Planowanie zatrudnienia jest elementem polityki kadrowej w organizacji oraz punktem wyjściowym rekrutacji i innych działań realizowanych w ramach funkcji personalnej. Kluczem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa są jego pracownicy. Możliwość pozyskania, a następnie utrzymania najbardziej kompetentnego personelu, jest determinowana przez właściwe planowanie zasobów ludzkich. Planowanie to polega na założeniu, że pracownicy stanowią najważniejszy strategiczny potencjał organizacji. Istotą jest dopasowanie zasobów kadrowych do potrzeb organizacji oraz jej celów krótko i długoterminowych.

Planowanie zasobów ludzkich – omówione zagadnienia:

  1. Czym jest planowanie zasobów ludzkich
  2. I obszar planowania – określenie potrzeb kadrowych
  3. II obszar planowania – ustalenie wyposażenia personalnego
  4. III obszar planowania – planowanie obsad personalnych
  5. Podsumowanie

Czym jest planowanie zasobów ludzkich

Planowanie zasobów ludzkich można zdefiniować, jako stały proces obejmujący diagnozę ilościową i jakościową personelu, a następnie zaplanowanie zapotrzebowania kadrowego, w celu minimalizacji luki pomiędzy podażą, a popytem na wewnętrznym rynku pracy.

Planowanie zapobiega bądź redukuje wystąpienie nagłej nadwyżki lub niedoboru personelu, pozwala na obniżenie kosztów osobowych i społecznych. Umożliwia także optymalizację umiejętności, kwali­fikacji i wiedzy oraz maksymalne wykorzystanie ich dla potrzeb organizacji.

W obszarze planowania zasobów ludzkich można wyróżnić tak zwane ,,twarde” i ,,miękkie” aspekty. Te pierwsze bazują na analizie ilościowej, w celu zapewnienia określonej liczby odpowiednich pracowników w czasie, gdy są oni potrzebni. Natomiast aspekty ,,miękkie” bardziej odpowiadają za tworzenie i kształtowanie kultury organizacyjnej, co sprzyja przejrzystej integracji celów organizacji z wartościami, przekonaniami i zachowaniami pracowników.

Cele planowania:

  • pozyskanie i utrzymanie w organizacji wymaganej obsady składającej się z kompetentnej i wykwalifikowanej kadry,
  • efektywne wykorzystanie zasobów kadrowych,
  • zdolność przewidywania problemów związanych z potencjalnymi niedoborami bądź nadwyżkami personelu,
  • rozwój i szkolenie kadry w zakresie umiejętności dostosowania się do zmiennego i niepewnego otoczenia zewnętrznego,
  • uniezależnienie od zewnętrznych źródeł rekrutacji w momentach zachwiania zatrudnienia, poprzez tworzenie planów stabilizacji i strategii rozwoju personelu.
infografika planowanie zasobów ludzkich

I obszar planowania – określenie potrzeb kadrowych

Określenie potrzeb kadrowych jest jednym z pierwszych obszarów, który umożliwia określenie popytu na wewnętrznym rynku pracy danej organizacji. Określenie potrzeb jakościowych determinowane jest przez otoczenie organizacji, jej strukturę wewnętrzną i okres planowania. W zależności od kształtowania tych zmiennych można wyróżnić trzy podejścia w określaniu potrzeb personalnych, które przedstawiono poniżej.

Relatywnie stałe otoczenie i struktura organizacji

  • krótkoterminowe planowanie,
  • uaktualnianie opisów stanowisk pracy i wymogów kompetencyjnych.

Stale zmieniające się otoczenie i struktura organizacji

  • planowanie średniookresowe,
  • uaktualnianie kluczowych zadań na stanowiskach pracy i wymagań kompetencyjnych.

Przełomowe zmiany strukturalne w otoczeniu i wewnątrz organizacji

  • planowanie długookresowe, średniookresowe i krótkookresowe,
  • sporządzanie opisów stanowisk pracy metodą tradycyjną,
  • zastosowanie metod scenariuszowych.

Po określeniu profili kompetencyjnych dla poszczególnych pracowników (grup pracowniczych) można przystąpić do oszacowania potrzeb ilościowych, w celu ustalenia liczby pracowników niezbędnych do realizacji założonych celów (zadań) organizacji. Na określenie ilości niezbędnej kadry wpływa wiele czynników, takich jak:

  • program działania ilościowy i jakościowy,
  • oczekiwana produktywność pracy,
  • poziom organizacji,
  • stopień mechanizacji i automatyzacji
  • przewidywane zdolności produkcyjne,
  • przepisy prawne.

