Czym jest macierz odpowiedzialności?

Opóźnienia w projektach czy realizowanych procesach powstają z różnych przyczyn – zaczynając od niewłaściwego rozplanowania zasobów, przez trudności komunikacyjne, aż po niewystarczającą wiedzę i umiejętności. Jednym z powodów takiej sytuacji może być również brak jasno przypisanych ról i zadań do wykonania w przypadku każdej osoby.

W czasach, w których projekty są coraz bardziej kompleksowe i wieloaspektowe, a zespoły w nie zaangażowane liczą wiele osób o różnych kompetencjach, zapewnienie klarownego podziału obowiązków staje się kluczowe. W tym obszarze pomocne może być narzędzie, jakim jest macierz odpowiedzialności (ang. Responsibility Matrix, zwana również RACI Matrix). Poniżej dokładnie omawiamy, co to za rozwiązanie i w jaki sposób może wesprzeć prowadzone przez Ciebie działania.

Macierz odpowiedzialności – co to za narzędzie?

Macierz odpowiedzialności to narzędzie zarządzania projektami i organizacjami, które ma na celu przypisanie konkretnej osoby do poszczególnych zadań lub działań w ramach danego projektu czy procesu. Jej zastosowanie pomaga w skutecznym zarządzaniu obowiązkami – zapewnia klarowność w podziale, minimalizuje ryzyko przeoczenia czynności do wykonania oraz usprawnia komunikację (w sytuacji, gdy jedna osoba ze swoimi obowiązkami jest zależna od drugiej).

Tym samym wykorzystywanie tego narzędzia ułatwia planowanie oraz monitorowanie postępu, umożliwiając jednocześnie osiąganie wyznaczonych celów. Opisywane rozwiązanie stosowane jest obecnie przez przedsiębiorstwa działające w różnych branżach, a także organizacje tzw. trzeciego sektora.

Jak wygląda macierz odpowiedzialności?

To, jak dokładnie będzie wyglądać macierz odpowiedzialności, może zostać dostosowane do konkretnego zespołu, projektu czy organizacji. Najczęściej jednak przedstawia się ją w formie tabeli, gdzie zadania lub elementy projektu znajdują się w jednym wymiarze (np. w kolumnach), a przypisane im osoby lub zespoły w drugim wymiarze (np. w wierszach).

W większych projektach lub organizacjach tabela może być bardziej rozbudowana (np. obejmować również poziomy decyzyjne). Do wskazania ról przypisanym poszczególnym osobom wykorzystuje się wskazane poniżej oznaczenia (które wyjaśniają inną nazwę tego narzędzia – RACI):

• R – Responsible – osoba, która ma obowiązek wykonać dane zadanie,
• A – Accountable – osoba, która musi zaakceptować wykonanie danego zadania,
• C – Consulted – osoba, która posiada specjalistyczną wiedzę i może pomóc w wykonaniu danego zadania,
• I – Informed – osoba, która musi być informowana o postępie zadania, ale nie jest aktywnie zaangażowana w jego realizację.

Korzyści stosowania macierzy RACI

Głównym celem zastosowania opisywanego narzędzia jest precyzyjne zdefiniowanie, kto jest odpowiedzialny za wykonanie danego zadania, co eliminuje niejasności i rozbieżności w zrozumieniu obowiązków, zmniejszając ryzyko popełnienia błędów (zwłaszcza duplikacji zadań lub ich przeoczenia). To jednak nie jedyna korzyść, jaka płynie z takiego podejścia do realizowanych projektów i procesów. Macierz odpowiedzialności pozwala również:

• poprawić komunikację w zespole – kiedy każdy wie, jakie role i zadania przypisane są zarówno jemu, jak i innym, codzienna komunikacja oraz współpraca stają się łatwiejsze i płynniejsze,
• zapewnić efektywne zarządzanie zasobami – przypisanie poszczególnych zadań osobom o najlepszych do jego wykonania kompetencjach pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów (i jednocześnie zadbanie o to, by zadania zostały w miarę możliwości równo podzielone). Jednocześnie wspiera zamknięcie się w przewidzianym budżecie,
• skutecznie zarządzać ryzykiem – poprzez przypisanie roli zatwierdzającego (Accountable) dla każdego zadania można dokładnie określić osobę podejmującą ostateczną decyzję i w ten sposób zapobiec potencjalnym problemom,
• usprawnić procesy biznesowe – narzędzie umożliwia również identyfikację kluczowych zadań, co pozwala na przemyślenie procesów biznesowych i uniknięcie zbędnych opóźnień lub luk w działaniach.

Macierz odpowiedzialności – podsumowanie

Omawiane narzędzie pomaga w zapewnieniu przejrzystości w podziale zadań, dzięki czemu możliwe jest zminimalizowanie opóźnień, eliminacja rozbieżności w zrozumieniu swojej roli oraz zapewnienie harmonijnego współdziałania wszystkich uczestników projektu.

Przy korzystaniu z macierzy odpowiedzialności kluczowe jest jednak, aby zadania zostały przypisane zgodnie z rzeczywistymi umiejętnościami i kompetencjami poszczególnych osób, by każdy członek zespołu miał wyraźnie określone role oraz wiedział, czego od niego oczekuje się w trakcie realizacji projektu. Trzeba również pamiętać, by narzędzie było regularnie aktualizowane w miarę postępu prac i wprowadzania zmian w projekcie. W taki sposób zadba się o dostosowanie do zmieniającej się sytuacji, zapobiegnie konfliktom i utrzyma płynności realizowanych działań.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.