Jak skutecznie oszczędzać czas w pracy?

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że nie wyrobiłeś się w terminie z wykonaniem określonego zadania i musiałeś wyrabiać nadgodziny w pracy? Czy obiecałeś komuś, że skończysz swoją część projektu w dany dzień, ale w rezultacie nic z tego nie wyszło? Czy kiedykolwiek pomyślałeś o tym, że musisz poszukać sposobu na oszczędzanie czasu w pracy, by móc się lepiej skupić na priorytetowych zadaniach i przede wszystkim realizować je w terminie? Skorzystaj z poniższych rad, a zobaczysz oczekiwane efekty!

Oszczędzanie czasu w pracy – omówione zagadnienia

1. Pamiętaj o regularnych przerwach
2. Wyłącz social media na czas pracy
3. Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz
4. Jeśli tylko możesz – deleguj
5. Wykorzystaj technikę Pomodoro
6. Planuj swój dzień pracy
7. Wykorzystaj maksimum możliwości swoich narzędzi
8. Korzystaj z wielofunkcyjnych narzędzi
9. Oszczędzanie czasu w pracy – podsumowanie

Pamiętaj o regularnych przerwach

Na pewno zastanawiasz się teraz, jak robienie regularnych przerw – które w praktyce „zabierają” czas – ma Ci pomóc go zaoszczędzić. Musisz pamiętać o tym, że nikt nie jest w stanie być produktywnym przez pełne 8 godzin pracy – a zwłaszcza jeśli nie robi sobie przerw. Nasz mózg potrzebuje odpoczynku, oczy oderwać się od ekranu, a mięśnie choć trochę poruszać. Wstań, zrób kilka kroków, porozmawiaj z kimś, a następnie wróć do zadania, wówczas na pewno będzie Ci się lepiej i szybciej myśleć. Ta zasada odnosi się również do jednej dłuższej przerwy obiadowej – organizm potrzebuje się posilić, by stać się bardziej produktywnym, więc bez względu na obciążenie pracą, nie rezygnuj z jednego większego, zdrowego posiłku.

W tym obszarze należy również wskazać, że robienie sobie przerw „co chwilę” nie jest dobrą praktyką – za każdym razem, jak idziemy po kawę, na papierosa czy do sąsiedniego pokoju zadać ważne dla nas pytanie koledze z zespołu, tracimy już zdobyte skupienie na danym zadaniu i po powrocie musimy ponownie się w nie zagłębiać, co zajmuje nam kolejne minuty. Z tego powodu warto sobie wypracować regularność i robić przerwę np. co godzinę o dokładnie tej samej porze. Co więcej, takie ustalenia zadziałają na nas mobilizująco – będzie nam zależało, by do przerwy skończyć rozpoczęte zadanie (część zadania), przez co w praktyce wykonamy je szybciej.

Wyłącz social media na czas pracy

Największy rozpraszacz w Twojej pracy to bez wątpienia Twój telefon prywatny, w którym toczą się nieustanne dyskusje. Każde oderwanie się od wykonywanego zadania, podobnie jak robienie sobie przerw w dowolnym momencie, wpływa negatywnie na skupienie nad danym zadaniem i wydłuża czas jego wykonania. Jeśli zależy Ci, żeby naprawdę zobaczyć oszczędzanie czasu w pracy, na prywatne wiadomości odpisuj jedynie w trakcie wyznaczonych przerw.

Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz

Masz do zrobienia jedno bardzo ważne zadanie, a jednocześnie: dostajesz maila, kolega z pokoju prosi Cię o pomoc w wykonaniu jego obowiązku, a osoba z HR pisze na firmowym komunikatorze, żebyś do nich zajrzał? Nie daj się rozproszyć – każda z tych spraw może poczekać, aż dokończysz już rozpoczęte zadanie lub jego część. W codziennej pracy trzeba być zawsze przygotowanym na to, że będą pojawiać się mniejsze tematy, które będą ważne, ale niepilne. Pamiętaj więc o tym, by je odpowiednio określasz i nie brać się od razu za wykonanie nowego zadania, dopóki nie ukończysz części lub całości poprzedniego.

Dodatkowa cenna rada w tym obszarze dotyczy wyłączenia stałych powiadomień ze skrzynki mailowej i sprawdzania jej tylko o wyznaczonych porach (np. po przyjściu do pracy, w połowie dnia oraz na koniec). Na wiadomości nie trzeba odpisywać od razu (poza tymi naprawdę aktualnymi i ważnymi dla Ciebie z uwagi na określone zadanie) – a ich sprawdzanie zawsze zajmuje dużo czasu.

