Andrzej Naborowski
wrz 25
Koszty ogólne działalności - omówione zagadnienia:
Zmienne otoczenie gospodarcze, rosnące ceny surowców i energii, coraz większe oczekiwania różnego rodzaju interesariuszy (klientów, pracowników, partnerów itd.) – to tylko niektóre wyzwania, z którymi mierzą się mniejsze i większe przedsiębiorstwa w 2023 roku. W takiej sytuacji firmy działające w różnych branżach dążą do tego, by obniżać ponoszone koszty ogólne, czyli te związane z codzienną działalnością – zadanie optymalizacji wydatków staje się dla nich dużo istotniejsze niż miało to miejsce dotychczas. Poniżej dokładnie wyjaśniamy, jakie kategorie wydatków obejmuje wspomniane określenie, a także wskazujemy, jakie są najbardziej skuteczne sposoby na ich obniżanie, po które bez wątpienia warto sięgnąć w obecnej rzeczywistości gospodarczej.
Co to są koszty ogólne działalności?
Koszty ogólne (nazywane również pośrednimi lub operacyjnymi) odnoszą się do bieżących wydatków, które firma ponosi w ramach swojej codziennej działalności, ale które nie są bezpośrednio związane z wytwarzaniem określonego produktu lub świadczeniem określonej usługi. Są to więc wydatki, które firma musi ponieść niezależnie od poziomu produkcji lub sprzedaży. Zaliczamy do nich przede wszystkim:
- czynsz lub opłaty leasingowe (wynajem lub dzierżawa powierzchni biurowej, magazynów lub innych obiektów),
- media (wydatki na energię elektryczną, wodę, gaz i inne media wymagane do prowadzenia działalności gospodarczej),
- wynagrodzenia i świadczenia dla personelu administracyjnego (wypłacane pracownikom pełniącym funkcje w dziale HR czy finansów),
- ubezpieczenia (zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne),
- materiały biurowe i sprzęt (wydatki na wyposażenie biura, komputery, drukarki, skanery i inne urządzenia potrzebne do codziennej działalności),
- podatki i licencje (np. podatek od nieruchomości)
- amortyzację (stopniowe zmniejszanie się wartości aktywów w czasie, które jest uwzględniane w sprawozdaniach finansowych),
- konserwację i naprawy (należności związane z naprawą sprzętu, maszyn i urządzeń),
- opłaty prawne i księgowe.
4 sposoby obniżania kosztów ogólnych
Efektywne zarządzanie kosztami ogólnymi ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania rentowności przedsiębiorstwa, zwłaszcza w czasach mniej stabilnej sytuacji gospodarczej. Z tego powodu firmy szukają sposobów na obniżenie tych wydatków – jednak bez negatywnego wpływu na działalność lub jakość produktów i usług. Najlepsze z nich, które mogą przynieść oczekiwane rezultaty w 2023 roku, przedstawiamy poniżej.
- Negocjowanie ustaleń z dostawcami
- Outsourcing wybranych procesów
- Przeprowadzenie audytu finansowego
- Jedno kompleksowe narzędzie
Pierwszym ze sposobów na obniżenie kosztów ogólnych jest negocjowanie ustaleń ze swoimi dotychczasowymi dostawcami (np. usług księgowych, materiałów, obsługi prawnej itd.), co może wymagać czasu i wysiłku, ale ma potencjał, by przynieść istotne oszczędności dla Twojego biznesu. Chcąc zdecydować się na takie działanie, zdefiniuj konkretne cele, jakie chciałbyś osiągnąć podczas negocjacji (np. niższe ceny, dłuższe okresy płatności czy rabaty za zakupy hurtowe) i co możesz w zamian zaproponować. Poszukaj również tańszych dostawców poprzez porównywanie dostępnych na rynku ofert (pod względem cen, jakości, terminów płatności i dostaw, a także historii współpracy). Znalezone oferty mogą być argumentem na obniżenie cen przez dotychczasowych dostawców, którzy będą chcieli Cię utrzymać.
Outsourcing polega na zlecaniu pewnych zadań lub procesów firmom zewnętrznym, które są specjalizowane w tych obszarach (takich jak np. księgowość, obsługa klienta, marketing, rekrutacja, IT czy produkcja). Może pomóc obniżyć koszty ogólne poprzez eliminację potrzeb w zakresie zatrudniania i szkolenia personelu wewnętrznego, a także zakupu i utrzymania sprzętu czy infrastruktury. Chcąc skorzystać z tego sposobu, powinieneś zacząć od identyfikacji procesów lub zadań w firmie, które mogą być poddane outsourcingowi – czyli wiążących się z istotnymi wydatkami lub wymagającymi specjalistycznej wiedzy.
Kolejnym ze sposobów na obniżenie może być zlecenie przeprowadzenia audytu finansowego, który wykonywany jest przez specjalizującą się w tym obszarze osobę. Chociaż ten proces stosowany jest zwykle w celu wyrażenia opinii o rzetelności sprawozdania finansowego, to może być również narzędziem pozwalającym zrozumieć źródła przychodów i wydatków. Tym samym pozwoli również ocenić, czy wszystkie koszty ogólne są rzeczywiście konieczne i uzasadnione. W ramach kolejnego kroku możliwe będzie z kolei poszukanie obszarów do poprawy – nie tylko w zakresie ich obniżania, ale także zwiększania rentowności firmy za pomocą innych sposobów.
Zamiast płacić, zazwyczaj w formie subskrypcji za wiele narzędzi, poszukaj alternatywy, która oferuje wszystkie (lub większość) funkcji potrzebnych Twojej firmie. Jednym z takich rozwiązań jest Firmbee, czyli rozbudowany system do zarządzania projektami i zespołami. Oprócz rozpisania zadań projektowych i przypisania do nich konkretnych użytkowników, możesz także przeprowadzić proces rekrutacji (system ATS), budować własne bazy kontaktów (CRM), zarządzać kalendarzem i to-do listą, kontrolować stany magazynowe, przygotowywać oferty dla klientów, wystawiać faktury oraz na bieżąco śledzić wpływy i wydatki. Odkryj możliwości Firmbee dzięki darmowej wersji!
Koszty ogólne – podsumowanie
Obniżanie kosztów ogólnych wbrew pozorom nie musi oznaczać cięć, które w negatywny sposób przekładają się na funkcjonowanie przedsiębiorstwa czy organizacji – lepszym określeniem w tym kontekście jest bez wątpienia „konieczna optymalizacja wydatków”. Celem każdego przedsiębiorstwa powinno być bowiem znalezienie sposobów na oszczędzanie środków przy jednoczesnym zachowaniu lub poprawie jakości produktów albo usług. Pierwszym krokiem, który na to pozwoli, jest bez wątpienia dokładna analiza przychodów oraz wydatków, co pozwoli zidentyfikować obszary, w których należy lub można poszukać oszczędności. W następnej kolejności można ustalić, na który ze sposobów (w tym wymienione powyżej) firma się decyduje – w zależności od swoich potrzeb oraz możliwości.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.
Autor: Andrzej Naborowski
Specjalista od rozwiązywania problemów. Posiada 5 różnych stopni naukowych i nieskończone pokłady motywacji, co czyni go idealnym przedsiębiorcą i menadżerem. Przy poszukiwaniu pracowników i partnerów biznesowych największe znaczenie ma dla niego otwartość i ciekawość świata.
