Czym jest schemat organizacyjny?

Co jest niezbędne do tego, by firma czy instytucja – bez względu na swoją wielkość – funkcjonowała efektywnie i harmonijnie, realizując po kolei każdy z wyznaczonych celów? Można wskazać różne elementy: od odpowiednio dobranego zespołu posiadającego niezbędne kompetencje, przez dopasowaną do potrzeb grupy odbiorczej strategię działania, aż po zaplecze w postaci wyposażenia we wszystkie potrzebne zasoby.

Niezwykle duże znaczenie ma jeszcze jeden element, jakim jest sprawnie działająca struktura. Wszelkie tego typu zależności i odpowiedzialności skutecznie wizualizuje z kolei tzw. schemat organizacyjny. Poniżej wyjaśniamy, na czym dokładnie polega to narzędzie, a także wskazujemy, jakie korzyści jego stosowanie niesie za sobą dla firm oraz instytucji działających w różnych branżach.

Co to jest schemat organizacyjny?

Schemat organizacyjny to wbrew pozorom nie zwykły, prosty rysunek, ale kompleksowe narzędzie zarządzania, które umożliwia przedstawienie – ale przede wszystkim zrozumienie – struktury danej firmy, instytucji czy innego podmiotu. Jest to graficzna wizualizacja hierarchii (od najwyższego do najniższego szczebla), podziału obowiązków oraz powiązań pomiędzy poszczególnymi jednostkami (różnymi zespołami lub osobami).

Stanowi użyteczne narzędzie dla pracowników (zwłaszcza tych, którzy dopiero zaczynają pracę), ponieważ pomaga zrozumieć strukturę firmy czy instytucji, jasno określa rolę każdej jednostki i zapewnia przejrzystość w zakresie odpowiedzialności i kompetencji. Może być również przydatny dla osób zewnętrznych (np. potencjalnych inwestorów czy partnerów), którzy chcą wiedzieć, jak działa dana firma lub instytucja. Istota schematu organizacyjnego leży więc w zapewnieniu przejrzystości i skutecznego zarządzania posiadanymi zasobami

Co zawiera schemat organizacyjny?

Istnieją różne rodzaje opisywanego narzędzia (od hierarchicznego, przez funkcyjny, aż po macierzowy, czyli skupiony na realizowanych projektach). To, jakie dokładnie elementy zostaną na nim uwzględnione, zależy więc oczywiście od konkretnego przypadku (zwłaszcza wielkości podmiotu oraz branży, w której działa). Najczęściej jednak zawiera informacje o takich elementach jak:

• kadra zarządzająca – w najwyższej części wizualizacji umieszczone są najważniejsze stanowiska kierownicze odpowiedzialne za podejmowanie kluczowych dot. dotyczących całej firmy czy instytucji. W tym miejscu zwykle pojawiają się takie osoby jak prezes, zastępca prezesa, dyrektorzy generalni (takich obszarów jak HR, marketing, rozwój, sprzedaż itd.), a niekiedy również najwyżsi menedżerowie,
• poszczególne działy lub departamenty – każdy dział (np. marketingu, HR, IT, sprzedaży, prawny i compliance itp.) jest reprezentowany przez odrębny blok, a wewnątrz niego znajdują się indywidualne stanowiska i role (w ramach działów mogą również istnieć zespoły odpowiedzialne za konkretny obszar, np. w ramach działu marketingu zespół komunikacji, performance oraz działań zewnętrznych),
• podział na stanowiska – w obrębie każdego działu lub departamentu wymienione są również konkretne stanowiska, które występują w danej firmie czy instytucji (od dyrektorów, przez starszych i młodszych specjalistów, aż po praktykantów i stażystów), często wraz z przypisanymi im obowiązkami,
• linie komunikacji i podległości – w ramach graficznego przedstawienia struktury wskazuje się również, kto jest odpowiedzialny za raportowanie swoich działań i do kogo taki raport musi złożyć,
• klucz/legenda – graficzna wizualizacja często zawiera również klucz lub legendę, które objaśniają znaczenie różnych symboli i linii używanych w diagramie. Dzięki temu wszyscy użytkownicy mogą łatwo odczytać strukturę, rozumiejąc, jakie jest znaczenie wszystkich poszczególnych elementów.

Dlaczego firma powinna posiadać schemat organizacyjny?

Co dobrego przynosi przygotowanie schematu organizacyjnego? Przede wszystkim w ten sposób pracownicy mogą łatwiej zrozumieć swoje miejsce w strukturze – wiedzą, jakie są ich zadania, przed kim dokładnie odpowiadają (zarówno w ramach podstawowego, jak i wyższego poziomu) oraz do kogo mogą się zwrócić w razie problemu.

Co więcej, jeśli potrzebują wsparcia osoby z innego działu, mogą sobie sprawdzić w strukturze, kto odpowiada za dany obszar i mieć pewność (w większości przypadków), że skierowali daną kwestię do właściwej osoby. W ten sposób jasno zdefiniowane linie komunikacji oraz odpowiedzialności pomagają uniknąć niejasności i przestojów w pracy. Jednocześnie opisywana graficzna wizualizacja umożliwia również identyfikację obszarów, w których występują luki lub zbyt duże obciążenie pracą, co pozwala na bardziej efektywne rozplanowanie działań.

Schemat organizacyjny – podsumowanie

Z uwagi na wymienione powyżej korzyści można z całą pewnością stwierdzić, że zarządzanie firmą, instytucją lub innym podmiotem bez schematu organizacyjnego byłoby dużo trudniejsze. Komunikacja byłaby bardziej rozciągnięcia w czasie, decyzje mniej przemyślane (ze względu na brak pełnej wiedzy na temat struktury i powiązań wewnętrznych), a zasoby wykorzystywane w niezoptymalizowany sposób.

To narzędzie ułatwia zarządzanie, umożliwiając jednocześnie zrozumienie firmy czy instytucji jako całości oraz identyfikację obszarów, w których można wdrożyć ulepszenia i zmiany na rzecz dalszego rozwoju i sukcesu. Tym samym każda firma i instytucja – nawet niewielka – powinna zadbać o stworzenie precyzyjnego i (co ma kluczowe znaczenie) aktualnego schematu organizacyjnego.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.