Celem audytu w zakresie zasobów ludzkich jest wskazanie procesów w organizacji działających prawidłowo oraz tych dysfunkcyjnych, w celu dokonania odpowiedniej korekty. Prawidłowo przeprowadzony audyt HR udziela odpowiedzi na strategiczne pytania związane z zarządzaniem personelem oraz wskazuje na właściwe kierunki i metody realizacji funkcji personalnej. Ponadto ułatwia podejmowanie decyzji kadrowych oraz ukierunkowuje procesy planowania i kształtowania ścieżek rozwoju zawodowego. Biorąc pod uwagę, że w ostatnich latach na rynku pracy sukcesywnie wzrasta znaczenie kapitału ludzkiego, jako czynnika konkurencyjności, to tym samym realizacja audytów HR staje się coraz bardziej popularna i powszechna.

Audyt HR – omówione zagadnienia:

  1. Czym jest audyt personalny?
  2. Rodzaje i zakres audytu
  3. Korzyści i ryzyko związane z audytem
  4. Podsumowanie

Czym jest audyt personalny?

Narzędziem służącym do diagnozowania i oceny zasobów ludzkich jest audyt HR. Audyt ten może być realizowany samodzielnie, bądź stanowić element innych audytów, np. menedżerskich lub organizacyjnych. Audyt kadrowy można zdefiniować, jako celowy proces (działanie) o charakterze doradczym i monitorującym, na który składają się badanie i ocena zasobów ludzkich oraz systemu funkcji personalnej. Głównym celem kontroli jest ustalenie zgodności istniejącego stanu z zaplanowanymi i przyjętymi standardami organizacyjnymi. Do wyróżniających cech audytu HR na tle innych kontroli należą:

  • obiektywna ocena audytora i usprawnienie funkcji personalnej,
  • doskonalenie stosowanych rozwiązań, jako główna przesłanka audytu,
  • badanie i ocena w odniesieniu do przyjętych standardów, ustalony sposób postępowania,
  • współpraca audytora z menedżerami i pracownikami zarówno niższego, jak i wyższego szczebla,
  • realizacja z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi służących do zbierania informacji oraz ich analizy,
  • przedstawienie obiektywnych dowodów, informacji o charakterze jakościowym i/lub ilościowym, możliwych do weryfikacji,
  • opracowanie zebranych informacji w postaci raportu końcowego stanowiącego podstawę do zaplanowania i wdrożenia działań naprawczych.

Audyt powinien być realizowany w sposób etyczny i z poszanowaniem prawa. Ponadto audytor w swoich działaniach powinien kierować się profesjonalizmem, starannością, bezstronnością i niezależnością w formułowaniu opinii.

Rodzaje i zakres audytu

W praktyce zarządzania zasobami ludzkimi można spotkać różne rodzaje audytów. Najczęściej stosowane audyty to:

  • planowane i nadzwyczajnezwiązane z nagle wynikłym problemem, sytuacją kryzysową,
  • wewnętrzne i zewnętrzne,
  • wstępne i pogłębione,
  • kompleksowe i wycinkowe.

Do zasadniczych kwestii badanych przez audytora należą kompetencje i motywacje pracowników, efektywność i koszty pracy, stan i struktura zatrudnienia oraz poziom fluktuacji.

Audyt HR może być realizowany na poziomie jednostki, grupy, całej organizacji, a także samej funkcji personalnej. Badany obszar w zależności od poziomu objętego kontrolą przedstawia poniższa tabela.

audyt HR

Bez względu na rodzaj i zakres audytu personalnego warunkiem koniecznym do prawidłowej realizacji procesu jest opracowanie i przestrzeganie odpowiedniej procedury, która powinna uwzględniać przyjęte normy i standardy oraz specyfikę określonej branży. Procedura ta powinna określić cel, przedmiot i zakres audytu, standardy badania i oceny, odpowiedzialność osób uczestniczących w audycie, identyfikację stanu faktycznego, weryfikację i interpretację otrzymanych wyników oraz opracowanie raportu końcowego zawierającego ocenę i zalecenia.

Korzyści i ryzyko związane z audytem

Jak wspomniano wcześniej charakterystyczne dla audytu HR są jego niezależność i bezstronność oraz kompleksowość badań, umożliwiająca ocenę wszystkich zasobów ludzkich w organizacji. Do kluczowych korzyści związanych z realizacją audytu należą:

  • ustalenie faktycznego wkładu i zaangażowania pracowników w realizację głównych celów organizacji,
  • zwiększenie odpowiedzialności i profesjonalizmu pracowników HR,
  • harmonizacja działań w obszarze zasobów ludzkich,
  • identyfikacja błędów i problemów personalnych,
  • dostosowanie wewnętrznych uregulowań do przepisów prawa pracy,
  • racjonalizacja kosztów pracy przez zwiększenie efektywności stosowanych procedur,
  • przegląd systemu informacji personalnej.

Audyt personalny oprócz korzyści wiąże się również z pewnymi zagrożeniami. Jest to ryzyko wynikające ze specyfiki badania związanej z interdyscyplinarnością funkcji personalnej, obiektywnymi ograniczeniami w zakresie pomiaru i oceny, co może skutkować zafałszowanym obrazem otrzymanych wyników. Inne czynniki ryzyka odnoszą się do kulturowości, procedur oraz kompetencji osób zlecających i realizujących audyt. Ponadto obiektywność audytu może być obciążona naciskami kierownictwa w zakresie otrzymania jak najbardziej pozytywnych wyników kontroli. Dlatego tak istotne jest przestrzeganie wcześniej ustalonych zasad i procedur oraz rzetelna i transparentna realizacja całego procesu.

Podsumowanie

Możliwość konfigurowania zakresu audytu personalnego stwarza szansę dostosowania odpowiedniej kompilacji badanych obszarów do specyfiki funkcjonowania i organizacji konkretnego przedsiębiorstwa. Audyt należy rozpatrywać, jako istotne narzędzie do usprawnienia praktyki zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, bez względu na jej wielkość, strukturę czy branżę, w której działa. Otrzymane wyniki mogą być drogowskazem do efektywnej realizacji funkcji personalnej oraz wzmocnieniem pozytywnego wizerunku działu HR na tle całego przedsiębiorstwa.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Jak przeprowadzić audyt HR – 7 korzyści wynikających z audytu personalnego nicole mankin avatar 1background

Autor: Nikola Maniecka

HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.