Celem audytu w zakresie zasobów ludzkich jest wskazanie procesów w organizacji działających prawidłowo oraz tych dysfunkcyjnych, w celu dokonania odpowiedniej korekty. Prawidłowo przeprowadzony audyt HR udziela odpowiedzi na strategiczne pytania związane z zarządzaniem personelem oraz wskazuje na właściwe kierunki i metody realizacji funkcji personalnej. Ponadto ułatwia podejmowanie decyzji kadrowych oraz ukierunkowuje procesy planowania i kształtowania ścieżek rozwoju zawodowego. Biorąc pod uwagę, że w ostatnich latach na rynku pracy sukcesywnie wzrasta znaczenie kapitału ludzkiego, jako czynnika konkurencyjności, to tym samym realizacja audytów HR staje się coraz bardziej popularna i powszechna.
Audyt HR – omówione zagadnienia:
- Czym jest audyt personalny?
- Rodzaje i zakres audytu
- Korzyści i ryzyko związane z audytem
- Podsumowanie
Czym jest audyt HR (personalny)?
Narzędziem służącym do diagnozowania i oceny zasobów ludzkich jest audyt HR. Audyt ten może być realizowany samodzielnie, bądź stanowić element innych audytów, np. menedżerskich lub organizacyjnych. Audyt kadrowy można zdefiniować, jako celowy proces (działanie) o charakterze doradczym i monitorującym, na który składają się badanie i ocena zasobów ludzkich oraz systemu funkcji personalnej. Głównym celem kontroli jest ustalenie zgodności istniejącego stanu z zaplanowanymi i przyjętymi standardami organizacyjnymi. Do cech, które wyróżniają audyt HR na tle innych kontroli należą:
- obiektywna ocena audytora i usprawnienie funkcji personalnej,
- doskonalenie stosowanych rozwiązań, jako główna przesłanka audytu,
- badanie i ocena w odniesieniu do przyjętych standardów, ustalony sposób postępowania,
- współpraca audytora z menedżerami i pracownikami zarówno niższego, jak i wyższego szczebla,
- realizacja z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi służących do zbierania informacji oraz ich analizy,
- przedstawienie obiektywnych dowodów, informacji o charakterze jakościowym i/lub ilościowym, możliwych do weryfikacji,
- opracowanie zebranych informacji w postaci raportu końcowego stanowiącego podstawę do zaplanowania i wdrożenia działań naprawczych.
Audyt HR powinien być realizowany w sposób etyczny i z poszanowaniem prawa. Ponadto audytor w swoich działaniach powinien kierować się profesjonalizmem, starannością, bezstronnością i niezależnością w formułowaniu opinii.
Rodzaje i zakres audytu
W praktyce zarządzania zasobami ludzkimi można spotkać różne rodzaje audytów. Najczęściej stosowane audyty to:
- planowane i nadzwyczajnezwiązane z nagle wynikłym problemem, sytuacją kryzysową,
- wewnętrzne i zewnętrzne,
- wstępne i pogłębione,
- kompleksowe i wycinkowe.
Do zasadniczych kwestii badanych przez audytora należą kompetencje i motywacje pracowników, efektywność i koszty pracy, stan i struktura zatrudnienia oraz poziom fluktuacji.
Audyt HR może być realizowany na poziomie jednostki, grupy, całej organizacji, a także samej funkcji personalnej. Badany obszar w zależności od poziomu objętego kontrolą przedstawia poniższa tabela.
Bez względu na rodzaj i zakres audytu personalnego warunkiem koniecznym do prawidłowej realizacji procesu jest opracowanie i przestrzeganie odpowiedniej procedury, która powinna uwzględniać przyjęte normy i standardy oraz specyfikę określonej branży. Procedura ta powinna określić cel, przedmiot i zakres audytu, standardy badania i oceny, odpowiedzialność osób uczestniczących w audycie, identyfikację stanu faktycznego, weryfikację i interpretację otrzymanych wyników oraz opracowanie raportu końcowego zawierającego ocenę i zalecenia.
Korzyści i ryzyko związane z audytem
Jak wspomniano wcześniej charakterystyczne cechy jakie przejawia audyt HR są jego niezależność i bezstronność oraz kompleksowość badań, umożliwiająca ocenę wszystkich zasobów ludzkich w organizacji. Do kluczowych korzyści związanych z realizacją audytu należą:
- ustalenie faktycznego wkładu i zaangażowania pracowników w realizację głównych celów organizacji,
- zwiększenie odpowiedzialności i profesjonalizmu pracowników HR,
- harmonizacja działań w obszarze zasobów ludzkich,
- identyfikacja błędów i problemów personalnych,
- dostosowanie wewnętrznych uregulowań do przepisów prawa pracy,
- racjonalizacja kosztów pracy przez zwiększenie efektywności stosowanych procedur,
- przegląd systemu informacji personalnej.
Audyt HR oprócz korzyści wiąże się również z pewnymi zagrożeniami. Jest to ryzyko wynikające ze specyfiki badania związanej z interdyscyplinarnością funkcji personalnej, obiektywnymi ograniczeniami w zakresie pomiaru i oceny, co może skutkować zafałszowanym obrazem otrzymanych wyników. Inne czynniki ryzyka odnoszą się do kulturowości, procedur oraz kompetencji osób zlecających i realizujących audyt. Ponadto obiektywność audytu może być obciążona naciskami kierownictwa w zakresie otrzymania jak najbardziej pozytywnych wyników kontroli. Dlatego tak istotne jest przestrzeganie wcześniej ustalonych zasad i procedur oraz rzetelna i transparentna realizacja całego procesu.
Podsumowanie
Możliwość konfigurowania zakresu audytu personalnego stwarza szansę dostosowania odpowiedniej kompilacji badanych obszarów do specyfiki funkcjonowania i organizacji konkretnego przedsiębiorstwa. Audyt należy rozpatrywać, jako istotne narzędzie do usprawnienia praktyki zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, bez względu na jej wielkość, strukturę czy branżę, w której działa. Otrzymane wyniki mogą być drogowskazem do efektywnej realizacji funkcji personalnej oraz wzmocnieniem pozytywnego wizerunku działu HR na tle całego przedsiębiorstwa.
Sprawdź również: Jak działa ocena oparta na kompetencjach?
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.