Jak zautomatyzować proces przetwarzania faktur?

Ręczne przetwarzanie faktur to żmudny proces, który zabiera sporo czasu. Niestety nie można pominąć tego etapu fakturowania, bo jest on niezbędny do uzyskania zapłaty za należności oraz do terminowego regulowania zobowiązań. W tym wypadku bardzo pomocna może okazać się automatyzacja tego procesu. Z tego artykułu dowiesz się jakie przyniesie to korzyści, gdzie najlepiej się sprawdzi oraz jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji tak, aby cieszyć się z jej poprawnego działania.

Jak zautomatyzować proces przetwarzania faktur? – omówione zagadnienia:

1. Jakie korzyści daje automatyzacja przetwarzania faktur?
2. Automatyzacja w sektorze B2B
3. Automatyzacja w e-commerce
4. Automatyzacja dla freelancerów
5. Jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji?

Jakie korzyści daje automatyzacja przetwarzania faktur?

Proste i powtarzalne czynności mogą być przytłaczające. Łatwo wtedy o popełnienie pomyłki, a dodatkowo takie zajęcia absorbują cenną energię, która mogłaby być wykorzystana gdzie indziej. Dlatego w wielu dziedzinach automaty wyręczają ludzi. Dotyczy to również przetwarzania faktur. Ten proces zaczyna się w momencie wystawienia lub otrzymania faktury, a kończy otrzymaniem lub uregulowaniem płatności.

W wielu przypadkach taki dokument jest ręcznie wprowadzany do systemu, przez co występuje miejsce na błędy ludzkie podczas kopiowania danych. Automatyzacja pozwala na niemal całkowite wyeliminowanie tego typu pomyłek. Dodatkowo uwalnia Ciebie lub Twoich pracowników od wykonywania żmudnych, pracochłonnych i powtarzalnych zadań, dzięki czemu możesz poświęcić więcej czasu i uwagi na te zadania, które przyniosą Twojej firmie najwięcej korzyści. Pozwala też w prosty sposób wygenerować raporty i analizy, które znacząco ułatwią podejmowanie trafnych decyzji związanych z finansami w firmie.

Najważniejsze zalety automatyzacji to:

• oszczędność czasu,
• przyśpieszenie procesu płatności,
• większa efektywność,
• mniejsze ryzyko wystąpienia błędów,
• lepsze wykorzystanie zasobów.

Automatyzacja w sektorze B2B

W kontaktach pomiędzy przedsiębiorcami faktury wysyłane są jeszcze przed dokonaniem płatności i pełnią rolę wezwań do zapłaty. Taki dokument jest potwierdzeniem sprzedaży z wyszczególnieniem dostarczonych produktów i usług. Zawiera też termin płatności, w którym trzeba uiścić należność.

W przypadku przedsiębiorców automatyzacja może polegać między innymi na automatycznym fakturowaniu klientów, jednak wymaga to integracji systemów księgowego i magazynowego. Dzięki temu dokumenty wystawiane są bez udziału pracownika i mogą od razu pojawić się w oprogramowaniu księgowym, co pozwala na łatwe ustalenie należności od poszczególnych kontrahentów. Dodatkowo system może generować przypomnienia w momencie, gdy należność powinna być zapłacona, co znacznie ułatwia proces uzgadniania faktur.

Automatyzacja w e-commerce

W branży e-commerce bardzo popularne jest wysyłanie e-mailem faktur jako paragonów potwierdzających zakup . Ręczne wystawianie takich dokumentów to żmudna praca i łatwo wtedy o pomyłkę. Takie rozwiązanie jest dobre tylko w przypadku małych sklepów internetowych, które mają niewielki obrót. Jednak wraz ze zwiększeniem skali takiego biznesu warto pomyśleć o zautomatyzowaniu tego procesu.

Nie jest to takie trudne, jak by się mogło wydawać. Sprzedając w Internecie zazwyczaj posiadasz już wszystkie informacje potrzebne do wystawienia faktury, takie jak dane kupującego wraz z jego adresem e-mail oraz zestawienie sprzedanych produktów. W przypadku najpopularniejszych platform e-commerce można łatwo zaimplementować wtyczkę, która zbierze i przekaże te dane do programu odpowiedzialnego za wystawianie paragonów. Taki program będzie służył nie tylko do wystawiania dokumentów potwierdzających płatność, ale też wyśle je do klienta na podany przez niego adres e-mail, a dodatkowo może być zintegrowany z Twoim systemem księgowym, gdzie automatycznie utworzy faktury za każdym razem, gdy ktoś złoży zamówienie.

Automatyzacja dla freelancerów

Jeśli jesteś freelancerem to zapewne rozliczasz się na podstawie faktur. W przypadku niewielkiej liczby klientów jest to zadanie stosunkowo proste. Jednak wraz ze zwiększeniem ilości i rodzajów wykonywanych prac może stanowić coraz większe wyzwanie. Tutaj z pomocą może przyjść automatyzacja.

Będzie to bardzo dobre rozwiązanie, które sprawdzi się szczególnie wtedy, gdy z klientami rozliczasz się ryczałtowo. W tym wypadku wystarczy zdefiniować zaledwie kilka danych, dzięki czemu całą pracę wykona za Ciebie aplikacja do fakturowania. Trzeba poprawnie wprowadzić dane klienta, podać dzień, w którym ma być wystawiona faktura, ustalić jej wartość, pozycje składowe i termin płatności oraz częstotliwość, z jaką ma być wystawiana. W ten sposób można utworzyć fakturę cykliczną, która automatycznie, na przykład co miesiąc, będzie wysyłana na adres e-mail kontrahenta. Twoim zadaniem zostanie jedynie sprawdzenie czy otrzymałeś zapłatę w umówionym terminie.

Jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji?

W tym celu należy zdefiniować procesy, które będą podlegać automatyzacji. Nie zawsze musi to obejmować wszystkie czynności związane z fakturowaniem. To, które procesy warto zautomatyzować będzie zależeć od skali Twojej działalności. Mogłoby się wydawać, że najlepiej jeśli będą to wszystkie czynności. Niestety może się to wiązać z dużymi kosztami, dlatego jeśli jesteś freelancerem albo prowadzisz mały biznes, to warto skupić się na tych rozwiązaniach, które przyniosą największe korzyści, a jednocześnie nie będą obciążeniem dla firmowego budżetu.

Stosunkowo proste jest stworzenie bazy kontrahentów, która ułatwi wystawianie faktur. Podobnie będzie z utworzeniem katalogu sprzedawanych towarów i usług, które będą zawierać nie tylko nazwę produktu, ale też cenę. Kolejna prosta do wdrożenia funkcjonalność to wysyłka przypomnień o zbliżającym się terminie płatności. Te 3 wymienione tu praktyczne opcje znajdziesz w naszej bezpłatnej aplikacji do fakturowania.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.