Kalendarz online

W jaki sposób skutecznie zarządzać czasem, zadaniami i obowiązkami w dynamicznie rozwijającym i zmieniającym się świecie? Odpowiedzią może być kalendarz online, który znajduje swoje zastosowanie zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Odpowiednia aplikacja może znacznie ułatwić i usprawnić organizację pracy, dlatego w poniższym artykule przedstawiamy osiem kalendarzy, na które warto zwrócić uwagę.

Do planowania swojej pracy niekoniecznie należy wykorzystywać kalendarz online — można posłużyć się jego papierowym odpowiednikiem, z czego wciąż wiele osób korzysta. Aplikacje pod względem dostępności mają jednak sporą przewagę nad tradycyjną formą. Można korzystać z nich z dowolnego urządzenia elektronicznego, co nie stanowi problemu w czasach, kiedy większość społeczeństwa ma przy sobie ciągle smartphone. Jaką jednak aplikację wybrać? Przyjrzyjmy się najpopularniejszym wyborom użytkowników.

Czym jest kalendarz online?

Aplikacje kalendarzowe to narzędzia, które umożliwiają użytkownikom planowanie i zarządzanie wydarzeniami, spotkaniami, zadaniami i projektami. Większość z nich rozbudowana jest także o funkcję ustawiania przypomnień, co minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnej kwestii, a także o możliwość tworzenia przejrzystych harmonogramów i śledzenia swoich postępów.

Zastosowanie kalendarza online w firmie i projekcie

Zarządzanie projektem wiąże się z wieloma wyzwaniami, związanymi zwłaszcza z nadmiarem zadań realizowanych przez różnych członków zespołu. Rozpisanie wszystkich istotnych kwestii w jednym narzędziu (wraz ze wskazaniem celów zadań, ich priorytetów, osób odpowiedzialnych czy terminów wykonania) pozwala sprawować kontrolę nad przebiegiem wszelkich procesów. Co więcej, stanowi sposób na to, by każda osoba miała dostęp do wszystkich dotyczących ją informacji, co przekłada się na sprawniejsze i efektywniejsze wykonywanie zadań.

Aby zmaksymalizować użyteczność aplikacji kalendarzowej w firmie, warto zwrócić uwagę na dostępne funkcje:

dodawanie wydarzeń, spotkań i zadań wraz z ich opisami, według dnia i godziny,
wyświetlanie zapisanych informacji w widoku dziennym, tygodniowym lub miesięczyn,
ustawienie powtarzalności poszczególnych zadań,
udostępnianie kalendarza osobom trzecim,
tworzenie różnych kalendarzy (np. osobno dla każdego projektu).

Przegląd 8 najlepszych kalendarzy online

Firmbee

Chociaż Firmbee to dużo więcej niż sam planer cyfrowy, to może się świetnie sprawdzić jako narzędzie skupione na pomocy jedynie w tym obszarze. Z tego rozwiązania bezpłatnie mogą korzystać freelancerzy i zespoły (do 5 współpracowników), a także organizacje pożytku publicznego, które za pomocą wysłanego maila wyrażą taką chęć. Kalendarz Firmbee pozwala zarządzać swoim czasem i obowiązkami zarówno krótkoterminowo (widok godzinowy, dzienny oraz dwudniowy), jak i długoterminowo (widok tygodniowy, dwutygodniowy, miesięczny). Ustawiane zdarzenia charakteryzuje z kolei możliwość:

wyboru trzech opcji (wydarzenie, spotkanie oraz zadanie) trwających kilka godzin, cały dzień lub nawet kilka dni,
dopisania zgłoszenia do konkretnego projektu, by lepiej rozdzielić zadania,
dodania do każdego zdarzenia tematu, opisu, dodatkowych osób czy komentarzy,
określenia statusu (np. nowy, w trakcie, gotowe) oraz priorytetu (niski, normalny, wysoki),
ustawienia powtarzalności wybranych zgłoszeń (np. pojawianie się co czwartek),
estymacji czasu potrzebnego do realizacji,
generowania listy To do, co ułatwia wykonywanie kolejnych kroków w ramach każdego zadania.

Wypróbuj Firmbee za darmo!

