Kiedy należy wystawiać faktury?

Wystawianie faktur jest jednym z przyjemniejszych momentów w działalności przedsiębiorcy. Dlaczego? Bo to ostatni krok do otrzymania zapłaty. Rodzi się jednak pytanie – kiedy wystawiać faktury, żeby było to zgodne z prawem? Okazuje się, że nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Wszystko zależy od okoliczności. Najczęściej faktura wystawiana jest po dostarczeniu towarów lub wykonaniu usług. Jednak istnieją pewne wyjątki. Ten artykuł wyjaśni kiedy powinno się wystawiać faktury. Zależy to głównie od rodzaju faktur, dlatego omówimy tu te, które występują najczęściej.

Kiedy należy wystawiać faktury? – omówione zagadnienia

1. Faktura w dniu sprzedaży
2. Faktura po zakończonej pracy
3. Faktura częściowa
4. Faktura zaliczkowa
5. Faktura wstępna (pre-invoice)
6. Faktura cykliczna

Faktura w dniu sprzedaży

Jest to dość często stosowany sposób wystawiania faktur. Spotyka się go zwłaszcza w sklepach. Kiedy jako sprzedawca osobiście przekazujesz klientowi zakupione przedmioty to możesz też od razu wystawić fakturę. W tym przypadku najczęściej powiązane jest to z przyjęciem płatności, czy to w formie gotówki, czy też zapłaty kartą płatniczą. Jednak może się zdarzyć, że dostarczając towar bezpośrednio do klienta spotkasz się z nim poza siedzibą swojej firmy.

Wydawać by się mogło, że będąc poza swoim biurem nie będziesz mógł od razu wystawić faktury swojemu klientowi. Na szczęście możesz skorzystać z aplikacji mobilnej do wystawiania faktur. Dzięki temu wystawisz fakturę korzystając ze swojego smartfona. A co z drukowaniem? Nie musisz tego robić, bo fakturę możesz wysłać mailem. Taka elektroniczna faktura ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa.

Faktura po zakończonej pracy

W przypadku usług najczęściej spotyka się faktury wystawione po zakończeniu pracy. Czym różnią się one od faktur wystawianych w dniu sprzedaży? Teoretycznie w chwili, w której zakończyłeś swoją usługę możesz wystawić fakturę. To dobry sposób jeśli wykonując usługę masz osobisty kontakt z klientem. W tym wypadku klient od razu widzi efekty Twojej pracy i może przyjąć oraz zaakceptować fakturę.

Jeśli jednak klient nie widział jeszcze prac, które dla niego wykonałeś, to lepiej sprawdzić czy jest zadowolony z efektu końcowego. Jeśli zgłosi jakieś uwagi to możesz zrobić poprawki jeszcze przed wystawieniem faktury. W przeciwnym razie mogłoby się okazać, że klient nie akceptuje faktury, bo ma uwagi do wykonanego projektu. Przedłużyłoby to proces płatności. Można tego uniknąć wysyłając klientowi wiadomość z zapytaniem czy akceptuje wykonaną pracę, a jeśli nie, to jakie poprawki są jeszcze potrzebne. Mając potwierdzenie od klienta, że wszystko jest w porządku, możesz śmiało wystawić fakturę za wykonane usługi.

Faktura częściowa

Z fakturami częściowymi można się spotkać zwłaszcza przy większych projektach. W tym wypadku praca może być podzielona na etapy. Po ich zakończeniu wystawiana jest faktura, która obejmuje zrealizowane prace. Gdzie można spotkać ten rodzaj fakturowania? Wszędzie tam, gdzie całość wykonanej pracy jest rozciągnięta w czasie.

Dzieje się tak na przykład przy budowie domu. Firma, która wykonuje prace budowlane może wystawiać faktury po zakończeniu poszczególnych etapów budowy. Taki sposób fakturowania zapewnia przepływ środków pieniężnych i pozwala na uniknięcie zatorów płatniczych, a także wysokiego rachunku po zakończeniu wszystkich prac. Przy długoterminowych projektach dobrze jest już na początku ustalić harmonogram płatności. Można w nim wskazać pewne kamienie milowe, po których zostaną wystawione faktury częściowe.

Faktura zaliczkowa

Jeśli usługi, które świadczysz wymagają od Ciebie zaangażowania znacznych środków finansowych na zakup komponentów niezbędnych do wykonania zleconej pracy to możesz zaproponować płatność z góry. W tym wypadku wystawiasz fakturę jeszcze przed wykonaniem pracy.

Takie rozwiązanie jest stosowane również wtedy, gdy świadczone przez Ciebie usługi są dość kosztowne, a niespodziewana rezygnacja przez klienta z Twoich usług wywarłaby na Tobie negatywny skutek finansowy. Kiedy taka sytuacja może mieć miejsce? Na przykład wtedy, gdy jesteś fotografem ślubnym, a zlecenie obejmuje uwiecznienie uroczystości ślubu w miejscu wskazanym przez klienta. Jeśli na dzień przed imprezą klient zrezygnuje z zamówionej usługi to najprawdopodobniej w tym dniu nie znajdziesz już innego chętnego na sesję zdjęciową w tym miejscu. Płatność z góry zabezpieczy Twoje interesy, tak abyś w takim przypadku nie był stratny.

Faktura wstępna

Faktura wstępna jest też znana pod nazwą faktura pro-forma. Na pierwszy rzut oka faktura wstępna i zaliczkowa mogą wydawać się podobne do siebie. Jednak to nie to samo. Faktura zaliczkowa zobowiązuje do uiszczenia zapłaty, natomiast faktura wstępna nie rodzi takiego obowiązku. Jest to raczej zaproszenie do zawarcia umowy.

Taką fakturę wystawiasz jako propozycję cenową sprzedaży towarów lub świadczenia usług jeszcze zanim klient zgodzi się na dostawę. Klienci proszą o takie faktury na przykład żeby porównać oferty kilku firm albo sprawdzić czy dany wydatek będzie się mieścił w ich budżecie. Jeśli kontrahent zgodzi się na Twoje warunki to możesz zrealizować zamówienie, a następnie wystawić mu normalną fakturę, która w przeciwieństwie do faktury wstępnej, będzie wiązała się z obowiązkiem zapłaty za dostarczone towary czy usługi.

Faktura cykliczna

W niektórych rodzajach działalności często spotykane są faktury cykliczne. Nierzadko przybierają one formy faktury ryczałtowej, czyli takiej, która ma stawkę ustaloną z góry bez względu na poniesiony nakład pracy. Gdzie można spotkać takie faktury? Na przykład jeśli prowadzisz firmę sprzątającą i umówiłeś się ze swoim klientem na stałą stawkę za cotygodniowe sprzątanie biura, to bez względu na to, ile Ci to zajmie czasu, za każdy tydzień obciążysz swojego klienta taką samą kwotą.

W takim wypadku dużym ułatwieniem w wystawianiu faktur cyklicznych może być program do fakturowania. Wystarczy, że wprowadzisz do niego dane swoich klientów, wskażesz dzień, w którym mają być wystawiane faktury oraz podasz kwotę a program sam wystawi faktury cykliczne i wyśle je do Twoich klientów.

Przeczytaj także: Zagubione, mylące i niepełne faktury – jak postępować?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.