Bieżące a sezonowe planowanie zatrudnienia. Co jest lepsze dla Twojej firmy?

Planowanie zatrudnienia powinno być bez wątpienia każdorazowo uznawane za jedno z kluczowych zadań, jakie na co dzień realizują działy HR. Reagowanie na aktualne potrzeby oraz przewidywanie przyszłych w zakresie pozyskania nowych pracowników jest niezbędne do tego, by firma mogła się rozwijać – zgodnie z myślą, że kluczem do efektywności i osiągania oczekiwanych rezultatów są poszczególne jednostki, wraz z ich doświadczeniem, umiejętnościami czy cechami osobowości. W jaki sposób powinno się podejść do tego strategicznego obszaru zadań? Najczęściej wskazuje się na możliwość bieżącego oraz sezonowego planowania zatrudnienia. Poniżej wyjaśniamy, na czym polegają te dwie formy działania i wskazujemy zalety oraz wady każdej z nich, byś mógł dobrać najlepszy sposób dla Twojej firmy.

Bieżące a sezonowe planowanie zatrudnienia

1. Czym jest planowanie zatrudnienia?
2. Bieżące planowanie zatrudnienia – na czym polega?
3. Jaka jest istota sezonowego planowania zatrudnienia?
4. Która opcja jest lepsza?
5. Planowanie zatrudnienia – podsumowanie

Czym jest planowanie zatrudnienia?

Ten proces realizowany jest zwykle przez pracowników działu HR (najczęściej pod kontrolą dyrektora ds. rekrutacji i przy zaangażowaniu hiring managerów poszczególnych zespołów). Obejmuje badanie obecnych zasobów ludzkich w firmie i przewidywanie przyszłego zapotrzebowania na nowych pracowników, wyposażonych w z góry wskazane kompetencje. Może się odbywać zarówno krótko-, jak i długoterminowo.

W drugiej sytuacji ma znaczenie strategiczne i odnosi się do przewidywania kompetencji, których firma będzie potrzebować w przeciągu 2, 5 lub 10 lat (z uwagi na swoje plany rozwojowe i zmieniającą się sytuację rynkową). Odpowiednie podejście do przyjmowania nowych osób jest niezbędne, żeby móc zapewnić, że przedsiębiorstwo będzie wyposażone w zasoby pozwalające realizować założone z góry cele i plany bez zakłóceń w codziennej działalności.

Bieżące planowanie zatrudnienia – na czym polega?

W tym modelu firma reaguje na zapotrzebowanie w obszarze zasobów ludzkich w momencie, w którym zdiagnozowania zostanie taka potrzeba. Może więc otwierać procesy rekrutacyjne w sytuacji odejścia pracownika w celu uzupełnienia luki na stanowisku lub gdy zostanie zgłoszone zbyt duże przeciążenie pracą w wybranym zespole (np. gdy zostanie rozpoczęty nowy projekt angażujący dużą część zasobów).

To jednak nie wszystko – specjaliści ds. HR w takiej sytuacji na bieżąco zajmują się analizą trendów rynkowych (zarówno ekonomicznych, jak i pracowych), by przewidzieć przyszłe zapotrzebowanie na pracowników (w tym obszary zapotrzebowania). Jednocześnie stale konsultują decyzje o przyjęciu nowych osób z działem finansowym, co pozwala zadbać o to, żeby w żadnym momencie nie pojawiła się istotna „dziura w budżecie”.

Jaka jest istota sezonowego planowania zatrudnienia?

Sezonowe planowanie zatrudnienia wymaga z kolei z góry ustalonego zapotrzebowania na pracowników w poszczególnych działach czy zespołach we wskazanym okresie (np. rocznym, wakacyjnym, jesienno-zimowego peaku sprzedażowego itd.). Jest to tradycyjne rozwiązanie wykorzystywane jeszcze nie tak dawno przez firmy z różnych branż, które można było każdorazowo dostosować nie tylko do branży (np. gastronomia czy turystyka), ale również planów rozwojowych firmy (np. rozpoczęcie nowego projektu).

W taki sposób ma się pełną kontrolę nad powiększaniem się zespołów (a w tym budżetu, obciążenia pracą itd.). Co więcej, w przypadku tego modelu postępowania zawsze można wyznaczyć KPI w obszarze rekrutacji, który dział HR powinien spełnić w wybranym okresie, co ułatwia ocenę efektywności pracy rekruterów.

Która opcja jest lepsza?

Należy wskazać, że bieżące planowanie zatrudnienia jest świetnie dostosowane do wymagań współczesnych, dynamicznych czasów – pozwala szybko reagować na zmieniające się potrzeby, przez co firma nadąża za dynamiką rynku i nie zostaje w tyle za konkurencją. Może jednak dojść do sytuacji, w którym zapotrzebowanie na nowych pracowników będzie większe niż założone na ten cel kwoty w budżecie i konieczne będzie dokonywanie przesunięć lub rezygnacja z rekrutacji. W przypadku sezonowego modelu takie ryzyko nie istnieje, ponieważ na dany okres środki na nowych pracowników są z góry przewidziane.

Z drugiej jednak strony poczynione na zapas przewidywania co do zapotrzebowania może się w rzeczywistości nie spełnić (np. być za duże), a brak wymaganej liczby osób spowoduje przestoje w codziennej pracy i trudności w realizacji planów.

Planowanie zatrudnienia – podsumowanie

W sytuacji kryzysu gospodarczego, rozwoju trendu quiet quittingu, wyznań związanych z pozyskiwaniem talentów oraz dynamicznej konkurencji na rynku pracy przedsiębiorstwa – bez względu na branżę – muszą podchodzić do zatrudniania nowych osób w sposób przemyślany i uważny. To, czy firma zdecyduje się działać na bieżąco, czy sezonowo, powinno być dostosowane do indywidualnych czynników związanych z liczbą pracowników, planami rozwojowymi, ogólną kondycją przedsiębiorstwa itd.

Należy jednak podkreślić, że obecnie coraz trudniej jest przewidzieć, jakie zmiany zajdą zarówno wewnętrznie (w firmie), jak i zewnętrznie (na rynku pracy), co świetnie pokazała nam pandemia COVID-19 oraz jej konsekwencje. Zdecydowanie się na taktykę bieżącego planowania zatrudnienia wydaje się być więc bezpieczniejszą (z uwagi na większą elastyczność) opcją.

Przeczytaj także: Mobilność wewnętrzna – szansa na zdobycie nowych umiejętności

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.