Jak prawidłowo zająć się outsourcingiem?

Stale rosnąca popularność outsourcingu i związane z nim zalety, zachęcają nowe firmy do skorzystania z tego modelu biznesowego. Aby jednak w pełni wykorzystać potencjał tego rozwiązania, należy się odpowiednio przygotować do tego procesu. Co zatem zrobić, aby oddelegowanie niektórych usług przyniosło zakładane korzyści? O tym opowiemy, w dzisiejszym artykule.

Outsourcing – jak prawidłowo się nim zająć?

1. Zrozumienie idei outsourcingu
2. Analiza swojej organizacji
3. Zdefiniowanie celów
4. Określenie budżetu
5. Ograniczenie ryzyka
6. Wybór odpowiedniej firmy outsourcingowej
7. Podsumowanie

Zrozumienie idei outsourcingu

Pierwszym krokiem do przygotowania przedsiębiorstwa do skorzystania z usług outsourcingu jest zrozumienie, czym on tak naprawdę jest. Nie wystarczy przeczytanie jego definicji. Potrzebnie jest zrozumienie idei outsourcingu i tego co firma może dzięki niemu zyskać. Dokładnie opisaliśmy ten temat w artykule: Dlaczego popularność outsourcingu będzie rosła?. Stanowi on świetną podstawę do zrozumienia tego zagadnienia i korzyści z niego wynikających.

Analiza swojej organizacji

Kolejnym krokiem jest szczegółowa analiza swojej firmy, a w szczególności procesów w niej zachodzących. Dzięki takiemu poznaniu procesów istniejących w organizacji, przedsiębiorstwo może zweryfikować, ile czasu one zajmują i z jakimi kosztami się wiążą. Da to podstawę do opracowania rachunku zysków i strat związanych ze zmianą dotychczasowej strategii firmy i przejścia na nowy model biznesowy. Analiza ta będzie również dobrym wyznacznikiem do tego, z usług której firmy outsourcingowej najlepiej skorzystać pod kątem opłacalności .

Zdefiniowanie celów

Następnym bardzo ważnym krokiem w kierunku skorzystania z takich usług jest określenie celów, do jakich chcemy dążyć korzystając z tego modelu biznesowego. Zdefiniowanie ich pomoże określić, jakie usługi najlepiej oddelegować do firm zewnętrznych, a które lepiej wykonywać wewnątrz organizacji. Cele te będą zarazem punktem, do którego firmy realizujące oddelegowane usługi będą musiały dążyć, a także z których wykonania będą rozliczane.

Określenie budżetu

Opracowanie i określenie budżetu jaki jesteśmy w stanie przeznaczyć na zlecenie usług do firmy zewnętrznej, to kluczowy punkt w przygotowaniu do outsourcingu usług. W pierwszej kolejności musimy zaplanować, ile jesteśmy w stanie przeznaczyć pieniędzy na realizację poszczególnych usług. Planując budżety miesięczne czy roczne należy wziąć pod uwagę przede wszystkim koszt wykonania danego zadania wewnątrz firmy, i porównanie go do kosztu, jaki poniosłoby przedsiębiorstwo, zlecając tę operację firmie zewnętrznej. Na tej podstawie możemy określić, co jest bardziej opłacalne i podjąć decyzję o ewentualnej współpracy z firmą outsourcingową.

Ograniczenie ryzyka

Oprócz niewątpliwych zalet związanych z outsourcingiem, należy zwrócić również uwagę na ryzyka z nim związane. Jednym z nich są między innymi ukryte koszty outsourcingu. Aby im zapobiec należy przede wszystkim jasno określić ramy współpracy, a wszystkie warunki realizacji usług wraz z ich kosztami, należy zapisać w umowie.

Umowa między obiema firmami powinna zawierać informacje o tym, jakie usługi mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami, których nie da się określić na początku współpracy, a także ile będą wynosić ewentualne dopłaty. Kolejnym zagrożeniem związanym z oddelegowaniem zadań może być również jakość wykonywanych usług. Ryzyko to można znacząco ograniczyć poprzez okresową kontrolę ich wykonywania, a także audyty w firmach wykonujących dla nas określoną usługę. Dzięki temu mamy większą kontrolę nad tym jak wykonywane jest dane zlecenie.

Wybór odpowiedniej firmy outsourcingowej

Ostatnim krokiem jest wybranie firmy, która świadczyć będzie dla nas usługi outsourcingowe. Aby wybrać odpowiednią ofertę możemy zapoznać się z opiniami na temat dotychczasowej współpracy z innymi firmami. Recenzje te są bardzo ważne, ponieważ już na starcie mogą zadecydować o tym, czy podpiszemy umowę, czy poszukamy konkurencyjnej firmy. Oprócz opinii, wyznacznikiem mogą okazać się przekonania i sposób działalności organizacji w zestawieniu do naszych oczekiwań. Przykładowo poznanie, w jaki sposób dana firma zarządza swoimi zespołami, pozwoli określić, czy będą one dobrze współpracowały z naszym przedsiębiorstwem.

Podsumowanie

Aby prawidłowo zająć się outsourcingiem, tak aby przyniósł naszej organizacji spodziewane korzyści, musimy już od początku dokładnie prześledzić, z czym jest on związany. Dobre przygotowanie do jego wdrożenia stanowi podstawę do tego, aby przyniósł on spodziewane rezultaty. Do czasu wyboru odpowiedniej firmy świadczącej dla nas swoje usługi, należy przeanalizować kilka równie ważnych kroków tak, aby nasza decyzja była jak najbardziej przemyślana.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.