Co to jest uzgadnianie faktur?

Uzgadnianie faktur to proces polegający na porównaniu danych z faktur z wyciągiem bankowym. Jest to ważne zadanie w każdej firmie. Dotyczy to zarówno faktur za zakupione przez Ciebie towary i usługi, jak i tych, które Ty wystawiłeś swoim klientom. Dzięki temu możesz sprawdzić czy nie opóźniasz się z płatnościami za firmowe zakupy. Dowiesz się też czy Twoi klienci opłacili już wystawione przez Ciebie faktury. Pozwoli Ci to na lepszą kontrolę nad należnościami. Z tego artykułu dowiesz się dlaczego uzgadnianie faktur jest istotnym elementem procesu.

Co to jest uzgadnianie faktur? – omówione zagadnienia

1. Jak uzgodnić faktury przychodzące?
2. Jakie są korzyści z uzgadniania faktur przychodzących?
3. Jak uzgodnić faktury wychodzące?
4. Jakie są korzyści z uzgadniania faktur wychodzących?
5. Czy faktury można uzgadniać ręcznie?
6. Jak usprawnić uzgadnianie faktur?

Jak uzgodnić faktury przychodzące?

Za każdy towar zakupiony na firmę otrzymujesz fakturę. Podobnie sprawa wygląda w przypadku zakupionych usług – one również są dokumentowane fakturami. Jeśli Twoja firma działa od niedawna być może nie każdy będzie chciał sprzedać Ci swoje produkty lub usługi z odroczonym terminem płatności. W tym wypadku będziesz musiał regulować swoje zobowiązania za pomocą gotówki. Ten sposób zapłaty powoduje, że nie musisz uzgadniać takich faktur. W przypadku faktury gotówkowej zawsze masz pewność, że została ona opłacona.

Z biegiem czasu, kiedy wyrobisz sobie dobrą markę, coraz więcej firm będzie skłonnych sprzedawać Ci swoje wyroby stosując odroczony termin płatności. Jest to dla Ciebie korzystne, bo przy takich zakupach nie musisz od razu angażować swoich środków. Ale wiąże się to z koniecznością pilnowania terminów płatności. Pomoże w tym uzgadnianie faktur. Jak przeprowadzić takie uzgodnienie?

Trzeba porównać faktury przychodzące, czyli takie, które otrzymałeś od innych firm, z Twoim rachunkiem bankowym. Żeby ułatwić sobie pracę możesz wyfiltrować przelewy wychodzące. Dzięki temu otrzymasz listę transakcji, w których przelewałeś pieniądze innym firmom i osobom. Kiedy będziesz miał w ręku taką listę najpierw trzeba porównać kwoty z faktur z kwotami, jakie znajdują się na wyciągu bankowym. Gdy znajdziesz już przelew na kwotę, która widnieje na fakturze, to sprawdź czy pieniądze trafiły do właściwego odbiorcy. Jak to zrobić? Wystarczy porównać dane wystawcy faktury z danymi odbiorcy przelewu. Jeśli wszystko się zgadza to możesz taką fakturę odhaczyć jako zapłaconą.

Jakie są korzyści z uzgadniania faktur przychodzących?

Dlaczego uzgadnianie faktur przychodzących do Twojej firmy jest takie ważne? Pomoże Ci to w dopilnowaniu terminów płatności. Jeśli podczas uzgadniania zostaną Ci jakieś faktury, do których nie znajdziesz przelewów wychodzących będzie to oznaczać, że jeszcze nie zapłaciłeś za nie. W takim wypadku sprawdź czy nie został przekroczony termin płatności. Może po prostu przelewy za te faktury jeszcze nie zeszły z Twojego konta i znajdują się w przelewach oczekujących na realizację. Jeśli tak jest, to nie ma powodów do obaw. Gorzej jeśli termin płatności już upłynął, a Ty nie zapłaciłeś za taką fakturę. W tym wypadku najlepiej będzie jak najszybciej uregulować zaległe płatności.

Zapłata po terminie może mieć dla Ciebie negatywne skutki. Jakie? Za nieterminową płatność wystawca faktury może doliczyć Ci odsetki. Płatność po terminie może również skutkować utratą przyznanych rabatów. Na pewno też niekorzystnie wpływa to na Twój wizerunek, bo przecież nikt nie lubi osób, które spóźniają się z płatnością. Uzgadnianie otrzymanych faktur pomoże uniknąć tego typu problemów. Dzięki temu swoje zobowiązania będziesz mógł regulować na czas.

Jak uzgadniać faktury wychodzące?

Faktury wychodzące to te, które wystawiłeś swoim klientom. Uzgadnianie faktur wychodzących pomoże Ci w pilnowaniu swoich należności. Dzięki temu procesowi będziesz wiedział kto już Ci zapłacił, a kto jeszcze zalega z płatnością. Jak w praktyce wygląda uzgadnianie takich faktur?

