4 style komunikacji w pracy. Który z nich stosujesz?

Codzienne rozmowy, przekazywanie zadań, wyrażanie feedbacku, prowadzenie spotkania biznesowego, branie udziału w negocjacjach – to tylko wybrane sytuacje z życia zawodowego, w ramach których istotne znaczenie ma to, w jaki sposób wyrażamy swoje myśli. Stosowane przez nas style komunikacji w pracy wpływają na nasze relacje z drugimi osobami, a także m.in. na to, jak jesteśmy postrzegani przez innych, jakie efekty osiągamy, jakie konflikty musimy rozwiązywać i jak współpracujemy w zespole. Poniżej odpowiadamy na pytanie, czym jest ten odróżniający nas od innych styl komunikacji w pracy, a także opisujemy cztery typy wyróżnione przez Geofa Coxa, z którymi można mieć styczność w życiu zawodowym.

Czym są style komunikacji w pracy?

Style komunikacji w pracy odnoszą się do sposobu, w jaki jednostka przekazuje informacje, wyraża swoje myśli, uczucia, potrzeby i idee, a także w jaki odbiera przekazy od współpracowników. Jest to indywidualny sposób, w jaki ludzie porozumiewają się z innymi osobami w różnych zawodowych sytuacjach i kontekstach – zarówno w formie mówionej, jak i pisemnej. Najczęściej style komunikacji są zależne od różnego rodzaju czynników takich jak m.in. osobowość, doświadczenia życiowe, kultura, wychowanie, wartości czy normy społeczne. Obejmuje on następujące elementy:

• komunikację werbalną i niewerbalną – odnoszącą się do sposobu, w jaki wyraża się swoje myśli i uczucia za pomocą zarówno słów (języka mówionego i pisemnego), jak i mowy ciała, gestów, wyrazu twarzy, tonu głosu i innych sygnałów niewerbalnych,
• preferencje w sposobie porozumiewania – które określają, czy dana osoba chętniej wybiera formę pisemną (np. e-mail), czy słowną (np. telefon, rozmowa twarzą w twarz),
• poziom ekspresji emocji – wskazuje, jaki jest poziom zaangażowania indywidualnych uczuć w trakcie rozmowy.

Style komunikacji w pracy wg Geof Coxa

Geof Cox, autor książki „Negotiations: How to Achieve Win-Win Outcomes”, wyodrębnił cztery rodzaje stylów komunikacji w pracy, które można zauważyć m.in. w trakcie spotkań zespołu, z partnerami biznesowymi, negocjacji itd. W swojej książce podkreślił, że kluczem do sukcesu jest dostosowanie jednego z tych sposobów wyrażania swoich myśli do konkretnej sytuacji i kontekstu. Wyróżnione przez niego style komunikacji w pracy przedstawiamy poniżej.

Zorientowany na działanie

Osoby, które stosują ten sposób, skupiają się na konkretnych działaniach i rozwiązywaniu problemów. Są praktyczne, zdecydowane i skoncentrowane na osiągnięciu wyznaczonych celów – często kosztem np. uczuć innych osób. Lubią wykazywać inicjatywę, nie mają problemu z podejmowaniem szybkich decyzji, wręcz często są w pośpiechu. Doskonale pasuje do nich stwierdzenie „czas to pieniądz” – oczekują, by spotkanie było jak najkrótsze, przez co szybko potrafią przejść do sedna sprawy, nie tracąc czasu na small-talk. Dzięki tego typu osobom spotkania są energiczne, a jednocześnie w pełni efektywne.

