Co się dzieje, gdy klient odmawia zapłaty faktury? 5 praktycznych kroków

Faktura ma niezwykle szerokie zastosowanie w świecie biznesu. Prowadząc swój interes prędzej czy później spotkasz się z sytuacją, w której klient nie będzie chciał zapłacić za fakturę. W głowie może Ci się wtedy kłębić masa pytań: Jakie kroki poczynić, żeby otrzymać zapłatę? Czy konieczna będzie pomoc prawnika? Czy jest coś, co można zrobić we własnym zakresie? Ale nie musisz się martwić. Po przeczytaniu tego artykułu poznasz odpowiedzi na te pytania. I chociaż brak zapłaty od klienta może być frustrujący, to korzystając z naszych podpowiedzi bez problemu poradzisz sobie ze ściągnięciem większości płatności za zaległe faktury.

Co się dzieje, gdy klient odmawia zapłaty faktury?

1. Krok 1. Sprawdź poprawność danych na fakturze
2. Krok 2. Wyślij przypomnienie o zaległej płatności
3. Krok 3. Wyślij pismo z informacją o spóźnionej płatności
4. Krok 4. Wyślij ostateczne wezwanie do zapłaty
5. Krok 5. Przekaż sprawę do sądu

Krok 1. Sprawdź poprawność danych na fakturze

Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki zmierzające do uzyskania zapłaty za zaległą fakturę musisz upewnić się, że po Twojej stronie nie ma żadnego błędu. Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i pomyłki mogą przytrafić się każdemu. Dlatego sprawdź czy Twoja faktura jest wystawiona poprawnie. Drobny błąd w numerze konta bankowego może sprawić, że Twój klient, mimo najszczerszych chęci, nie będzie w stanie zapłacić za fakturę.

Nie jest to jedyna rzecz, którą powinieneś sprawdzić. Ważne jest również to czy faktura została wystawiona zgodnie z zamówieniem lub umową. Jeśli na fakturze podasz kwotę do zapłaty wyższą niż na umowie, to nie ma co się dziwić, że klient nie będzie chciał za nią zapłacić. W takim wypadku konieczne będzie wystawienie noty kredytowej.

Podobna sytuacja będzie miała miejsce jeśli klient nie zaakceptuje wykonanej przez Ciebie pracy. W tym wypadku, żeby otrzymać zapłatę za wykonane usługi może będziesz musiał dokonać poprawek. Sprawdź również czy na fakturze podałeś prawidłowe dane klienta i czy wysłałeś ją na właściwy adres. Zobacz też jaki wpisałeś sposób zapłaty i termin płatności. Jeśli jesteś pewien, że z Twoją fakturą jest wszystko w porządku, to możesz przejść do następnego kroku.

Krok 2. Wyślij przypomnienie o zaległej płatności

Brak płatności za fakturę może być wynikiem zwykłego niedopatrzenia. Każdemu może zdarzyć się opóźnienie w płatnościach. Dlatego pierwsze przypomnienie, które będziesz wysyłać klientowi powinno być utrzymane w przyjaznym tonie. Nie powinieneś od razu wytaczać najcięższych dział. Brak płatności może wynikać ze zwykłego nieporozumienia. Z tego względu warto zadbać o dobre relacje z kontrahentem i nie stawiać od razu sprawy na ostrzu noża.

Jak powinna wyglądać treść takiego przypomnienia? Zamieść w nim jasne i rzeczowe informacje. Przedstaw fakty, bądź uprzejmy, ale zarazem stanowczy. Podaj jaka praca została wykonana lub jakie towary sprzedałeś swojemu klientowi. Możesz dołączyć kopię faktury. Niewykluczone, że Twój klient po prostu gdzieś ją zagubił i po takim przypomnieniu ureguluje swoje zobowiązanie. Wskaż kiedy upłynął termin płatności, ale na tym etapie nie wyznaczaj jeszcze nowego terminu. Na to przyjdzie czas w kolejnych krokach. Możesz też podać całkowitą kwotę do zapłaty. Poczekaj kilka dni na reakcje klienta. Po tym czasie możesz wysłać kolejne przypomnienie.

Jak wysłać taką informację? Najlepiej jeśli będzie to e-mail. To szybka i skuteczna forma kontaktu. Nie zapomnij zaznaczyć w opcjach poczty potwierdzenia odbioru. Co prawda nie masz gwarancji na to, że Twój klient potwierdzi otrzymanie maila. Ale jeśli to zrobi, to plus dla Ciebie. Może się to przydać w późniejszym etapie dochodzenia należności. A co zrobić gdy klient nie przyśle potwierdzenia odbioru wiadomości? Możesz wykonać telefon z zapytaniem czy mail doszedł. Jednak pamiętaj, że rozmowa telefoniczna nie jest niezbitym dowodem na załatwienie sprawy. Dlatego możesz po paru dniach wysłać kolejnego maila. Jeśli nie przyniesie to spodziewanego rezultatu to będziesz musiał przejść do kolejnego kroku.

