Faktura otrzymana drogą elektroniczną

Faktury przekazywane w formie elektronicznej zyskują coraz większą popularność. Dlaczego tak się dzieje? Faktury elektroniczne są bardzo wygodne w wysyłce. Dodatkową zaletą jest to, że bardzo szybko trafiają do kontrahentów. Dzięki temu skraca się czas oczekiwania na płatność za dostarczane towary lub wykonane usługi. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z takiego rozwiązania. Co zrobić, jeśli otrzymasz fakturę na swoją pocztę email? Czy ma ona taką samą moc prawną jak papierowa wersja faktury? Najważniejsze informacje na temat faktur otrzymywanych drogą elektroniczną znajdziesz w tym artykule.

Faktura otrzymana drogą elektroniczną

1. Co zrobić gdy na Twoją pocztę email trafi faktura?
2. Czy faktury otrzymane drogą elektroniczną trzeba wydrukować?
3. Czy faktura elektroniczna ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa?
4. Jak sprawdzić czy faktura elektroniczna jest autentyczna
5. Jak nie dać się nabrać na fałszywą fakturę

Co zrobić gdy na Twoją pocztę email trafi faktura?

Jeśli jesteś freelancerem lub prowadzisz mały biznes to nie tylko sprzedajesz swoje towary i usługi, ale czasem musisz też kupić coś, co jest związane z Twoją działalnością. Takie zakupy możesz zrobić w stacjonarnych sklepach. Otrzymasz wtedy papierową fakturę. Ale jeśli cenisz swój czas to lepszym rozwiązaniem są zakupy przez Internet. W tym przypadku nie zawsze otrzymasz fakturę w wersji papierowej. O wiele częściej możesz spotkać się z fakturą wysłaną w formie elektronicznej.

Co zrobić gdy trafi do Ciebie taka faktura? Sposób postępowania jest identyczny jak w przypadku faktury papierowej. Musisz opłacić ją w terminie wskazanym przez wystawcę. Jeśli korzystasz z programu księgowego lub aplikacji do fakturowania to sprawdź czy oferują one integrację z Twoim bankiem. Jeśli tak, to możesz wczytać taką fakturę do systemu i w prosty sposób zlecić przelew.

Natomiast jeśli nie korzystasz z takich udogodnień to musisz zalogować się do swojego banku i ręcznie wprowadzić wszystkie dane niezbędne do przelewu. Co będzie Ci do tego potrzebne? Płacąc za fakturę elektroniczną podaj jej numer, dane wystawcy i kwotę. Możesz też podać czego dotyczy taka faktura, ale nie jest to niezbędne do prawidłowej realizacji przelewu.

Czy faktury otrzymane drogą elektroniczną trzeba wydrukować?

Czasy, w których trzeba było wszystko drukować, już dawno minęły. Faktura elektroniczna nie wymaga drukowania. Dlaczego? Bo zawsze będziesz mieć do niej dostęp. Będzie w Twojej poczcie elektronicznej. Przecież nie drukujesz wszystkich maili, które do Ciebie przychodzą, prawda? Podobnie wygląda sprawa z fakturami elektronicznymi. Ich też nie musisz drukować.

Elektroniczna forma faktury ma pewne dodatkowe zalety. Jakie? W prosty sposób możesz ją wprowadzić do aplikacji księgowej lub innego programu, w którym zapisujesz swoje wydatki. Większość z nich ma funkcje, które pozwalają na import faktur w formacie PDF lub nawet wczytanie skanów faktur. Dzięki temu za pomocą kilku kliknięć możesz wprowadzić taką fakturę do programu księgowego. Jest to dobry sposób na pilnowanie terminów płatności, bo w takim programie możesz na bieżąco monitorować stan zobowiązań, które masz do uregulowania.

Czy faktura elektroniczna ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa?

