Efektywne prowadzenie NGO

Założenie NGO to jedynie pierwszy krok w ramach dążenia do jego sukcesu. Samo prowadzenie wymaga włożenia wysiłku w wielu obszarów działalności – od odpowiedniego zarządzania członkami zespołów, przez organizację wartościowych dla społeczeństwa projektów, aż po zbieranie funduszy niezbędnych do codziennego funkcjonowania. Poniżej przedstawiamy, co jest niezbędne do efektywnego prowadzenia organizacji pozarządowej.

Efektywne prowadzenie NGO – omówione zagadnienia:

1. Odpowiednio określony cel działalności
2. Szczegółowo opracowany plan działania
3. Ciągłe pamiętanie o marketingu
4. Dbanie o stały zespół
5. Wsparcie w codziennej pracy – systemy informatyczne
6. Efektywne prowadzenie NGO – podsumowanie

Odpowiednio określony cel działalności

Na pewno wiesz, jaki obszar jest Ci najbliższy i dla kogo Twoja organizacja pozarządowa miałaby działać – te dwa elementy ułatwią Ci określenie celu głównego. Musisz jednak pamiętać o tym, by był możliwy do osiągnięcia (tzw. stworzony zgodnie z koncepcją SMART: skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, istotny, określony w czasie). Tylko w taki sposób będziesz w stanie w skuteczny sposób prowadzić NGO i być zadowolonym z rezultatów pracy. By tego dokonać, warto przeprowadzić badania wśród lokalnej społeczności, dzięki którym określisz widoczne potrzeby, a przez to także efekty, jakie dzięki swojej pracy chciałbyś osiągnąć. Dużo łatwiej przeprowadzić zmianę dzięki podjęciu najpierw jednego małego działania, a dopiero później kolejnych, o większej skali.

Szczegółowo opracowany plan działania

Bez odpowiednio opracowanej strategii działania nie będziesz w stanie osiągnąć celów, które założyłeś – zarówno sobie osobiście, jak i organizacji pozarządowej. Świadomość w tym zakresie ułatwi podejmowanie wszelkich działań: reklamowych, fundraisingowych czy rekrutacyjnych. Najlepszym sposobem w tym zakresie jest wyznaczenie celów operacyjnych (dot. wykonywania określonych zadań i czynności), taktycznych (dot. działania części organizacji) oraz strategicznych (długodystansowych, określonych w perspektywie ponad rocznej) – tak jak w przypadku przedsiębiorstw biznesowych.

Ciągłe pamiętanie o marketingu

Efektywne prowadzenie organizacji pozarządowej nie będzie możliwe bez podejmowania różnorodnych działań marketingowych, które pomogą zwiększyć świadomość istnienia NGO wśród społeczności. Od strony internetowej, przez reklamę lokalną, aż po regularne postowanie w social mediach – te elementy są niezbędne do tego, by budować rozpoznawalność marki organizacji. Co więcej, pomagają w pozyskiwaniu funduszy, rekrutowaniu wolontariuszy chętnych do działania czy zwiększaniu świadomości dot. problemu, który podejmuje Twój NGO. Strona internetowa to również najlepszy sposób na prowadzenie networkingu, dzięki któremu nawiążesz wartościowe współprace lub pozyskasz finansowanie. Przy okazji – dzięki kontaktom z innymi organizacjami – będziesz mógł uczyć się z cudzych porażek i korzystać z osiągnięć innych.

Dbanie o stały zespół

Możesz mieć wielką chęć do działania dla określonego celu związanego z dobrobytem publicznym, ale żadnych działań nie podejmiesz bez pomocy innych osób. Dlatego tak istotne jest, byś zebrał wokół siebie grupę osób, którzy mają dokładnie taką samą chęć do pracy wolontaryjnej i są gotowi poświęcić na nią swój wolny czas. Jednak na tym Twoja praca się nie kończy – musisz również dbać o to, by poszczególni członkowie zespołu byli przez cały zmotywowani do pracy na rzecz społeczności, co będzie wymagać od Ciebie dużo wysiłku. Łatwiej bowiem jest zaprosić kogoś do współpracy niż zadbać o to, by zechciał zostać w organizacji przez dłuższy czas.

W tym zakresie musisz też pamiętać o swoim czasie i znajdowaniu równowagi między pracą, życiem prywatnym a poświęcaniem się organizacji pozarządowej – tylko w taki sposób będziesz w stanie osiągnąć sukces, nie narażając się na to, że Twój zapał opadnie po roku lub dwóch (zwłaszcza że start może być ogromnie wyczerpujący).

Wsparcie w codziennej pracy – systemy informatyczne

W codziennych działaniach prowadzonych przez Twój NGO bez wątpienia pomogą Ci również różnego rodzaju programy i systemy informatyczne, które organizacjom pozarządowym oferowane są bezpłatnie. Wśród najpopularniejszych nieodpłatnych narzędzi wymienimy m.in. pakiet usług Google (Google dla Organizacji Non Profit, G4NP) zastępujący Microsoft Office (do skutecznej komunikacji oraz zarządzania), Canva Pro (do projektowania grafik) czy Firmbee (do zarządzania projektami). Firmbee wyposażone jest w szereg funkcjonalności, które sprawiają, że organizacja projektów realizowanych przez NGO staje się dużo łatwiejsza. Wymienimy wśród nich m.in.:

• zarządzanie zadaniami przy wykorzystaniu tablic kanbanowych,
• tworzenie bazy i rekrutacja wolontariuszy (w tym integracja z Slack),
• przydzielanie zadań członkom zespołu i kontrola ich statusów,
• nadawanie priorytetów poszczególnym zadaniom,
• monitorowanie czasu poświęconego na wykonanie zadań,
• przypominanie o terminie wykonania zadania,
• kontrolę budżetu,
• przechowywanie dokumentacji,
• tworzenie raportów,
• nadawanie różnych poziomów uprawnień (w zależności od roli odgrywanej w zespole).

Co więcej, dzięki Firmbee możesz zapewnić transparentność działań swojej organizacji, udzielając gościnnego dostępu do informacji darczyńcom. Wszystkie te funkcjonalności otrzymasz bezpłatnie – jedyne co musisz zrobić, to zarejestrować się na stronie producenta, a następnie wysłać maila na adres [email protected], wskazując, że chciałbyś wykorzystać możliwości Firmbee w swoim NGO.

Efektywne prowadzenie NGO – podsumowanie

Jaki jest wniosek z powyższych rozważań? Najważniejsza myśl dotyczy tego, że pod wieloma względami zarządzanie organizacją pozarządową przypomina zarządzanie zwykłym biznesem – chociaż oczywiście NGOsy, w przeciwieństwie do przedsiębiorstw z sektora prywatnego, nie działają dla zysku. Przejmowanie dobrych praktyk z biznesu stanowi jednak podstawowy sposób na to, by zapewnić, że nasza organizacja pozarządowa będzie się rozwijać w odpowiedni sposób. Czy skorzystasz z tych rad w swojej działalności?

Przeczytaj także: Działalność NGO – jak pozyskać środki unijne?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.