnej kontroli nad budżetem. Wówczas będziesz mieć pewność, że nie pojawi się żaden problem finansowy, z którym trudno będzie sobie poradzić.

Planowanie finansów w NGO – podsumowanie

„Brak planowania to planowanie porażki” – te słowa świetnie odnoszą się do każdej działalności, zarówno nastawionej na zysk, jak i non-profit, jednak w przypadku organizacji pozarządowej zyskują jeszcze większe znaczenie. NGOsy prowadzą bowiem szeroko zakrojone działania fundraisingowe o nigdy nieznanym wyniku, jednocześnie starając się znaleźć sposób na to, by wydatki na bieżącą działalność oraz projekty strategiczne były jak najbardziej ograniczone. Stworzenie odpowiedniego planu finansowego pozwoli uniknąć problemów w przyszłości dzięki kontroli nad realizacją i stałemu reagowaniu na zmieniającą się sytuację wewnętrzną lub zewnętrzną.

Przeczytaj także: Efektywne prowadzenie NGO

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.