Trzeba porównać dane z wyciągów bankowych z wystawionymi fakturami. Pracę można sobie ułatwić poprzez wyfiltrowanie przelewów przychodzących. Otrzymasz wtedy listę wszystkich wpływów na Twoje konto. Następnie do kwot, jakie wpłynęły na konto, trzeba dopasować faktury. Warto dokładnie sprawdzić czy dane osoby lub firmy, która wysłała pieniądze, zgadzają się z danymi nabywcy podanymi na wystawionej przez Ciebie fakturze.

Szczególną ostrożność podczas uzgadniania faktur musisz zachować wtedy, gdy dla różnych klientów wystawiłeś faktury na taką samą kwotę. Brak dokładności w uzgadnianiu mógłby spowodować, że przyporządkujesz płatność nie do tego klienta, do którego powinieneś. W uniknięciu takich pomyłek może pomóc sprawdzanie tytułów przelewów. Jeśli ktoś podał za jaką fakturę płaci to będzie Ci łatwiej przyporządkować taki wpływ na konto do odpowiedniej faktury. A dlaczego uzgadnianie faktur wychodzących jest takie ważne?

Jakie są korzyści z uzgadniania faktur wychodzących?

Uzgadnianie faktur wychodzących daje Ci wgląd w bieżącą sytuację finansową . Dzięki temu wiesz za które faktury już otrzymałeś pieniądze. Wiesz też na jakie wpływy na konto możesz liczyć w najbliższej przyszłości. Wyłapiesz również te osoby lub firmy, które spóźniają się z uregulowaniem płatności za zakupione u Ciebie produkty lub usługi. Dzięki tej wiedzy możesz podjąć starania, które doprowadzą do tego, że takie osoby uregulują swoje zobowiązania wobec Ciebie. Jeśli zwlekasz zbyt długo z przypomnieniem dłużnikom o zapłacie to może być Ci trudniej odzyskać należne Ci pieniądze. Dlatego nie warto zaniedbywać uzgadniania faktur.

Czy faktury można uzgadniać ręcznie?

Jeśli wystawiasz niewiele faktur to ich uzgodnienie nie zajmie Ci wiele czasu. Podobnie jeśli nie masz zbyt wielu faktur kosztowych to sprawdzenie czy zapłaciłeś za wszystkie faktury przychodzące nie powinno być trudne. Przy niewielkich ilościach dokumentów można sobie z tym poradzić prowadząc uzgodnienia ręcznie. Pomocne może być sporządzenie listy otrzymanych faktur. Na takiej liście odhaczysz, które z nich są już zapłacone, a które jeszcze czekają na zapłacenie. Podobną listę możesz zrobić wymieniając na niej faktury, które Ty wystawiłeś. Tutaj odhaczysz od kogo otrzymałeś już pieniądze, a kto jeszcze Ci nie zapłacił.

Pracę przy uzgodnieniach może ułatwić na przykład dobrze przygotowany arkusz kalkulacyjny. Warto też uzgadniane faktury ułożyć chronologicznie. Dobrą praktyką jest systematyczne uzgadnianie faktur. Opłacone faktury przychodzące odznaczaj od razu po wykonaniu przelewu. Regularnie sprawdzaj wpływy na konto i odznaczaj faktury, za które otrzymałeś już płatność. Jeśli robisz to rzadko, to na pewno zajmie Ci to więcej czasu niż wtedy, gdybyś uzgodnień dokonywał na bieżąco. Jednak jeśli masz dużo dokumentów to ręczne uzgadnianie faktur może nie być najlepszym rozwiązaniem. Dotyczy to zarówno faktur otrzymanych, jak i wystawionych przez Ciebie. Co zatem zrobić, żeby ułatwić sobie tą pracę?

Jak usprawnić uzgadnianie faktur?

Z pomocą przychodzi automatyzacja. Przy dużej ilości dokumentów warto skorzystać z oprogramowania, które ułatwi uzgadnianie faktur. Pomoże Ci to znaleźć wszelkie rozbieżności pomiędzy wystawionymi fakturami a wpływami na konto. Dzięki temu łatwiej poradzisz sobie z ustaleniem czy klient zapłacił za całą fakturę, zapłacił częściowo, czy może zalega z płatnością. Taki system pozwoli Ci szybko znaleźć wszystkie przeterminowane faktury, dzięki czemu łatwiej będzie Ci ściągać swoje należności. Nie przegapisz też terminów płatności za faktury, które otrzymałeś za zakupione przez siebie towary i usługi. Zaoszczędzi Ci to wiele czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na inne rzeczy – rozwój firmy albo wypoczynek – tu decyzja należy do Ciebie.

Przeczytaj także: Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia faktury

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.