Czym jest komunikacja asynchroniczna?

Ostatnie lata pandemicznych zmian przyniosły wbrew pozorom także pewne korzyści. Wiele firm początkowo z przymusu zdecydowało się przejść na pracę w trybie zdalnym, jednak większość z nich, przynajmniej częściowo, pozostała przy takiej formie do dziś. Właściciele organizacji zauważyli, że praca zdalna ma swoje zalety. Jednak w większości przypadków nie sama praca zdalna jest tego zasługą, a komunikacja asynchroniczna.

Czym jest komunikacja asynchroniczna?

1. Komunikacja asynchroniczna – co oznacza ten termin?
2. Korzyści wynikające z komunikacji asynchronicznej
3. Wprowadzaj zmiany małymi krokami
4. Jak wprowadzić elementy pracy asynchronicznej w zespole?
5. Komunikacja synchroniczna czy asynchroniczna – jaki model wybrać?

Komunikacja asynchroniczna – co oznacza ten termin?

Pracownicy, którzy mogą pozwolić sobie na pracę z domu mogą zaoszczędzić sporo czasu na dojazdach w godzinach szczytu. Ma to sens szczególnie wtedy, kiedy odległość do biura jest spora. Jednak sama praca w domu nie jest tym, co sprawia, że pracownik jest bardziej efektywny. Chodzi tutaj bardziej o styl pracy, w której liczy się efekt i wykonane zadanie, a nie godziny spędzone przy biurku. Komunikacja asynchroniczna pozwala uwolnić kreatywność pracowników i dać im poczucie panowania nad sytuacją. Pomimo wielu obaw ludzie, którzy zostają “uwolnieni” sprzed komputerów wykonują swoje zadania chętniej, terminowo i z lepszymi efektami.

Komunikacja asynchroniczna to taka, która nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Idealnym przykładem jest wysłanie wiadomości e-mail z komunikatem, ale takimi, który może zaczekać. Natomiast natychmiastowa odpowiedź na taką wiadomość to właśnie komunikacja synchroniczna. Choć za przykłady komunikacji synchronicznej służą głównie komunikatory, które umożliwiają łączenie się w czasie rzeczywistym, to wielu pracowników posiada powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail, na które także odpowiada od razu.

Większość komunikatów nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, a szybciej wcale nie oznacza lepiej. Dodatkowo zaburza to skupienie i często wytrąca z rytmu pracy. Rozpraszacze takie jak wiadomości e-mail, powiadomienia czy telefony to ogromny przeciwnik produktywności. Często okazuje się, że zadanie, które powinno zająć pracownikowi godzinę, zajęło zdecydowanie więcej przez brak efektywności. Odpowiedzią na te problemy jest komunikacja asynchroniczna. Żeby jednak miała ona sens muszą zostać wprowadzone pewne reguły w całej organizacji. W przeciwnym wypadku współpracownicy mogą uważać brak odpowiedzi za lekceważenie komunikatu, a nie próbę poprawy wydajności.

Korzyści wynikające z komunikacji asynchronicznej

Praca dla ludzi, nie ludzie dla pracy

Większość zadań, które otrzymują pracownicy mogłaby zostać wykonana w systemie pracy asynchronicznej. Istnieją oczywiście branże, jak np. obsługa klienta, które wymagają dyspozycyjności w określonych godzinach. Jednak zadania kreatywne, przygotowanie zestawienia czy wykonanie prezentacji na spotkanie mogą zostać przeniesione do środowiska asynchronicznego. Pracownik otrzymuje konkretne zadanie z terminem wykonania, a to kiedy zostanie ono wykonane zależy od niego. Taki tryb pracy pozwala na zwiększenie efektywności i daje możliwość dopasowania zleconych zadań do obowiązków dnia codziennego. Pracownicy, którzy pracują w elastycznych godzinach pracy są przeważnie bardziej zadowoleni ze swojej pracy, a do zadań podchodzą chętniej.

Skupienie = wydajność

Pozwolenie pracownikom na czasowe ignorowanie przychodzących wiadomości i zwolnienie ich z obowiązku natychmiastowego odpisywania na każdy e-mail może znacznie poprawić ich wydajność. Wyskakujące powiadomienia czy dzwoniący telefon nie pomaga w skupieniu się, a oderwanie się od zadania nawet na chwile może przysporzyć sporych problemów z ponownym wdrożeniem się w realizowane zadanie.

Wprowadzaj zmiany małymi krokami

W większości branż nie da się całkowicie odejść od komunikacji synchronicznej. Można natomiast wprowadzić zmiany, które ją ulepszą. Nawet jeżeli w Twojej organizacji potrzebne jest spotkanie na żywo lub za pomocą komunikatora całego zespołu w jednym czasie, to zorganizuj to inaczej. Pozwól, aby cała praca przed spotkaniem została wykonana w sposób asynchroniczny. Jak to zrobić? Wystarczy, że przekażesz materiały do nauki czy zadania do wykonania i wyznaczysz termin spotkania. Dzięki temu współpracownicy zyskają dowolność tego, w jakim czasie i w jakim formacie przyswoi wiedzę.

Całe spotkanie odbędzie się sprawniej i z większą satysfakcją dla wszystkich. Przedstawianie prezentacji i zmuszanie do jej oglądania wspólnie z całym zespołem jest zupełnie nieefektywne. Wbrew pozorom, kiedy dasz pracownikom większą swobodę podejdą do zadania ambitnie i z większą chęcią.

Jak wprowadzić elementy pracy asynchronicznej w zespole?

Jeżeli planujesz wypróbować model pracy asynchronicznej w swoim zespole zacznij od wprowadzania zmian małymi krokami. Jednym z największych problemów, z którymi spotykają się osoby chcące rozpocząć pracę asynchroniczną jest to, że wiele osób oczekuje natychmiastowej odpowiedzi na zadane pytanie czy komentarza do przesłanego zadania. Ważne jest więc wprowadzenie małych zmian i ustalenie jasnych zasad, które pomogą w ich przyswajaniu. Większość narzędzi do komunikacji posiada możliwość oznaczania statusów. Poinformuj współpracowników, że w momencie kiedy pracują nad zadaniem w skupieniu, powinni ustawić status, który poinformuje o tym innych. Będzie to jasny komunikat, że nie należy spodziewać się odpowiedzi od razu. Pomoże to uniknąć niepotrzebnego stresu obu stron.

Jeżeli natomiast porozumiewacie się za pomocą wiadomości e-mail, to dobrym rozwiązaniem jest udostępnienie kalendarza, w którym każdy wpisuje swoje bloki czasowe. Dzięki temu inni mają informację o tym, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi.

Komunikacja synchroniczna czy asynchroniczna – jaki model wybrać?

Tak, jak w większości przypadków, to zależy. Choć nie ma jednego, idealnego przepisu na zwiększenie efektywności zespołu, to komunikacja asynchroniczna wydaje się być ciekawym pomysłem na walkę z rozproszeniem i problemami ze skupieniem się pracowników. Warto także pamiętać o tym, że złotym środkiem nie jest całkowite porzucenie spotkań w czasie rzeczywistym, ale wprowadzenie tego tam, gdzie jest to możliwe i może przynieść potencjalne efekty. Dzięki temu same spotkania na żywo poświęcone na pracę kreatywną czy wspólne rozwiązywanie problemów także będą przynosić większe korzyści.

Komunikacja asynchroniczna sprzyja rozwojowi organizacji, przeczytaj także: Kultura organizacyjna – dlaczego jest tak istotna?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.