Zarządzanie projektem a eventem?

Bez względu na to, czy organizujesz określony event pierwszy, czy już kolejny raz, zawsze powinieneś stawiać na ułatwianie realizacji konkretnych czynności – by zadbać o sprawniejszą realizację poszczególnych zadań, lepszą kontrolę nad budżetem czy łatwiejszą komunikację między poszczególnymi członkami zespołu pracującymi na wspólny sukces. W osiągnięciu takiego rezultatu pomoże Ci specjalne oprogramowanie służące do zarządzania projektami. Ciekawy, w jaki sposób tego typu system wesprze Twojego działania z zakresu event marketingu?

Zarządzanie projektem a eventem?

1. Projekt a event – wspólne obszary
2. System zarządzania projektami – na co pozwala?
3. Firmbee – funkcjonalności i korzyści
4. Zarządzanie projektem a eventem? Warto korzystać z najlepszych praktyk

Projekt a event – wspólne obszary

Jeśli chcemy, żeby event stał się narzędziem wspierającym najważniejsze cele firmy, musimy na niego patrzeć kompleksowo – jak na projekt, który wymusza zarządzanie projektem, a ten wymaga rozpoczęcia od planowania, a zakończenia na realizacji i ewaluacji osiągniętych efektów. Pomocne w tym mogą być zbliżone ramy projektu oraz wydarzenia: termin końcowy, ustalony budżet, liczba osób zaangażowanych, długość trwania, szereg zadań do wykonania. W taki sposób będziemy mogli zapewnić płynny postęp wszelkich czynności, co przełoży się na pozytywny efekt końcowy.

Projekt a event – wspólne obszary

Dobrzy planiści projektowi ułatwiają sobie codzienną pracę, korzystając ze specjalnych systemów, w których można m.in. zaplanować harmonogram, ustalić zadania, rozdzielić pracę czy śledzić postępy, a także przechowywać wszystkie ważne informacje w jednym miejscu z dostępem dla każdej uprawnionej osoby. Typowe funkcjonalności to nie wszystko – odpowiednio skonstruowany program pozwala również m.in. wyznaczyć cele oraz efekty, jakie mają zostać uzyskane w ramach projektu/eventu, dzięki czemu zyskuje się całościowy obraz sytuacji. Takie narzędzia znacznie ułatwiają zarządzanie projektem na każdym etapie jego realizacji.

Tym samym narzędzia usprawniające zarządzanie projektem stworzone są w taki sposób, aby pomóc kierownikom projektów (jak również organizatorom wydarzeń) w planowaniu, monitorowaniu i podejmowaniu działań naprawczych w każdym aspekcie procesu zarządzania projektem. Gdy event potraktujemy jak projekt, to od razu widzimy, jakie korzyści możemy zyskać, decydując się na zastosowanie odpowiedniego systemu w codziennej pracy.

Firmbee – funkcjonalności i korzyści

Na rynku na pewno znajdziesz szereg programów stworzonych tak, by maksymalnie ułatwić zarządzanie projektem, które będziesz mógł wykorzystać także do organizacji eventu. Szczególnej uwadze polecamy Ci stworzone przez nas oprogramowanie Firmbee, wyposażone we wszystkie funkcjonalności, jakich tylko mógłbyś potrzebować. Tworząc nasze rozwiązanie, braliśmy pod uwagę fakt, że projekt i event wykazują cechy wspólne, zwłaszcza w obszarze planowania pracy i kontroli nad postępem i przepływem informacji – z tego powodu możemy zapewnić, że Firmbee świetnie odpowie na wszelkie Twoje potrzeby w ramach zarządzania eventem.

Na co pozwoli Ci nasz program? W ramach podstawowych funkcjonalności będziesz mógł:

• spisać wszystkie zadania do wykonania i rozdzielić je do określonych członków zespołu (wykorzystując tablice Kanbanowe oraz opcję statusów zadań, priorytetyzacji czy śledzenia czasu),
• prowadzić kalendarze dla różnych celów (zgodnie z potrzebami eventu),
• ustawiać przypomnienia o nadchodzących spotkaniach czy zadaniach do wykonania,
• monitorować wpływy oraz wydatki powiązane w realizacją eventów, sprawując tym samym pełną kontrolę nad budżetem i nie bojąc się, że jakaś ważna faktura przez przypadek umknie,
• przechowywać dane wszystkich osób związanych z eventem – od organizatorów, przez dostawców, aż po uczestników (z uwagi na wyposażenie w narzędzia charakterystyczne dla CRM),
• komunikować się z innymi osobami w ramach zintegrowanego z programem Slacka,
• wystawiać faktury z poziomu programu.

Co więcej, umieszczenie wszystkich zadań koniecznych do realizacji w ramach eventu w jednym miejscu pozwoli na to, by każda osoba zaangażowana w projekt miała wgląd w postęp prac i była w stanie odpowiednio zareagować, zanim wybuchnie pożar (np. poprzez przyjęcie określonego zadania czy wsparcie procesów i osób zagrożonych niewykonaniem obowiązków w terminie). Dzięki takiemu programowi możesz zapomnieć o licznych dokumentach, arkuszach kalkulacyjnych czy nawet ręcznych notatkach, w których dotychczas przechowywałeś ważne informacje.

Prowadzisz NGO i zastanawiasz się nad realizacją eventu nastawionego np. na cel fundraisingowy? Żeby usprawnić swoją pracę, wykorzystaj nasz system do zarządzania projektami – pamiętaj, że organizacjom pozarządowym udostępniamy go bezpłatnie, wspierając podejmowane inicjatywy.

Zarządzanie projektem a eventem? Warto korzystać z najlepszych praktyk

Czy zgodzisz się z tym, że pod wieloma względami zarządzanie projektem nie różni się od zarządzania eventem? W obu przypadkach mamy w końcu zespoły wykonujące określone zadania z góry wskazanym czasie – a to wszystko w ramach nastawienia na osiągnięcie tego samego celu (uzyskanie określonego efektu końcowego). Tak samo jak realizacja projektu (np. w firmie IT) może być wyzwaniem, biorąc pod uwagę problemy technologiczne pojawiające się po drodze, tak przy konferencji, targach czy premierze produktów trudności mogą sprawić przygotowanie miejsca, złożenie w całość agendy czy nawet zdążenie w czasie z realizacją wszystkich zadań.

Z tego właśnie powodu oprogramowanie do zarządzania projektami – takie jak Firmbee – można wykorzystać również przy planowaniu eventów, decydując się na lepszy przepływ pracy, większą kontrolę czy przechowywanie wszystkiego w jednym miejscu.

Przeczytaj także: Główne problemy w zarządzaniu projektami: jak je rozwiązać?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.