Zorientowany na proces

W ramach tego sposobu znaczenie ma przede wszystkim poszukiwanie najbardziej optymalnego rozwiązania dla danej sytuacji. Tego typu osoby kładą nacisk na analizę (dane, fakty itp.), starając się być dokładne, metodyczne oraz cierpliwe. Podobnie jak w poprzednim stylu komunikacji w pracy znaczenie ma dla nich osiągnięcie założonego efektu – nie oczekują jednak, żeby od razu zostały podjęte działania, które do tego doprowadzą. Charakterystyczne jest dla nich włączanie się w debaty, w ramach których szereg osób o zróżnicowanym podejściu rozważa możliwe scenariusze działań i podejmuje decyzje, który z nich jest najlepszy w danej sytuacji.

Zorientowany na ludzi

Empatia, współpraca zespołowa, słuchanie innych – to elementy, które mają znaczenie dla osób wyrażających ten styl komunikacji w pracy. Skupienie się na relacjach – tym, aby każda poszczególna jednostka czuła się słyszana i widziana, ma budować zaufanie ze strony drugiej osoby i zachęcać do dzielenia się swoimi odczuciami i przeżyciami, co często ułatwia, np. prowadzenie negocjacji czy odbycie trudnych rozmów z pracownikami. W taki sposób tworzy się środowisko, w którym nie ma obaw, by wyrażać własne zdanie i wskazywać na swoje uczucia, co bez wątpienia przekłada się na lepsze stosunki między poszczególnymi osobami.

Zorientowany na pomysły

Osoby o takim sposobie wyrażania się skupione są na generowaniu nowych idei, koncepcji, modeli, rozwiązań – z myślą o tym, by w przyszłości osiągnąć oczekiwane efekty (np. zyskać pozycję konkurencyjną na rynku). Wykazują inicjatywę, chcą testować nowe rozwiązania, nie boją się pokazać swojej kreatywności. Ważne jest dla nich, by otaczać się osobami, z którymi mogą wchodzić w stymulujące burze mózgów i razem wymyślać niespotykane dotychczas w branży rozwiązania. Szczególnie istotne jest jednak to, że każdorazowo myślenie o terminach, sposobach wykonania czy niezbędnych zasobach odsuwają „na później”.

Style komunikacji w pracy a ich minusy

Nie jest oczywiście tak, że każdy z wymienionych powyżej sposobów działania przynosi jedynie korzyści. Poniżej wskazujemy, czym grozi skupianie się jedynie na jednym z nich, bez dostosowywania do konkretnej sytuacji:

• zorientowany na działania – taka osoba może zostać uznana za arogancką, nieczułą i oczekującą wysokich wyników bez zaangażowania z własnej strony,
• zorientowany na proces – wówczas pracownik może mieć tendencję do przeciągania podjęcia decyzji (i organizowania kolejnych spotkań, w ramach których rozważa się następne pomysły, propozycje czy aspekty),
• zorientowany na ludzi – ten typ może zostać uznany za osobę, która mówi za dużo (dzieli się zbyt osobistymi przeżyciami), co nie zawsze przystoi w relacjach w miejscu pracy czy biznesowych,
• zorientowany na pomysły – taka osoba może prowadzić do marnowania zasobów na wymyślanie rozwiązań, które natrafią na barierę w realizacji czy wdrożeniu.

Style w pracy – podsumowanie

Kluczem do zadbania o efektywny przekaz jest bez wątpienia umiejętność zachowania elastyczności, czyli dostosowywania naszego sposobu wyrażania się do potrzeb danej sytuacji i osób, z którymi prowadzimy rozmowę czy negocjacje. Jak zostało wskazane, każdy z przedstawionych powyżej sposobów ma swoje zarówno plusy, jak i minusy, które mogą pomóc (lub przeszkodzić) w osiąganiu oczekiwanego efektu. Dlatego tak istotne jest, by być ich świadomych i zauważać ich elementy w swoim codziennym zachowaniu – zwłaszcza, że styl komunikacji w pracy nie jest niezmienny, ale może być rozwijany i doskonalony przez całe życie. W ten sposób przyniesie lepsze rozumienie siebie oraz innych, co pozytywnie wpłynie na jakość interakcji społecznych, także w ramach kontaktów biznesowych.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.