Kalendarz Google

Kalendarz Google to bardzo popularne, proste w obsłudze i wszechstronne narzędzie do zarządzania czasem, które jest dostępne za darmo (także offline) dla wszystkich użytkowników z kontem Google. Intuicyjny interfejs umożliwia łatwe tworzenie i zarządzanie wydarzeniami — użytkownik może dodawać, edytować i usuwać wydarzenia w zaledwie kilka kliknięć (w ramach widoku dziennego, tygodniowego czy miesięcznego, a nawet rocznego). Co więcej, ten planer cyfrowy umożliwia:

tworzenie kilku kalendarzy naraz, np. oddzielny dla celów prywatnych i zawodowych,
udostępnianie — użytkownik może zaprosić inne osoby do przeglądania lub edytowania swoich wydarzeń, co jest przydatne w przypadku wspólnych spotkań czy projektów,
otrzymywanie powiadomień — możliwe jest otrzymywanie powiadomień o zadaniach na e-mail, na urządzeniach mobilnych czy na pulpicie,
automatyczne wydarzenia, dzięki tej funkcji narzędzie może automatycznie dodawać do kalendarza informacje o lotach, rezerwacjach hoteli, urodzinach i innych.

Any.do

Dzięki Any.do użytkownik prywatny może organizować i śledzić swoje obowiązki codzienne oraz zawodowe za pomocą specjalnych to-do-lists. Aplikacja pozwala tworzyć zadania, ustawiać terminy i przypomnienia, a także dodawać notatki w ramach planera cyfrowego (dziennego, tygodniowego czy miesięcznego). Istotne jest to, że Any.do można bez problemu zintegrować z innymi aplikacjami (np. Google Calendar, Slack czy Gmail) i zsynchronizować z osobnymi urządzeniami. Co więcej, narzędzie posiada również opcje płatne – Premium oraz Teams – oferujące dodatkowe korzyści, m.in. możliwość współpracy z innymi użytkownikami, powtarzające się zadania, czy dostęp do dodatkowych szablonów, w ramach których oferuje bezpłatne okresy próbne, pozwalające wykorzystać nowe funkcje.

Todoist

Todoist to aplikacja do zarządzania, która pozwala skutecznie śledzić swoje projekty i zadania do wykonania w ramach każdego z nich. Pozwala na dodawanie nowych zadań (w ramach tablic w stylu Kanban), tworzenie listy zadań, ustawianie terminów i przypomnień, dzielenie się zadaniami z innymi czy ustalanie priorytetów. Narzędzie zdecydowanie wyróżnia fakt, że przyznaje punkty za wykonane zadania, co wywołuje endorfinę (z racji otrzymania nagrody) i zachęca do realizacji kolejnych obowiązków, czyli ma działanie motywujące. Co więcej, ten planer cyfrowy jest bardzo łatwy zarówno w konfiguracji, jak i w użyciu, przez co jest idealny dla początkujących osób, zwłaszcza tych mających trudności w zapamiętywaniu listy zadań do wykonania.

ZenDay

Wśród cech wyróżniających tę aplikację znajdują się m.in. opcja osi czasu 3D, pozwalająca na jeszcze lepsze zarządzanie swoimi zasobami, również przez wzgląd na analizę dotychczasowych wyników z przeszłości. Zintegrowana jest ona z kalendarzem Google, dzięki czemu wszelkie istotne informacje znaleźć można w jednym miejscu. Program stworzono z myślą o systemie Android.

TinyCalendar

W swojej darmowej odsłonie kalendarz ten pozwala na integrację z innymi aplikacjami, w tym m.in. z kalendarzem od Google po to, aby zgromadzić wszelkie istotne informacje z jednej lokalizacji. Wśród funkcjonalności programu znajdują się również możliwość wysyłania powiadomień, praca w trybie offline oraz wzbogacanie wpisów o element lokalizacji z opcją integracji z aplikacjami GPS. Wszystko to podane w przejrzystej i przyjemnej dla oka formie. TinyCalendar obsługiwany jest przez systemy iOS i Android.

Jorte

To rozwiązanie dla osób, które cenią sobie możliwość personalizacji. Użytkownikom udostępniono do wyboru parametry, takie jak kolory, motywy, tła i rozmiar widżetu. To jednak nie wszystko. Oddano im do użytku sklep, w którym zaoferowano inne, dodatkowe funkcjonalności. Cenioną przez użytkowników opcją jest integracja z aplikacjami nawigacyjnymi oraz możliwość eksportowania harmonogramu. Z Jorte korzystać mogą użytkownicy systemu Android.

aCalendar

Ta aplikacja kalendarzowa sprosta oczekiwaniom osób, które są fanami przesytu funkcjonalności. Bogactwo widżetów i kolorów, intuicyjna nawigacja, opcja kalendarza miesięcznego, planera w wymiarze miesiąca, tygodnia i dnia, integracja z książką adresową oraz funkcja NFC – a to wszystko w ramach jednego kalendarza. Aplikacja dostępna jest dla użytkowników systemu Android.