Co to jest macierz Eisenhowera i jak ją wykorzystać w praktyce?

Obecny pęd świata i wszechobecny pośpiech wraz z ciągłymi próbami wykorzystania w pełni każdej chwili sprawiają, że wcześniej czy później czujemy, że tracimy kontrolę. Niech podniesie rękę ten, który nie czuł choć raz, że lista zadań do wykonania na CITO przejęła nad nim władzę i z pomocnego narzędzia stała się nocnym koszmarem. Nie pomagają w tym kolejne rzeczy, które nieoczekiwanie do niej dołączają. Jak skutecznie przejąć kontrolę nad chaosem i zacząć zarządzać zadaniami? Przeczytaj czym jest macierz Eisenhowera i jak może pomóc w uprządkowaniu codziennego chaosu.

Macierz Eisenhowera – omówione zagadnienia:

1. Dlaczego Eisenhower uznawany jest za wzór do naśladowania?
2. Pilne nie jest ważne, a ważne nie jest pilne
3. Macierz Eisenhowera
4. Jak wykorzystać macierz Eisenhowera w codziennym planowaniu działań?

Dlaczego Eisenhower uznawany jest za wzór do naśladowania?

Dwight D. Eisenhower czyli generał armii i 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych. Jednak nie jest on znany tylko z tego, że był kimś ważnym. Uznawany jest za jedną z najbardziej produktywnych osób w historii, a po jego śmierci jego produktywność i wydajność stała się obiektem licznych działań. W czasie dwóch kadencji ukończył i wdrożył wiele cennych procedur, dzięki którym świat wygląda obecnie jak wygląda. Co ciekawe, jego produktywność nie była ograniczona do miesięcy czy lat ciężkiej pracy, ale utrzymywała się przez okres całego życia.

Dlatego właśnie wielu badaczy, w tym także Covey, zafascynowani jego życiem próbowali zgłębić w czym tkwi jego sekret. W książce “7 Habits of Highly Effective People” przełożył pomysł Eisenhowera na proste narzędzie, które ułatwia ustalanie priorytetów. Jednak podstawą jest rozróżnienie rzeczy pilnych od ważnych.

Pilne nie jest ważne, a ważne nie jest pilne

To parafraza myśli, która przyświecała Eisenhowerowi i to właśnie dzięki niej wspiął się na wyżyny produktywności oraz wprowadził macierz Eisenhowera. Tylko jak odróżnić sprawy ważne od pilnych? Te dwa słowa funkcjonują w naszym słowniku często jako synonimy, jednak w tym przypadku uznawane są jako dwa odrębne znaczenia.

Sprawy pilne to takie, które wymagają od nas natychmiastowej reakcji. To zdarzenia nagłe, które wypadają nam poza zaplanowanym harmonogramem i oczekują działania. Pilne sprawy to winowajcy chaosu w naszej codzienności. Dawka stresu i frustracji. Natomiast sprawy ważne to działania długookresowe, zaplanowane. Wymagają systematycznej pracy, jednak w konsekwencji prowadzą do istotnych zmian. To ważne projekty, fundamentalne działania. To te rzeczy, dzięki którym czujemy, że działamy proaktywnie, a nasze działania mają sens.

Odróżnienie rzeczy pilnych od ważnych to jedna z podstawowych trudności. Wynika to głównie z tego, że nie ma jasnej metody czy definicji, która mogłaby określić które z zadań jest ważne, a które pilne. Tutaj konieczna jest praktyka i chwila zastanowienia się nad danym działaniem. Wychwycenie tej różnicy nie jest tak oczywiste na początku i może przysporzyć sporo problemów. Jednak jedynie na początku. Po dłuższej analizie z pewnością dojdziesz do tego, które z działań jest pilne, a które ważne dla Ciebie czy Twojego biznesu.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to narzędzie, które z powodzeniem mogą wykorzystywać zarówno firmy jak i osoby prywatne do planowania codziennych zadań i nadawania im odpowiednich priorytetów. Dzięki temu zdecydowanie prościej jest zaplanować ich realizację i ocenić co tak naprawdę ma znaczenie i nad czym warto się skupić w codziennym działaniu.

Macierz Eisenhowera to proste narzędzie, które dzieli działania na cztery kategorie:

• Ważne i pilne– zadania do natychmiastowej realizacji
• Ważne, ale niepilne– zadania do zaplanowania na później
• Pilne, ale nieważne – zadania, które mogą zostać delegowane innym
• Nieważne i niepilne – zadania, które należy pominąć, zignorować

Aby lepiej zrozumieć istotę dzielenia zadań poniżej szczegółowo omówimy każdą z ćwiartek występujących w macierz Eisenhowera

Ważne i pilne

To zadania, które wymagają od nas natychmiastowej reakcji. Takie, które powinniśmy skończyć jak najszybciej i móc ruszyć dalej. Są to rzeczy, które pojawiają się nagle, ale muszą zostać zrealizowane, gdyż ich brak może spowodować zakłócenie dalszej pracy. Przy odpowiednim planowaniu działań lista zadań znajdujących się w tej ćwiartce nie będzie długa i naprawdę będzie stanowiła listę działań awaryjnych. Natomiast w przypadku osób, które nieprawidłowo zarządzają swoim czasem i nie stosują regularnego planowania działań lista ta będzie zdecydowanie dłuższa.

