Na czym polega fast tracking w zarządzaniu projektami?

Efektywne wykorzystanie czasu, budżetu oraz posiadanych zasobów w celu osiągnięcia zamierzonych rezultatów – można stwierdzić, że bez wątpienia na tym właśnie koncentruje się dziedzina, jaką jest zarządzanie projektami. Jednym z głównych wyzwań, z jakim w ramach tego procesu mierzą się firmy działające w różnych branżach, jest harmonogram, czyli określenie kiedy i w jakiej kolejności poszczególne zadania powinny być wykonywane.

Tradycyjne podejście zakłada, że zadania są realizowane sekwencyjnie, ale coraz częściej sięga się po alternatywny sposób, jakim jest tzw. fast tracking. Poniżej wyjaśniamy, na czym dokładnie polega ta metoda, jakie są jej zalety oraz wady, a także czy może zostać zastosowana w przypadku każdego projektu.

Czym jest fast tracking?

Fast tracking to technika zarządzania projektami, która polega na skróceniu czasu trwania projektu poprzez prowadzenie równolegle. W praktyce oznacza to, że zadania, które nie są ze sobą powiązane logicznie, są wykonywane jednocześnie. Jest to przeciwieństwo tradycyjnego podejścia, w ramach którego są wykonywane sekwencyjnie (gdy jedno zadanie zaczyna się po skutecznym zakończeniu poprzedniego). Ta metoda ma na celu przyspieszenie osiągnięcia celów projektu poprzez eliminację lub skrócenie opóźnień wynikających z sekwencyjnego wykonywania zadań. Najczęściej realizowana jest na dwa sposoby:

• poprzez rozpoczęcie realizacji zadania zaraz przed zakończeniem poprzedniego zadania, które jest z nim powiązane,
• poprzez zwiększenie zasobów lub liczby pracujących nad danym zadaniem osób w celu przyspieszenia realizacji.

Korzyści zastosowania fast trackingu

Wśród głównych korzyści związanych z zastosowaniem omawianej techniki należy bez wątpienia wymienić skrócenie czasu trwania projektu, co jest szczególnie przydatne w chwili, gdy projekt posiada niemożliwy do przekroczenia deadline. Ta metoda zapewnia również lepsze wykorzystanie zasobów — wykonywanie niektórych zadań równocześnie ogranicza potrzebę czekania na zakończenie innych. Co więcej, fast tracking pozwala na szybsze osiągnięcie kluczowych wyników projektu, co może być istotne w przypadku, gdy te wyniki są potrzebne do realizacji innych celów biznesowych. Zaletą tej metody jest również bez wątpienia to, że może zostać zastosowana w projektach realizowanych w różnych branżach czy obszarach (m.in. budowlanych, marketingowych, informatycznych itd.)

Czy fast tracking ma jakieś wady?

Chociaż bez wątpienia omawiana technika prowadzi do osiągnięcia szeregu korzyści, to jednocześnie niesie ze sobą zwiększone ryzyko, ponieważ równoczesne wykonywanie zadań może prowadzić np. do konfliktów między członkami zespołu czy trudności w zarządzaniu. W konsekwencji może się okazać, że wzrosną koszty projektu (z uwagi na konieczność zatrudnienia dodatkowych osób czy zwiększenia zasobów) lub zwiększy się liczba popełnianych błędów, co wpłynie na jakość opracowanego produktu lub usługi. Jednocześnie ta metoda zmniejsza elastyczność w planowaniu i wykonywaniu projektu — równoczesne wykonywanie zadań może pozostawić niewiele marginesu na dostosowanie się do zmian w trakcie projektu.

Jak zastosować fast tracking?

Zastosowanie fast trackingu może być skuteczną strategią w sytuacjach, gdy istnieje presja czasowa i konieczne jest skrócenie harmonogramu projektu (np. w projektach budowlanych, w których wszelkie opóźnienia generują bardzo duże koszty). Warto jednak stosować się do kilku kluczowych zasad, by zapewnić, że ta technika zarządzania projektami przyniesie oczekiwane efekty. Najważniejsze z nich przedstawiamy poniżej.

1. Odpowiedni dobór zadań — nie wszystkie zadania mogą zostać zrealizowane przy skorzystaniu z tej techniki. Z tego powodu konieczne jest dokładne zrozumienie zależności między poszczególnymi zadaniami i etapami projektu oraz wyeliminowanie tych, które zdecydowanie muszą poczekać na zakończenie innych.
2. Dokładna ocena ryzyka — z uwagi na przedstawione wyżej powody przy zastosowaniu omawianej metody należy przeprowadzić uważną analizę ryzyka i ustalić, czy sięgnięcie po tę technikę jest w pełni uzasadnione.
3. Stały monitoring i kontrola — konieczne jest dokładne monitorowanie postępu projektu i częsta komunikacja między zespołem projektowym, aby zapewnić, że równoczesne działania nie prowadzą do niepożądanych konfliktów lub opóźnień.

Fast tracking w zarządzaniu projektami — podsumowanie

W projektach, w których czas jest czynnikiem kluczowym, fast tracking może okazać się nieocenioną strategią, przyspieszając termin dostarczenia przewidzianego rezultatu, co bez wątpienia przełoży się na zadowolenie docelowych odbiorców (klientów, partnerów biznesowych, zarządu firmy itp.). Należy jednak stosować ją z rozwagą, aby uniknąć, po pierwsze, zwiększenia kosztów, a po drugie — pogorszenia jakości projektu. Z tego powodu tak ważne jest, aby przed zastosowaniem tej techniki w ramach zarządzania wybranym projektem dokładnie określić, które zadania mogą być wykonywane równocześnie. W następnej kolejności należy je odpowiednio zaplanować i stale monitorować postęp nad ich realizacją, aby zminimalizować potencjalne negatywne konsekwencje.

Niezależnie czy zdecydujesz się na wykorzystanie metody fast tracking, czy tradycyjnego rozwiązania (metody sekwencyjnej), w obu sytuacjach wesprze Cię narzędzie Firmbee przeznaczone m.in. do zarządzania projektami i zespołami. System oferuje liczne funkcje, takie jak np. tablice Kanban, to-do listy, bazy kontaktów, kalendarz, itp. Wypróbuj możliwości Firmbee za darmo!

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.