Jak lepiej szacować potrzebny czas?

Szacowanie czasu potrzebnego na wykonanie konkretnej czynności stanowi jeden z niezbędnych elementów lepszej organizacji naszego życia – zarówno w wymiarze zawodowym, jak i prywatnym (np. przy obowiązkach domowych). Wiele osób zgłasza co do tej techniki zastrzeżenia, ponieważ uważają, że w większości przypadku dokładne oszacowanie potrzebnego czasu jest po prostu niemożliwe z uwagi np. na zależność od zbyt wielu czynników zewnętrznych. Chociaż niewątpliwie jest to prawda, to istnieją sposoby, dzięki którym będziemy lepiej przeprowadzasz tę czynność, co może mieć kluczowe znaczenie np. przy tworzeniu harmonogramu projektu. Przedstawiamy Ci je poniżej.

Szacowanie czasu – omówione zagadnienia

1. Krok 1: Wypisz wszystkie niezbędne czynności
2. Krok 2: Przypomnij sobie wcześniejsze doświadczenia
3. Krok 3: Zaplanuj zapas już na początku
4. Krok 4: Śledź postępy prac
5. Szacowanie czasu – kluczowa czynność

Krok 1: Wypisz wszystkie niezbędne czynności

Żeby właściwe wykonać szacowanie czasu pracy, nie wystarczy jedynie spisać sobie listy zadań i w przypadku każdego z nich bez większego przemyślenia określić wymiar godzinowy. Istotne jest, by wskazać w przypadku każdego zadania kompleksową listę czynności, które w ramach jego realizacji zostaną wykonane. Wówczas zauważymy, które czynności będziemy w stanie wykonać samodzielnie, kiedy będziemy musieli się skonsultować z innymi osobami (i dostosować do ich możliwości czasowych lub poczekać na akceptację z ich strony) oraz która czynność z uwagi np. na swój charakter już z góry będzie od nas wymagać poświęcenia większej liczby godzin (np. zadania kreatywne wykorzystujące twórcze myślenie).

W przypadku projektu tworzenie osi czasu musi więc obejmować przemyślenie terminów zarówno wewnętrznych (naszych), jak i zewnętrznych (innych osób czy podmiotów) – te dwa obszary musimy brać pod uwagę, estymując czas na wykonanie całego zadania.

Krok 2: Przypomnij sobie wcześniejsze doświadczenia

Zawsze dobrze jest uczyć się na błędach – zarówno swoich, jak i cudzych – dlatego w ramach kolejnego kroku zastanów się, czy w przeszłości nie realizowałeś podobnych czynności co obecnie i ile czasu wówczas zajęło Ci ich wykonanie, a następnie wyciągnij z tych liczb wnioski. Jeśli sam nie miałeś styczności z takim zadaniem, to podpytaj członków Twojego zespołu – być może jest w nim ktoś, kto miał już do czynienia z tego typu czynnościami i będzie w stanie Ci podpowiedzieć, ile czasu powinna Ci zająć jego realizacja. Pamiętaj, zawsze lepiej zapytać i nic nie otrzymać, niż później żałować, że się nie skorzystało z łatwodostępnych porad.

Szykując oś projektu, przemyśl, czy nie warto jest zorganizować spotkanie wszystkich członków zespołu i wspólnie podjąć się wysiłku przeprowadzenia oszacowań. Zbiór różnych umiejętności i doświadczeń na pewno pozwoli osiągnąć lepsze efekty w tym zakresie.

Krok 3: Zaplanuj zapas już na początku

Określiłeś czas niezbędny na wykonanie wszystkich czynności w ramach realizacji jednego zadania? Świetnie – teraz wydłuż ten czas np. o 10-20% (w zależności od rodzaju zadania), by zapewnić sobie przestrzeń na niespodziewane wydarzenia (zwłaszcza jeśli po pierwszym kroku już wiesz, że będziesz zależny od innych osób). Zwolnienia lekarskie, zaplanowane i niezaplanowane urlopy, opóźnienia w dostawach, konsultacje czy testy to tylko podstawowe przykłady sytuacji, które mogą wpłynąć na nasze działania, znacząco wydłużając ich wykonanie. Stanowią jednak niezmienną rzeczywistość biznesu, więc musisz być na nie przygotowany, przewidując szacowanie czasu na wyrost. Jeśli nic negatywnego w konsekwencjach się nie wydarzy, to po prostu zrealizujesz swoją część wcześniej niż zakładałeś – a z tego każdy będzie zadowolony.

Krok 4: Śledź postępy prac

Ostatni z wymienionych kroków ma istotne znaczenie, ponieważ pozwala nam w pełni kontrolować sytuację, zmniejszając tym samym ryzyko pojawienia się wąskich gardeł i braku możliwości zareagowania na nie. Z tego właśnie powodu, po dokonaniu estymacji potrzebnego czasu na realizację danego zadania, powinieneś regularnie porównywać rzeczywisty harmonogram z przygotowanymi wcześniej przewidywaniami. W taki sposób być może odkryjesz powody, dla których szacunki nie odpowiadają rzeczywistości i wyciągniesz wnioski, które wykorzystasz przy kolejnym zadaniu.

Śledzenie postępu prac w ramach projektu możesz przeprowadzać np. przy pomocy specjalnych aplikacji stworzonych w celu mierzenia czasu lub za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami – takiego jak Firmbee.

Szacowanie czasu – kluczowa czynność

Właściwe szacowanie czasu niezbędnego na realizację konkretnych zadań stanowi niezbędną czynność, by zmaksymalizować wydajność każdego poszczególnego pracownika, ale również zadbać o to, że projekt zostanie zakończony zgodnie z ustalonym na samym początku harmonogram. Wykorzystanie przedstawionych powyżej metod, wraz ze stałą kontrolą realizowanych czynności (śledzeniem zgodności z założeniami, sprawdzaniem, czy nie pojawiają się wąskie gardła i dokonywaniem w razie konieczności modyfikacji), znacząco zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu za sam koniec projektu. Sprawdzisz, czy pomogą również w działaniach Twojego zespołu?

Szacowanie czasu ułatwia zarządzanie własnymi obowiązkami, dlatego przeczytaj także: Zasada Pareto, czyli jak skutecznie zarządzać czasem

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.