Onboarding jest jednym z instrumentów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi. Jest ostatnim etapem rekrutacji i dotyczy adaptacji nowo zatrudnionych osób w miejscu pracy. Jest to bardzo ważny etap, niestety często pomijany w praktyce przedsiębiorstw. Pierwsze dni pracy odgrywają kluczową rolę we właściwym kształtowaniu postaw i zwyczajów pracowniczych, od których będzie zależała efektywność pracy i ograniczenie fluktuacji kadr. Dlatego na specjaliście ds. onboardingu ciąży szczególny obowiązek prawidłowego wprowadzenia, wdrażania i adaptacji nowych pracowników.

Specjalista ds. onboardingu – omówione zagadnienia:

  1. Rola specjalisty ds. onboardingu w zarządzaniu personelem
  2. Zakres obowiązków specjalisty ds. onboardingu
  3. Kompetencje i wymagania
  4. Podsumowanie

Rola specjalisty ds. onboardingu w zarządzaniu personelem

Onboarding jest złożonym procesem wymagającym współpracy różnych działów i komórek organizacyjnych. Rolą specjalisty ds. onboardingu jest koordynacja tych wszystkich działań oraz opracowanie transparentnego kanału komunikacji w ramach spójnej i zaplanowanej realizacji tego procesu. W organizacji prawidłowego systemu adaptacji konieczne jest pogodzenie funkcjonalnej kontroli i roli polegającej na świadczeniu usług, wspieraniu w razie konieczności i udzielaniu wskazówek bezpośrednim przełożonym nowo zatrudnionych osób, bez wydawania poleceń, czy też przejmowania ich obowiązków.

Czasami trudno jest specjaliście zachować dystans pomiędzy udzielaniem porad, a mówieniem ludziom co mają robić lub pomiędzy niesieniem pomocy, a przejmowaniem zadań. Najodpowiedniejszą linią postępowania specjalistów w zakresie onboardingu jest podkreślanie tego, że są odpowiedzialni za koordynację i prawidłową implementację procesu, we współpracy z menedżerami liniowymi, którym zawsze służą pomocą.

Kluczem do sukcesu jest kooperacja i zaangażowanie wszystkich uczestników procesu adaptacji, z należytym zachowaniem równowagi pomiędzy udzielaniem porad, a tworzeniem kultury zależności. Prawidłowo wykonywana funkcja specjalisty ds. onboardingu przekłada się na wzrost zaangażowania nowych pracowników w realizację głównych celów przedsiębiorstwa oraz dumę, że ich wkład w pracę jest oczekiwany i uwzględniany.

specjalista ds. onboardingu

Zakres obowiązków specjalisty ds. onboardingu

Zakres obowiązków specjalistów ds. onboardingu jest różny i uzależniony od wielkości i struktury przedsiębiorstwa. Często onboarding łączony jest również z funkcją rekrutacyjną. Do podstawowych zadań w tym zakresie należy zaliczyć:

  • opracowanie, wdrożenie i koordynację procesu adaptacji nowo zatrudnionych osób,
  • organizowanie, kierowanie i prowadzenie działań onboardingowych,
  • opracowanie procedur i wybór narzędzi w zakresie HR,
  • uczestniczenie w opracowywaniu planów rozwojowo-szkoleniowych oraz polityki szkoleniowej,
  • tworzenie opisów stanowisk i profili kompetencyjnych,
  • realizację ocen pracowniczych oraz badanie stopnia zaangażowania nowych pracowników w wykonywane zadania,
  • sporządzanie raportów, analiz oraz bieżące monitorowanie kluczowych wskaźników HR, np. poziomu rotacji.

Kompetencje i wymagania

Specjalistów ds. onboardingu poszukuje się zazwyczaj wśród absolwentów zarządzania zasobami ludzkimi, psychologii i ewentualnie socjologii. Co prawda ukończenie jednego z powyższych kierunków nie zawsze jest wymogiem koniecznym, jednak wiedza uzyskana w ramach tych studiów może okazać się bardzo przydatna w realizacji procesu onboardingu. Nie mniej istotne są kompetencje miękkie takie jak, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole i budowania relacji interpersonalnych, dobra organizacja pracy, otwartość i empatia.

W realizacji zadań na tym stanowisku przydatny jest również zmysł obserwacyjny, ponieważ jest to praca oparta na kontaktach międzyludzkich. Przy organizacji szkoleń nieodzowna jest również wysoka kultura osobista, pozytywne usposobienie, dystans do swojej osoby oraz poczucie humoru.

Zestaw standardowych wymagań stawianych specjalistom ds. onboardingu:

  • wykształcenie wyższe, preferowane ZZL, psychologia,
  • przynajmniej 3 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku,
  • doświadczenie w organizacji i realizacji szkoleń,
  • biegła znajomość języka obcego (uzależnionego od danego kraju) w mowie i piśmie,
  • prawo jazdy na samochód osobowy,
  • dobra organizacja pracy, orientacja na cele i zadania, kreatywność, inicjatywa, chęć rozwoju i nauki,
  • samodzielność i dokładność w działaniu, umiejętność pracy pod presją czasu, postawa proaktywna,
  • umiejętności interpersonalne na wysokim poziomie,
  • otwartość i empatia.

Podsumowanie

Odpowiedzialność za onboarding uzależniona jest od wielkości i struktury organizacji. W dużych przedsiębiorstwach tworzy się stanowisko specjalisty ds. onboardingu w ramach struktury działu HR. W mniejszych firmach stanowisko to łączone jest z innymi funkcjami bądź wcale nie jest tworzone, a za adaptację odpowiada przełożony lub specjalista danego działu. Jednak wspólnym mianownikiem dla realizacji prawidłowego procesu adaptacji powinna być dobra organizacja i implementacja działań onboardingowych. A to z kolei jest możliwe tylko w przypadku powierzenia tej funkcji osobie z odpowiednimi kwalifikacjami i kompetencjami, mającej świadomość wagi ważności problemu związanego z wprowadzeniem nowo zatrudnionych osób do organizacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Kim jest specjalista ds. onboardingu? nicole mankin avatar 1background

Autor: Nikola Maniecka

HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.