Jeśli tylko możesz – deleguj

Nie wszystko zawsze musisz robić sam – nawet jeśli wydaje Ci się, że tylko Ty będziesz w stanie wykonać dane zadanie prawidłowo. Pracując w zespole, zdecydowanie powinieneś korzystać z tego, że współpracownik dysponuje większymi zasobami czasowymi i mógłby wziąć na siebie Twoje zadanie. Nie jest wstydem prosić o pomoc – a nieoddawanie zadań to idealny sposób na to, by marnować swój czas w pracy.

Wykorzystaj technikę Pomodoro

Czy kiedykolwiek słyszałeś o metodzie zakładającej pracę w bloku czasowym – 25 minut na wykonanie z góry ustalonych zadań oraz 5 minut na odpoczynek? Właśnie na takiej zasadzie działa technika Pomodoro, której zadaniem jest ułatwić utrzymanie koncentracji. Spisanie sobie listy rzeczy, które chcemy zrobić w ciągu pierwszego Pomodoro, działa mobilizująco i pozwala zwykle osiągnąć oczekiwany efekt. W tej technice po krótkiej przerwie wykonujemy kolejne Pomodoro, na podstawie nowej listy zadań. W taki sposób oszczędzanie czasu osiągamy dzięki maksymalnemu skupieniu przez jedynie 25 minut.

Planuj swój dzień pracy

Nic tak dobrze nie działa na produktywne wykorzystanie czasu, jak zaplanowanie sobie z góry zadań do wykonania w dany dzień (możesz to robić zarówno na początku, jak i na koniec dnia pracy). Dzięki wcześniej przygotowanej liście nie tracisz czasu na zastanawianie się, jakie są obecnie priorytety, na jakie spotkania i zadania grupowe w dany dzień musisz poświęcić czas oraz od którego zadania powinieneś zacząć. Oszczędzanie czasu to także kilka minut, dzięki którym możesz od razu wziąć się do pracy!

Wykorzystaj maksimum możliwości swoich narzędzi

W codziennej pracy na pewno korzystasz z pakietu Microsoft Office i innych rozwiązań, które mają na celu ułatwienie wykonania zadań. Czy jesteś jednak pewny, że poznałeś ich pełny potencjał? Nawet jeśli odpowiedź na to pytanie wydaje Ci się twierdząca, tak naprawdę większość aplikacji, z których korzystasz na co dzień, ma o wiele więcej funkcji, niż kiedykolwiek zdołasz poznać.

Postaraj się więc odkryć chociaż kilka, dzięki którym Twoja praca stanie się łatwiejsza – w przypadku Power Pointa może to być np. funkcja projektowania (podpowiadająca ułożenie tekstu i grafik na slajdzie i przyspieszająca tworzenie prezentacji), w Wordzie możliwość dawania dostępu do pliku (wspólnej pracy online nad tekstem w trybie akceptacji zmian zamiast ciągłego przesyłania dokumentu), a w Excelu formatowanie warunkowe (prezentacja danych za pomocą kolorów usprawniająca ich analizę).

Korzystaj z wielofunkcyjnych narzędzi

Zamiast tracić czas na szukanie ikonki konkretnej aplikacji na ekranie monitora lub logowanie się do każdego serwisu z osobna, możesz zdecydować się na korzystanie z narzędzia, które oferuje w jednym miejscu różne funkcje. Przykładem jest Firmbee, czyli kompleksowy system do zarządzania projektami firmowymi i zespołami. Narzędzie posiada szerokie zastosowanie w różnych branżach, od HR, przez sprzedaż aż po IT i Project Management. Użytkownik może śledzić postępy projektów, organizować zadania, rekrutować pracowników i monitorować finanse – wszystko to przy użyciu jednej platformy.

Oszczędzanie czasu w pracy – podsumowanie

Jak widzisz, sposobów na oszczędzanie czasu w pracy jest naprawdę dużo, a wymienione przez nas dotykają różnych obszarów (rozpraszaczy, skupienia, pomocy w wykonaniu obowiązków). Zastanów się więc, z jakiego powodu właśnie Tobie „ucieka czas” w pracy, a następnie dobierz odpowiednie rozwiązanie. Efekty, które wówczas zobaczysz, na pewno Cię zadowolą, ułatwiając i przyspieszając realizację zadań z codziennej listy.

Znając sposoby na oszczędzanie czasu, przeczytaj także: Czas pracy a efektywność pracowników

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.