Analiza przyczyn źródłowych – korzyści i cele

W każdym przedsiębiorstwie – bez względu na staż działalności, pozycję na rynku czy branżę, w której na co dzień funkcjonuje – zdarzają się błędy, problemy, wypadki czy awarie. Bardzo często w takich sytuacjach osoby odpowiedzialne starają się jak najszybciej podjąć działania naprawcze, co może być skuteczne na krótką metę, ale nie daje gwarancji, że sytuacja się nie powtórzy (generując kolejne koszty i pochłaniając posiadane zasoby).

Lepszym rozwiązaniem może być więc przeprowadzenie badania, jakim jest analiza przyczyn źródłowych (ang. Rooth Cause Analysis, RCA). Poniżej wyjaśniamy, co to za narzędzie, w jakim celu się je stosuje, a także jakie pozytywne rezultaty jego wykorzystywanie może przynieść organizacji.

Na czym polega analiza przyczyn źródłowych?

Analiza przyczyn źródłowych to powszechnie stosowane narzędzie, które sprawdza się nie tylko w różnych dziedzinach (od inżynierii, przez opiekę zdrowotną, medycynę oraz biznes, aż po produkcję czy zarządzanie jakością), ale niekiedy może mieć również zastosowanie do codziennego, osobistego życia.

To systematyczny proces, który prowadzi do identyfikacji podstaw problemów, incydentów i awarii, które zarówno już miały miejsce, jak i mają charakter potencjalny. Wykorzystywanie tego to stanowi efekt myślenia, że działania skoncentrowane na tym właśnie aspekcie – czyli prawdziwym podłożu problemu – są zwykle bowiem bardziej efektywne niż sama reakcja na symptomy, które po jakimś czasie mogą się pojawić jeszcze raz.

Korzyści stosowania analizy przyczyn źródłowych

Główną korzyścią związaną ze stosowaniem analizy przyczyn źródłowych jest zapobieganie ponownemu wystąpieniu, co staje się możliwe właśnie dzięki usunięciu powodów, dla których problemy i awarie się zdarzają. W taki sposób poprawia się jakość oferowanych produktów, usług czy procesów, zmniejsza się ponoszone koszty i zapewnia się bardziej optymalne wykorzystanie zasobów. To jednak nie jedyny pozytywny rezultat wykorzystania tego narzędzia – wśród dodatkowych korzyści wymienimy m.in.:

• lepsze zarządzanie ryzykiem – analiza przyczyn źródłowych pomaga w zrozumieniu, jakie czynniki mogą prowadzić do problemów, co umożliwia bardziej skuteczne zarządzanie ryzykiem zarówno w ramach jednorazowych projektów, jak i codziennych działań,
• wzrost bezpieczeństwa – w sektorach takich jak przemysł, medycyna czy transport RCA pomaga w identyfikacji zagrożeń (podłoża wypadków), co zwiększa poziom bezpieczeństwa,
• poprawa zadowolenia klienta – likwidując powody, dla których pojawiały się skargi czy reklamacje, polepsza się stosunek klienta do naszej marki.

Cele analizy przyczyn źródłowych

Mogłoby się wydawać, że nadrzędnym celem analizy przyczyn źródłowych jest zrozumienie faktycznego powodu, dla którego problem czy awaria się pojawiła, co stoi w opozycji do skupienia się jedynie na bezpośrednich objawach i podjęciu działań naprawczych. Należy jednak stwierdzić, że takie działanie stanowi jedynie przejaw stosowania opisywanego narzędzia.

RCA ma na celu bowiem – poprzez określone kroki – identyfikację obszarów, w których można dokonać ulepszać, prowadząc do zwiększenia wydajności, jakości realizowanych działań, szybkości zachodzących procesów. Tym samym wykorzystywanie tego narzędzia stanowi wsparcie dla ciągłego doskonalenia produktów, usług lub procesów, co ma przynosić pozytywny rezultat dla wszystkich interesariuszy (pracowników, klientów, partnerów biznesowych itd.).

Jak przeprowadzić RCA?

W jaki sposób należy przeprowadzić proces RCA, żeby upewnić się, że przyniesie oczekiwane rezultaty? Najlepiej postępować zgodnie z poniżej opisanymi krokami:

1. Określenie problemu – wybierz konkretny problem, incydent lub awarię, którą chcesz zbadać, a następnie opisz dokładnie, co się wydarzyło i jakie były skutki.
2. Zebranie danych o problemie – skorzystaj z raportów, dokumentacji, zapisów, świadectw świadków i innych dostępnych źródeł, aby uzyskać pełny obraz sytuacji.
Identyfikacja potencjalnych powodów problemu – skup się na identyfikacji wszystkich czynników, które mogły spowodować powstanie problemu (np. stosując diagram Ishikawy). Pamiętaj, że niektóre z nich mogą być ukryte lub nieoczywiste.
3. Testowanie potencjalnych przyczyn – po zidentyfikowaniu potencjalnych powodów należy je przetestować, aby potwierdzić lub wykluczyć ich udział w wystąpieniu problemu.
4. Identyfikacja podłoża problemu – wybierz powód problemu czy awarii, który ma największe znaczenie (czyli przynosi najgorsze skutki).
5. Wdrożenie działań korygujących – na podstawie zidentyfikowanych powodów opracuj konkretne działania naprawcze, które zmniejszą lub wyeliminują ryzyko ponownego wystąpienia problemu. Po ich wdrożeniu pamiętaj o przeprowadzeniu oceny skuteczności, a także zachowaniu elastyczności (konieczne może być bowiem dostosowanie działań naprawczych w miarę uzyskiwania nowych informacji).

Jeśli nie jesteś pewien co do powodów problemu możesz zapytać swoich pracowników o ich zdanie. System do zarządzania projektami i zespołami – Firmbee – pomoże Ci w podtrzymaniu otwartej komunikacji. Wykorzystując funkcję check-ins możesz wysłać automatyczną wiadomość do wszystkich (lub wybranych) członków swojego zespołu z prośbą o odpowiedź na dany temat. Możesz także ustawić, aby pytania te były wysyłane systematycznie (np. w określone dni i godziny). W ten sposób zyskasz szersze spojrzenie na dany problem i poznasz potencjalne powody jego powstania z perspektywy innych osób.

Analiza przyczyn źródłowych – podsumowanie

Jeśli szukasz sposobu na poprawę jakości, wydajności, bezpieczeństwa czy zadowolenia klienta w ramach oferowanych przez Ciebie produktów czy usług, analiza przyczyn źródłowych może być narzędziem, które przyniesie Ci oczekiwane efekty.

Musisz jednak obowiązkowo pamiętać, że RCA nie jest magiczną kulą, która zagwarantuje, że problem zostanie rozwiązany. Poprzez znalezienie podłoża znacząco zwiększa jednak szanse na to, że osiągniesz sukces i zrealizujesz wyznaczone cele biznesowe. Najważniejsze jest jednak, by jej wykorzystywanie zapewniło że problematyczne sytuacje będą rzadziej się pojawiać (lub zostaną całkowicie zlikwidowane), co zostanie pozytywnie odebrane przez wszystkie zainteresowane strony.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.