Krok 3. Wyślij pismo z informacją o spóźnionej płatności

Takie pismo powinno rzeczowo opisywać fakty. Nie możesz zawyżać kwoty do zapłaty. Wszelkie dane muszą się zgadzać ze stanem faktycznym. Pamiętaj o tym, że pismo ponaglające do zapłaty może stanowić później dowód w sprawie sądowej. Z tego powodu nawet drobne nieścisłości z pewnością będą działać na Twoją niekorzyść. Dlatego dołóż wszelkich starań, żeby dokładnie udokumentować powstałą zaległość. Pismo napisz w spokojnym tonie, zwłaszcza jeśli Twój klient po raz pierwszy zalega z płatnością za fakturę. Nie chcesz przecież stracić klienta przez zbyt przesadzoną reakcję. Jednak pamiętaj o tym, że musisz też dbać o swoje interesy. Przedstaw sprawę jasno. Możesz wspomnieć, że do czasu uregulowania zaległości wstrzymujesz dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz klienta.

Ponieważ jest to oficjalne pismo to powinieneś wysłać je pocztą. Najlepiej będzie skorzystać z przesyłki poleconej, żeby mieć pewność, że klient je otrzymał. Możesz też użyć zwrotnego potwierdzenia odbioru. Na tym etapie sprawy nie musisz jeszcze korzystać z usług prawnika. Chociaż pismo z kancelarii prawnej może wywrzeć na kliencie większe wrażenie, to jednak usługi prawnicze mają też swoją cenę. Dlatego możesz spróbować samemu napisać takie pismo, a z pomocy prawnika skorzystać dopiero przy następnych krokach.

Krok 4. Wyślij pismo z informacją o spóźnionej płatności

Jest to ostatni krok przed skierowaniem sprawy do sądu. Z treści pisma powinno jasno wynikać czego oczekujesz od swojego klienta. Co prawda nie ma prawnie ustalonego wzoru takiego pisma, ale powinno ono przedstawiać wszystkie fakty i szczegóły związane z niezapłaconą fakturą. Opisz w nim wszystkie okoliczności związane z długiem. Podaj kwotę zaległości i wskaż z czego ona wynika. Dokładnie wylicz należne Ci odsetki za opóźnienie. Dobrze napisane wezwanie do zapłaty pokaże, że traktujesz sprawę poważnie. Jest to wyraźny sygnał dla klienta, że w razie braku wpłaty nie zawahasz się skorzystać z sądowego trybu odzyskania należności.

Trzeba przyznać, że sprawy sądowe są czasochłonne i kosztowne. Dlatego pismo, które wyślesz daje ostatnią możliwość pozasądowego rozstrzygnięcia sprawy. Wyznacz rozsądny termin na wpłatę zaległości. Najczęściej stosuje się termin wynoszący 14 dni. Do pisma możesz też dołączyć dokumenty potwierdzające powstanie długu. Może to być potwierdzenie odebrania towaru przez klienta lub protokół przyjęcia prac, które wykonałeś na jego rzecz. Jeśli posiadasz pisemną umowę to również możesz ją dołączyć do takiej korespondencji. Pamiętaj, że jeśli ze swoim klientem ustalałeś coś mailowo, to również jest to wiążące i ma taką samą moc jak papierowa umowa.

Na końcu pisma zamieść informację, że w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie skierujesz sprawę do sądu, co będzie się wiązać z dodatkowymi kosztami dla klienta. Dodaj, że może ich uniknąć, jeśli ureguluje swój dług w podanym przez Ciebie terminie. Jeśli po tym czasie nadal na Twoim koncie nie będzie wpłaty od dłużnika, to będziesz musiał przejść do ostatniego kroku.

Krok 5. Przekaż sprawę do sądu

Jeśli klient nadal uchyla się od zapłaty nie pozostaje Ci nic innego jak skierowanie sprawy do sądu. Na tym etapie warto skorzystać z pomocy prawnika, zwłaszcza jeśli wartość niezapłaconej faktury jest spora. Nawet niewielkie błędy w piśmie procesowym mogą spowodować odrzucenie pozwu przez sąd. Dlatego w przypadku próby odzyskania dużych kwot lepiej będzie skorzystać z pomocy specjalistów.

A co jeśli wartość spornej faktury jest niewielka? Koszt związany z zatrudnieniem prawnika może być niewspółmierny do wartości długu. W tym wypadku najczęściej będziesz mógł skorzystać z uproszczonej procedury sądowej i swoją sprawę przedstawić bez pomocy prawnika. W zależności od kraju, w którym prowadzisz swój biznes, mogą obowiązywać różne limity uprawniające do skorzystania z uproszczonego trybu postępowania.

Niezależnie od rozwiązań stosowanych w poszczególnych krajach, wspólną cechą tego trybu sądowego jest zaoczne rozpatrywanie wniosków, co oznacza, że nie będziesz musiał stawić się na rozprawie. Sąd zbada sprawę i wyda wyrok na podstawie dostarczonych dokumentów. Z tego względu musisz zadbać o to, żeby cała dokumentacja przekazana do sądu była spójna i jednoznacznie wskazywała na Twoje racje. Postępowanie sądowe może potrwać trochę czasu, a czasami wiąże się też z obowiązkiem wniesienia opłaty sądowej, ale niekiedy będzie jedynym sposobem na odzyskanie należności od klienta, który nie chce zapłacić za fakturę.

Przeczytaj także: Co to jest faktura?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.