Oprogramowanie do zarządzania projektami – czy już je potrzebujesz?

Czy oprogramowanie do zarządzania projektami sprawdzi się w każdej organizacji? Zdecydowanie tak. W przypadku dużych organizacji korzystanie z tego narzędzia znacząco przyspiesza zachodzące procesy, ułatwia wymianę informacji oraz zapewnia stałą kontrolę nad wykonywanymi zadaniami. Z kolei małe zespoły realizujące projekty na niewielką skalę mogą otrzymać w systemie dostęp do szeregu przydatnych narzędzi – nie tylko do pracy nad projektem, ale także z zakresu m.in. finansów, CRM czy HR – które usprawniają różne obszary działania firmy.

Bez względu na wielkość zespołów, należy wskazać, że istnieje pewien katalog sytuacji, w których należy się zdecydować na usprawnienie zachodzących procesów poprzez wykorzystanie automatyzacji. Zapoznaj się z nimi i odpowiedz sobie szczerze na pytanie, czy narzędzie do zarządzania projektami – takie jak nasze Firmbee – jest już potrzebne Twojej organizacji.

Oprogramowanie do zarządzania projektami – omówione zagadnienia

1. Oprogramowanie do zarządzania projektami – kiedy je wdrożyć?
2. Czy to już czas na zmiany w zarządzaniu projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami – kiedy je wdrożyć?

W trakcie realizacji projektu często pojawiają się problemy wynikające zarówno z sytuacji zewnętrznej, jak i wewnętrznej. O ile na czynniki zewnętrzne zwykle nie mamy wpływu, tak wewnętrzne mogą zostać przez nas zlikwidowane – pod warunkiem, że zrozumiemy, że stanowią stałą, a nie jedynie jednorazową bolączkę. 4 najpopularniejsze przykłady sytuacji o negatywnych konsekwencjach dla całego projektu – dla których rozwiązaniem mogłoby być wdrożenie odpowiedniego narzędzia – wymieniamy poniżej.

1. Brak kontroli realizacji zadań.

   Nie pamiętasz, do kiedy pierwszy członek zespołu ma wykonać zlecone mu zadanie? Zgubiłeś zeszyt, w którym rozpisałeś podział zadań w ramach trwającego etapu projektu? Nie wiesz, czym w tym momencie zajmują się Twoi pracownicy? Jeśli w jakimkolwiek stopniu czujesz, że przy wykorzystaniu dotychczasowych sposobów działania nie jesteś w stanie utrzymać kontroli nad realizacją projektu, zdecydowanie powinieneś postawić na wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami. Dodanie wszystkich zadań wraz z osobami za nie odpowiedzialnymi, ustalenie ich priorytetu oraz terminu wykonania, zmiany statusu (np. to do – doing – done), dodawanie osób do pomocy – to tylko niektóre funkcje, które pozwolą Ci zlikwidować problem braku nadzoru. Stały monitoring to w końcu najlepszy sposób na osiągnięcie oczekiwanych korzyści.

2. Brak odpowiedniej komunikacji między członkami zespołu.

   Czy zauważasz, że inni członkowie zespołu nie wiedzą, czym aktualnie zajmuje się ich współpracownik? Chociaż wydawać by się mogło, że każdy powinien odpowiadać jedynie za swoje zadania, to jest to błędne myślenie prowadzące do nieefektywnego wykorzystania zasobów – a w konsekwencji do pojawienia się błędów. Praca w zespole nad wspólnym projektem charakteryzuje się bowiem tym, że poszczególne osoby wzajemnie od siebie zależą w zakresie części zadań, przez co konieczna jest odpowiednia komunikacja. W sytuacji, gdy wszystkie informacje są w systemie i każdy ma do nich dostęp, w dowolnej chwili można sprawdzić stan prac innych osób i zaplanować swoje działania.

   Co więcej, narzędzie do zarządzania projektami pozwala samodzielnie kontrolować pracę innych osób i zaproponować pomoc (po wykonaniu swoich zadań) osobie, która jest najbardziej narażona na niezrealizowanie swoich obowiązków.

   W ulepszeniu komunikacji między poszczególnymi członkami zespołu pomaga również możliwość przechowywania wszelkich dokumentów w tym samym miejscu. Zapewnienie do nich dostępu każdej osobie w jednym systemie to najłatwiejszy sposób na to, by można było ze sobą sprawnie współpracować (np. dodawać komentarze w plikach, oceniać realizacje itd.).

3. Opóźnienia w realizacji projektu.

   Opóźnienia mogą się pojawić z różnych powodów, i to na każdym stadium realizacji – a sprawowanie kontroli nad wszystkimi procesami bez pomocy odpowiedniego narzędzia może być znacząco utrudnione. Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwoli Ci uniknąć tego typu sytuacji wpływających na efekt końcowy realizacji dzięki zapewnieniu stałej możliwości kontrolowania tzw. wąskich gardeł. Gdy wszystkie informacje masz w jednym systemie, a przy każdym zadaniu znajduje się termin realizacji, możliwość pojawienia się niespodziewanego opóźnienia zostanie zminimalizowana.

4. Brak kontroli nad budżetem.

   Finanse stanowią często największą bolączkę projektu, a brak stałej kontroli nad wpływami i wydatkami może prowadzić do katastrofalnych skutków, znacząco pogarszając sytuację finansową firmy. Oczywiście, w trakcie realizacji projektu może się zdarzyć sytuacja, w której pierwotne założenia nie sprawdzą się w rzeczywistości (z uwagi na np. znaczne podwyżki cen potrzebnych nam towarów), ale dzięki śledzeniu wszystkich informacji w jednym systemie możemy wcześniej zauważyć problem i odpowiednio zareagować. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się „nie zamknąć w budżecie”, nie ryzykuj powtórki takiej sytuacji.

Czy to już czas na zmiany w zarządzaniu projektami?

Zastanów się, czy w Twojej organizacji kiedykolwiek pojawiły się wyżej wymienione sytuacje i czy ich częstotliwość była na tyle wysoka, że stały się problem uniemożliwiającym sprawne funkcjonowanie. Jeśli odpowiedź okaże się twierdząca, będziesz dokładnie wiedział, jaki krok postawić jako następny. Łatwiejsze planowanie zadań (z zachowaniem workflow), umawianie spotkań, kontaktowanie się ze współpracownikami, sprawowanie kontroli, pilnowanie kalendarza – jeśli czujesz, że m.in. takie korzyści są Ci potrzebne, nie zastanawiaj się dłużej, tylko wybierz najlepsze dla siebie oprogramowanie do zarządzania projektami. Zapewniamy Cię, że stworzone przez nas Firmbee pomoże Ci w każdej z wyżej wymienionych sytuacji, dostarczając właśnie takie korzyści!

Przeczytaj także: Dojrzałość zarządzania projektami

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.