Przykład? Jeśli masz zaplanowane regularne wizyty kontrolne u lekarza, badania krwi i na co dzień dbasz o zdrową dietę i odpowiednią ilość ruchu to ewentualne choroby, które spowodują Twoją niedyspozycyjność będą naprawdę wypadkiem losowym, a większość osób całkowicie się przed nimi uchroni stosując regularne działania prewencyjne.

Ważne, ale nie pilne

To miejsce na zadania ważne, które nie mają określonego terminu realizacji. Przeważnie są to aspekty związane z celami rodzinnymi, zawodowymi czy tymi dotyczącymi samorozwoju. W gruncie rzeczy są bardzo istotne i z tyłu głowy cały czas o nich myślimy czy dążymy do nich małymi kroczkami, jednak nie są one stresogenne i cierpliwie czekają na realizację. Nie oznacza to jednak, że zawsze powinny być przekładane na dalszy plan.

W szerszym spojrzeniu to właśnie od ich realizacji zależy najwięcej. Mają one wpływ na jakość naszego życia, dlatego warto poświęcić tym zadaniom najwięcej czasu. Będzie to możliwe tylko wtedy, kiedy będziemy prawidłowo zarządzać pozostałymi ćwiartkami. Realizacja tych zadań wymaga od nas dużego samozaparcia i dążenia do ustalonych celów. Jest to utrudnione, kiedy przytłaczają nas sprawy codzienne, a także ze względu na to, że przy realizacji tego typu celów nie dostajemy od razu “nagrody”. Działania długofalowe mają to do siebie, że wymagają dużej samoświadomości.

Pilne, ale nie ważne

To zadania, które czekają w kolejce do realizacji i uparcie chcą zwrócić na siebie Twoją uwagę. Jednak nie są one na tyle ważne, abyś musiał je realizować samodzielnie. Oznacza to, że z powodzeniem możesz przydzielić je innym członkom zespołu, a efekt finalny będzie praktycznie taki sam. Wcale nie jest łatwo dojść do tego, że możesz przydzielić zadanie komuś innemu. Jednak tylko dzięki wygospodarowaniu dodatkowego czasu będziesz mieć moce przerobowe na realizację priorytetów bez odkładania pozostałych działań na później.

Nieważne i niepilne

To czynności, które są pożeraczami czasu i wspierają prokrastynację. To zadania, które powinny zostać zignorowane. Jeśli jest ich zbyt wiele w codziennym czasie pracy, to po ich wyeliminowaniu z pewnością zobaczysz różnicę i stwierdzisz, że masz zdecydowanie więcej czasu. Do takich czynności należą spotkania towarzyskie, przerwy na kawę czy scrollowanie internetu i przesiadywanie na mediach społecznościowych.

Czy są to pożeracze czasu? Z pewnością. Jednak nie oznacza to, że powinny całkowicie zniknąć z Twojego życia. To chwile relaksu, które pomogą Ci odpocząć po intensywnej pracy umysłowej i są niezbędne do utrzymania zdrowego balansu. Kiedy jednak przeanalizujesz swój dzień i zobaczysz, że ćwiartka IV zajmuje zbyt wiele czasu, to powinien być to dla Ciebie jasny sygnał do zmiany.

Jak wykorzystać macierz Eisenhowera w codziennym planowaniu działań?

Macierz Eisenhowera nadaje się świetnie zarówno do planowania pojedynczego dnia pracy jak i długofalowego rozpisywania zadań np. dotyczących konkretnego projektu. Jest ona skuteczną pomocą w zarządzaniu czasem i pomaga poukładać poszczególne działania tak, aby były ze sobą kompatybilne. W konsekwencji zdecydowanie prościej będzie Ci zrealizować dany projekt w terminie. To świetny wstęp do dalszego rozdzielenia zadań i ich realizacji. Kiedy już utworzysz konkretną listę możesz wspomóc się innymi metodami zarządzania zadaniami w czasie.

Choć z pewnością nie jest to idealna metoda i nie sprawdzi się ona u wszystkich to ma ona jedną ogromną zaletę. Często okazuje się, że dopiero wypisanie wszystkich działań pomaga nam zauważyć, które z nich tak naprawdę są nieważne, a które możesz z powodzeniem delegować współpracownikom. W świecie, w którym otacza nas chaos i coraz ciężej o całkowite skupienie, eliminacja rozpraszaczy to dobry początek w dążeniu do sukcesu.

Stworzenie listy zadań dodatkowo pomaga nam skupić się na priorytetach. Nawet jeśli w międzyczasie pojawią się kolejne zadania do zrealizowania to w Twojej głowie wciąż będzie dążenie do działania, które jest przedstawione w I ćwiartce przez macierz Eisenhowera.

Macierz Eisenhowera nie jest dla ciebie? Sprawdź alternatywy: Techniki pomagające w lepszej organizacji życia zawodowego

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.