Czym jest wiedza plemienna (tribal knowledge) w organizacji?

Nowy pracownik w trakcie swoich pierwszych dni w pracy (w ramach procesu onboardingu) odbywa szereg szkoleń, podczas których przekazywane są mu niezbędne informacje – o firmie, zespole, obowiązkach, celach do zrealizowania, sposobach działania itd.

Tego typu wiadomości znajdują się zwykle w skrupulatnie dopracowanych dokumentach, prezentacjach, instrukcjach dostępnych na firmowym oraz zespołowym dysku. Oprócz tych oficjalnych elementów w każdym przedsiębiorstwie czy organizacji istnieje jednak inny, mniej formalny i bardziej ukryty aspekt, który ma podobny wpływ na skuteczność realizowanych działań co wszelkie uzgodnione procedury – tzw. wiedza plemienna. Poniżej wyjaśniamy, na czym dokładnie polega oraz jakie jest jej znaczenie w kontekście organizacyjnym.

Co to jest wiedza plemienna?

Wiedza plemienna odnosi się do nieformalnych, praktycznych informacji, umiejętności czy wskazówek, które są zgromadzone wewnątrz danej organizacji lub społeczności, jednak nie w formie udokumentowanej czy szeroko dostępnej. Przekazywana jest najczęściej ustnie w trakcie interakcji pomiędzy poszczególnymi członkami grupy.

W przypadku biznesu rozwija się w wyniku doświadczeń, praktyk, przekonań i zwyczajów wewnątrz grupy ludzi, często w oparciu o długotrwałe relacje i współpracę. Może dotyczyć m.in. niuansów, nietypowych przypadków, skomplikowanych problemów, wartościowych rozwiązań lub praktycznych sztuczek, które członkowie organizacji nabywają w trakcie swojej pracy i interakcji z innymi (np. w ramach relacji z klientami).

Jakie korzyści płyną z wiedzy plemiennej?

Nieformalne i nieudokumentowane informacje często kształtują praktyki, decyzje i wyniki organizacji w podobnym stopniu co oficjalne wiadomości. Należy wskazać, że przede wszystkim zawierają sposoby radzenia sobie z nietypowymi lub skomplikowanymi problemami, które nie są zawarte w formalnych dokumentach, co może pomóc w szybkim i efektywnym rozwiązaniu trudnych sytuacji. Jednocześnie pozwalają udoskonalić realizowane procesy, które wpływają na jakość dostarczanych produktów czy realizowanych usług. Wśród dodatkowych korzyści związanych z wykorzystywaniem wiedzy plemiennej wymienimy m.in.:

• a) efektywne wykorzystanie zasobów (oszczędność czasu, pieniędzy i energii),
• b) szybsze wdrożenie w obowiązki (unikanie popełniania tych samych błędów co wcześniejsi pracownicy).
• c) wzmocnienie relacji między pracownikami (przekazywanie informacji wymaga interakcji),
• d) zwiększanie elastyczności (realizowanie alternatywnych podejść i sposobów działania w sytuacjach, w których standardowe metody nie są skuteczne),
• e) zapewnianie kontekstu (nieformalne informacje zawierają zazwyczaj historie, które pomagają zrozumieć, dlaczego pewne praktyki są wdrażane, a decyzje podejmowane).

Jakie są ograniczenia wiedzy plemiennej?

Chociaż bez wątpienia wiedza plemienna – z uwagi na fakt, że zawiera kontekst niedostępny w oficjalnych dokumentach – jest niezwykle cenna, to wiążą się z nią pewne ograniczenia. Najważniejsze z nich wymieniamy poniżej.

• Możliwe odejście pracownika – jeśli nieformalne informacje nie zostaną przekazane innym osobom (np. w formie szkoleń wewnętrznych czy w ramach spotkań mentoringowych), bardzo prawdopodobne jest, że wraz z odejściem wartościowego pracownika same znikną z organizacji.
• Brak spójności – poszczególni członkowie grupy mogą posiadać różne interpretacje i podejścia do tych samych problemów, co może prowadzić do braku spójności w działaniach organizacji.
• Trudności w skalowalności – przy informacjach i umiejętnościach przekazywanych ustnie lub w inny nieformalny sposób można natrafić na trudności w sytuacji konieczności przekazania ich dużej liczbie pracowników.
• Brak innowacyjności – osoby polegające na tradycyjnych, znanych praktykach mogą wyrażać opór wobec zmian i wstrzymywać wprowadzanie nowych pomysłów, rozwiązań i innowacji.
• Ograniczone zastosowanie w nowych kontekstach – posiadane informacje często są dostosowane do konkretnych warunków, przez co przeniesienie ich do nowych sytuacji może być utrudnione lub niewłaściwe (zwłaszcza w przypadku dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego i oczekiwań oraz potrzeb klientów).

Jak uzyskać wiedzę plemienną od swoich pracowników?

W tym zadaniu pomoże Ci narzędzie do zarządzania projektami i zespołami – Firmbee. Dostępna w systemie funkcja check-ins umożliwia tworzenie powtarzalnych i zautomatyzowanych pytań, które możesz wysyłać do członków swojego zespołu (wszystkich, bądź tylko wybranych). Takie cykliczne pytania pomogą Ci być na bieżąco z doświadczeniami i spostrzeżeniami poszczególnych pracowników, na podstawie których możesz stworzyć następnie bazę wiedzy.

Wiedza plemienna – podsumowanie

Zarządzanie wiedzą plemienną jest kluczowym wyzwaniem dla organizacji, które chcą skutecznie wykorzystać nieformalne informacje zgromadzone wewnątrz swoich zespołów. W tym zakresie pomocne mogą być takie działania jak m.in. wdrożenie programów mentorskich (w celu przekazywania doświadczenia przez starszych pracowników), organizacja regularnych spotkań i dyskusji (by zapewnić możliwość transferu informacji np. w ramach analizy przypadków) czy poszukanie sposobu na udokumentowanie (np. w formie FAQ, case studies czy wewnętrznych poradników).

Wszystkie realizowane działania muszą mieć jednak na celu stworzenie kultury dzielenia się i doceniania różnorodności umiejętności oraz perspektyw. Tylko w taki sposób przedsiębiorstwo będzie mogło efektywnie korzystać z dostępnych rodzajów, minimalizując jednocześnie istniejące ryzyko.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.