W przypadku faktur nie ma znaczenia czy są wystawione w wersji papierowej, czy elektronicznej. Obie wersje są tak samo traktowane przez prawo. Bez względu na rodzaj faktury musisz przechowywać ją przez okres wymagany przez przepisy prawa. W przypadku faktury elektronicznej jest to znacznie łatwiejsze, bo nie potrzebujesz do tego specjalnego archiwum.

Jeśli używasz aplikacji do fakturowania to wszystkie faktury zakupowe masz na wyciągnięcie ręki. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które pozwoli Ci zaoszczędzić nie tylko papier, toner czy miejsce na przechowywanie dokumentów, ale co ważniejsze – również Twój czas.

Nie musisz się martwić o to czy faktury są przechowywane dostatecznie długo. Dobra aplikacja do fakturowania podpowie Ci ile czasu musisz trzymać faktury w swoim elektronicznym archiwum, żeby było to zgodne z przepisami podatkowymi obowiązującymi w Twoim kraju.

Jak sprawdzić czy faktura elektroniczna jest autentyczna

Najpierw sprawdź czy faktura pochodzi od firmy, z którą już współpracowałeś. Jeśli tak, to upewnij się czy jest na niej numer konta, na który już kiedyś wpłacałeś należności za otrzymane faktury. Jeśli jest podane inne konto bankowe to może po prostu dana firma zmieniła numer rachunku bankowego. To się zdarza. Ale zanim przelejesz pieniądze upewnij się, że nikt nie podszywa się pod taką firmę podając swój numer konta.

Jeśli masz wątpliwości czy powinieneś zapłacić za fakturę otrzymaną drogą elektroniczną to najlepiej będzie skontaktować się z firmą, która ją wystawiła. Może w natłoku zajęć zapomniałeś o złożonym zamówieniu i teraz zaskoczyła Cię faktura do zapłaty. Sprawdź czy rzeczywiście zamawiałeś taką usługę lub towar. Jeśli tak, to powinieneś opłacić tą fakturę. Nie lekceważ takiej wiadomości. Dlaczego?

Jeśli nie zapłacisz w terminie faktury za zamówione towary lub usługi, to ich sprzedawca może naliczyć Ci odsetki za nieterminową zapłatę. Możesz też stracić możliwość kupowania z odroczonym terminem płatności u takiego dostawcy. I nic dziwnego, bo przecież nikt nie lubi osób, które zalegają z płatnościami. Dlatego jeśli nie pamiętasz danego zakupu, to upewnij się telefonicznie lub mailowo u danego sprzedawcy, że nie doszło do żadnej pomyłki.

Jak nie dać się nabrać na fałszywą fakturę

A co jeśli faktura budzi Twoje wątpliwości? Czasem może się zdarzyć, ze ktoś będzie próbował wyłudzić od Ciebie pieniądze. Jeśli udostępniasz w Internecie dane swojej firmy, to ktoś nieuczciwy może próbować to wykorzystać wystawiając fakturę i wysyłając ją na Twojego maila. Jak nie dać się oszukać?

Jeśli faktura pochodzi od firmy, z którą wcześniej nie współpracowałeś to spróbuj skontaktować się z taką firmą i wyjaśnić sprawę. Może po prostu doszło do pomyłki. Takie rzeczy się zdarzają. Ale kontaktując się z wystawcą faktury najlepiej będzie skorzystać z danych, które znajdziesz w Internecie. Dlaczego?

W treści maila jako telefon do firmy oszust mógł podać swój numer telefonu. Jeśli zadzwonisz na ten numer to może Cię przekonywać, że faktura jest w porządku i powinieneś ją opłacić. Natomiast jeśli zadzwonisz na numer, który sam wyszukasz, to masz pewność, że dodzwonisz się we właściwe miejsce.

Wysyłanie sfałszowanych faktur i próba wyłudzenia zapłaty jest przestępstwem. Takie zdarzenie możesz zgłosić na policję. Na szczęście takie rzeczy nie zdarzają się zbyt często. Dlatego nie musisz się obawiać faktur, które otrzymujesz drogą elektroniczną, jednak zawsze warto zachować czujność.

Przeczytaj także: Co to jest faktura?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.