Wywodząca się z branży produkcyjnej japońska metoda Kanban (wdrożona przez Toyotę i służąca początkowo jedynie do zarządzania procesem) została przejęta przez firmy działające w innych sektorach i obecnie jest często wykorzystywana jako narzędzie wspomagające zarządzanie pracą. Jej zadaniem jest zapewnić, że każdy członek zespołu projektowego będzie osiągał swoją maksymalną wydajność w trakcie pracy, dbając jednocześnie o jej płynność i przewidując pojawienie się wąskich gardeł. Jak działa ta metoda i dlaczego wpływa pozytywnie na produktywność pracowników?

Jak Kanban może zwiększyć produktywność? – omówione zagadnienia

  1. Metoda Kanban – jakie są zasady?
  2. Jak Kanban zwiększa produktywność?
  3. Kanban a produktywność – sprawdź na własnej skórze

Metoda Kanban – jakie są zasady?

Metoda Kanban opiera się na trzech głównych zasadach: wizualizacja (japońskie słowo kanban oznacza właśnie sygnał wizualny), jednozadaniowość (ograniczanie pracy w toku) oraz zarządzanie strumieniem (przepływem pracy) w celu doskonalenia procesu.

W ramach pierwszej z opisanych zasad stosuje się specjalne, banalnie proste do wykonania i wykorzystywania tablice kanbanowe, które dzieli się na 3 części: do zrobienia (to do, dotycząca zaległości), w trakcie (doing, obejmująca zadania obecnie realizowane) oraz zrobione (done, zawierająca rzeczy wykonane). Każde znajdujące się na tablicy zadanie przypisane konkretnemu pracownikowi powinno przejść przez każdą z tych 3 kolumn, co ma zapewnić kontrolę nad przepływem pracy, świadomość, czym dana osoba zajmuje się w konkretnym momencie oraz możliwość wykrycia wąskich gardeł (np. opóźnień), które mogą wpłynąć negatywnie na działania firmy.

Jak Kanban zwiększa produktywność?

Metoda Kanban zakłada również, że należy ograniczać liczbę zadań w toku, czyli ustalać limit pracy ustalony dla danej osoby, co wynika z faktu, że multitasking nie przynosi (wbrew temu, co się często uważa) oczekiwanych efektów. Istotne jest także to, że stawia na ciągłą obserwację, która ma pozwolić na udoskonalenie procesu i powiększanie wydajności (poprzez dostrzeganie blokad czy wąskich gardeł, które mogą zagrozić osiągnięciu założonych rezultatów).

Jak Kanban zwiększa produktywność?

Poznanie i zrozumienie wymienionych powyżej elementów jest niezbędne do tego, by odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób Kanban wpływa na zwiększenie produktywności.

Zacznijmy od 1 zasady dotyczącej wizualizacji zadań. Jak wykazały badania prowadzone przez naukowców z MIT w 2014 roku, ludzki mózg przetwarza informacje przedstawione w formie wizualnej (obraz) 60 tys. razy szybciej niż w formie pisemnej (tekst). Co więcej, zgodnie z badaniami Social Science Research Network, 65% osób na świecie jest wzrokowcami, co oznacza, że łatwiej przyswajają informacje, patrząc na nie, niż o nich słuchając. Zwizualizowanie zadań do wykonania samo w sobie wpływa więc na zwiększenie produktywności, ponieważ uświadamia, ile obowiązków jest do wykonania i motywuje do realizowania jednego zadania po drugim.

Druga zasada dotyczy ograniczania pracy w toku. Za wskazaniem maksymalnej liczby dopuszczalnych zadań znajdujących się w danej kolumnie, stoi prawo Little’a, opracowane przez naukowca z MIT, Johna Little. W ramach tych badań wykazano, że pracujemy wolniej, jeśli na raz staramy się wykonać kilka zadań – a wyższą wydajność osiągamy wtedy, gdy skupimy się na realizacji jednego obowiązku , a następnie przejdziemy do kolejnego. Little stwierdził, że praca, którą możemy wykonać (przepustowość) równa jest liczbie zadań w toku podzielonych na nasze cykle (czas przetwarzania zadań). Z uwagi na tę zasadę uważa się, że każdy pracownik powinien mieć maksymalnie 3 zadania – w momencie przekroczenia mogą z kolei pojawić się problemy z wydajnością czy wąskie gardła. W biznesie multitasking uważa się za złudzenie, co potwierdzają liczne badania, m.in. naukowców z Kansas State University.

Istota trzeciej z opisanych zasad zawiera się w holenderskich badaniach, które wykazały, że sama obserwacja może być motorem napędowym do zmiany zachowań ludzkich. Prowadzone badania na gospodarstwach domowych wykazały, że rodziny z dobrze widocznymi licznikami energii elektrycznej zużywały o 30 procent mniej prądu niż ich sąsiedzi, których liczniki znajdowały się poza zasięgiem wzroku. Badacze twierdzą, że te rodziny otrzymały wizualną informację zwrotną, na podstawie której dokonały zmian w swoich zachowaniach – tak samo działa Kanban, ujawniając możliwość poprawy swoich działań (pozwala zlikwidować przestoje w pracy i wąskie gardła, a to wszystko w celu doskonalenia procesów).

Kanban a produktywność – sprawdź na własnej skórze

Jak widzisz, samo opracowanie metody Kanban nie było prowadzone w oderwaniu od rzeczywistości – efekty osiągane przez Toyotę i wymienione powyżej badania nad zachowaniami ludzkimi pokazują, że wykorzystywanie tablic (które są funkcją stworzonego przez nas oprogramowania do zarządzania Firmbee) pozwala zwiększyć efektywność. Metoda Kanban sprawdziła się już w przypadku członków zespołów pochodzących z różnych obszarów biznesu.

Przeczytaj także: Kreatywność i produktywność w miejscu pracy

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.

Jak Kanban może zwiększyć produktywność? caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Berecka

Karolina, jako project menadżerka jest ekspertem w poszukiwaniu nowych metod projektowania najlepszego systemu przepływu pracy i optymalizacji procesów. Jej umiejętności organizacyjne i zdolność do pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do zamieniania skomplikowanych projektów w rzeczywistość.