Co to jest księgowanie faktur?

Księgowanie faktur to wprowadzenie ich do systemu księgowego. Od formy prowadzonej działalności zależy to, czy będzie to system uproszczony, czy też pełna księgowość zgodna z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (IFRS). Przepisy prawa wymagają od przedsiębiorców prowadzenia księgowości. Jest ona niezbędna między innymi do ustalenia należnych podatków, ale zapewnia też wiedzę o stanie finansów w firmie. Jak w praktyce wygląda księgowanie faktur? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poniższym artykule.

Co to jest księgowanie faktur?

1. Co trzeba sprawdzić przed zaksięgowaniem faktury?
2. Jak poprawnie zaksięgować fakturę?
3. Jakie są korzyści z księgowania faktur?
4. Różnice pomiędzy księgowością pełną a uproszczoną
5. Księgowanie faktur a podatek VAT

Co trzeba sprawdzić przed zaksięgowaniem faktury?

Zanim zaksięgujesz fakturę musisz sprawdzić jej poprawność. Dotyczy to zarówno tego, czy dany dokument został wystawiony bez żadnych błędów, jak i tego, czy został wystawiony zasadnie. Powinieneś upewnić się czy zamawiałeś towary lub usługi wykazane na fakturze. Jeśli nie, to koniecznie skontaktuj się ze sprzedawcą i wyjaśnij sprawę z mylnymi fakturami.

W przypadku gdy faktura zawiera błędy rachunkowe lub nieścisłości dotyczące cen i rodzaju produktów (usług) to trzeba zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie noty korygującej. Mimo wszystko taką fakturę powinieneś ująć w księgach rachunkowych, a po otrzymaniu noty kredytowej lub debetowej – które też masz obowiązek zaksięgować – będziesz mieć komplet dokumentów bez błędów.

Jak poprawnie zaksięgować fakturę?

Wprowadzając faktury do programu księgowego powinieneś zachować chronologię zdarzeń. Oznacza to, że zaczynasz od tych, które wystawiłeś lub otrzymałeś najwcześniej. Dokumenty trzeba pogrupować według rodzaju – na te, które dotyczą sprzedaży i te, które dotyczą zakupów. Będzie to pomocne w zorientowaniu się w firmowych przychodach i kosztach, które zazwyczaj są uszeregowane według poszczególnych miesięcy. Musisz też zwrócić szczególną uwagę na dane liczbowe, takie jak wartość wprowadzanych faktur, bo podczas księgowania nie ma miejsca na błędy rachunkowe.

Jakie są korzyści z księgowania faktur?

Księgowania faktur lepiej nie odkładać na później. Dzięki bieżącemu wprowadzaniu tych dokumentów do systemu księgowego będziesz mieć lepszy wgląd w stan finansów firmy. Poza tym powinieneś pamiętać, że prowadzenie księgowości na bieżąco jest jednym z wymagań prawa.

W dużych firmach każdego dnia wpływa sporo rachunków, a dodatkowo wystawiane są faktury sprzedażowe, przez co dział księgowości każdego dnia ma pełne ręce roboty. W przypadku freelancerów czy osób prowadzących małe firmy sprawa może wyglądać nieco inaczej. Jednak mimo wszystko warto zadbać o bieżące księgowania tak, by po zakończonym miesiącu bez problemu obliczyć na przykład należne podatki.

Księgowanie faktur znacznie ułatwia dokonywanie uzgodnień, bo zyskujesz pewność, że żadne należności czy koszty nie zostały pominięte. Jest tak dlatego, że już na tym etapie jesteś w stanie wychwycić ewentualne brakujące dokumenty sprzedażowe czy zakupowe, a co za tym idzie, podczas porównywania danych z wyciągów bankowych z fakturami masz wszystkie potrzebne do tego dokumenty.

Różnice pomiędzy księgowością pełną a uproszczoną

Przepisy prawa zobowiązują każdego przedsiębiorcę do prowadzenia księgowości, natomiast to jaki jej rodzaj będziesz mógł wybrać zależy między innymi od formy w jakiej prowadzisz działalność. Niewielkie biznesy mogą skorzystać z zasad uproszczonych. W tym przypadku wystarczy wprowadzić w porządku chronologicznym dokumenty dotyczące zarówno sprzedaży, jak i firmowych wydatków do odpowiednich rubryk w zestawieniu.

Duże spółki handlowe zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości. Każde zdarzenie gospodarcze, takie jak wystawiona faktura lub otrzymany rachunek, wpływ pieniędzy na rachunek bankowy, wypłata z konta, a nawet płatność gotówką lub czekiem musi zostać zaewidencjonowane w księgach rachunkowych. Pozwala to na większą przejrzystość finansów takiej spółki i daje inwestorom rzetelne informacje o jej kondycji.

Księgowanie faktur a podatek VAT

Jeżeli jesteś płatnikiem podatku VAT to obowiązek podatkowy pojawia się już w momencie wystawienia faktury i to niezależnie od faktu, czy kontrahent zapłacił należność w terminie, czy też spóźnia się z płatnością. Nawet jeśli odbiorca odmawia zapłaty, to i tak musisz uiścić należny podatek. Co prawda jeśli nie uda się skutecznie ściągnąć należności, to ostatecznie będzie można uzyskać zwrot zapłaconego podatku, ale początkowo konieczne będzie przekazanie do urzędu skarbowego należnych podatków.

Księgowanie faktur znacząco ułatwia wywiązanie się z tych obowiązków. Program do księgowości pozwala na łatwe wygenerowanie zestawienia, które zawiera dane niezbędne do sporządzenia deklaracji podatkowej. Ale nie tylko systemy księgowe zawierają takie funkcjonalności. Jeśli wystawiasz faktury za pomocą Free Invoicing App to również możesz łatwo je posortować według daty wystawienia. Dzięki temu w prosty sposób otrzymasz dane przydatne przy rozliczaniu się z podatków.

Musisz jednak pamiętać, że w przypadku podatku VAT ważne jest nie tylko księgowanie faktur wystawionych, bo na jego wysokość mają wpływ również rachunki otrzymane od kontrahentów. Na szczęście przy pomocy Free Invoicing App nie tylko szybko sprawdzisz wystawione faktury, ale też wszystkie wydatki związane z prowadzeniem firmy, dzięki czemu obliczenie podatku pójdzie nadzwyczaj gładko.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.