Również w przypadku ustalania potrzeb ilościowych niezbędnych pracowników należy wziąć pod uwagę czynniki związane ze stopniem zmienności struktury organizacyjnej, otoczenia zewnętrznego i okresu planowania. Do szacowania potrzeb ilościowych personelu można wykorzystać różne metody obliczeniowe, takie jak: metody intuicyjne (plan etatyzacji, szacunki ekspertów, diagram funkcji, blokada etatów), metody opierające się na pomiarze czasu pracy oraz metody matematyczno – statystyczne (ekstrapolacja trendu, rachunek korelacji i regresji, modele decyzyjne).

II obszar planowania – ustalenie wyposażenia personalnego

Drugim obszarem planowania zatrudnienia w organizacji jest ustalenie wyposażenia personalnego, które oznacza przewidywanie przyszłych zmian w stanie i strukturze istniejącego zatrudnienia w wymiarze ilościowym i jakościowym. Celem jakościowego planowania wyposażenia personalnego jest opracowanie struktury zatrudnienia na początku okresu planowania, prognoza zmian oraz ustalenie pożądanego stanu i struktury zatrudnienia w przyszłości. Tak, więc przedmiotem planowania podaży pracy są aktualne i przyszłe struktury zatrudnienia sklasyfikowane według następujących kryteriów: wykształcenie, wiek, płeć, i inne.

Planowanie jakościowego wyposażenia personalnego ułatwia wykorzystanie kompetencyjnych profili zatrudnionych pracowników, które analizuje się w początkowym okresie planowania w odniesieniu do końcowego okresu.

Natomiast ilościowe planowanie wyposażenia personalnego ma na celu ustalenie liczby personelu na początku okresu, a następnie ustalenie prognozy na koniec okresu planowania. W oparciu o statystykę w zakresie przyjęć i zwolnień pracowników oraz ich absencji, uwzględniając współczynnik płynności, przyjęty na podstawie dotychczasowych doświadczeń oraz oceny sytuacji na rynku pracy, można określić zmiany ilościowe w stanie i strukturze zatrudnienia.

Planowanie podaży pracy wraz z planowaniem potrzeb personalnych stanowi podstawę do opracowania planu zatrudnienia odzwierciedlającego nadwyżkę bądź niedobór określonego personelu, równocześnie wytyczając kierunki działania w zakresie optymalizacji obsad personalnych na poszczególnych stanowiskach i w ściśle określonym czasie.

planowanie zasobów ludzkich

III obszar planowania – planowanie obsad personalnych

Celem planowania obsad personalnych jest rozdysponowanie zadań pomiędzy poszczególnych pracowników w ramach organizacji, poprzez przyporządkowanie osób zatrudnionych do istniejących komórek organizacyjnych, stanowisk pracy i czynności. Planowanie obsad personalnych dąży do minimalizacji kosztów pracy oraz maksymalizacji przydatności personelu w realizacji zadań na określonym stanowisku pracy. Przydatność pracownika można określić na podstawie porównania jego profilu kompetencyjnego z profilem wymagań stanowiska pracy.

Poza wymienioną metodą porównawczą do optymalizacji obsad personalnych można wykorzystać także metody ilościowe i heurystyczne. Wśród ilościowych metod planowania obsad personalnych najczęściej stosowane jest programowanie liniowe. Metoda ta umożliwia optymalizację określonej funkcji celu, takiej jak na przykład maksymalizację użyteczności danego pracownika. Natomiast heurystyczne metody planowania obsad personalnych dążą do optymalizacji przyporządkowania personelu i stanowisk pracy na podstawie stopnia przydatności pracowników do zatrudnienia na określonych stanowiskach pracy.

Podsumowanie

Planowanie zatrudnienia powinno stanowić integralne części planowania biznesowego oraz zarządzania zasobami ludzkimi i tworzyć punkt wyjścia do realizacji funkcji personalnych. Biorąc pod uwagę trudności i szybkie zmiany zachodzące w otoczeniu, ograniczone zaufanie kadry zarządzającej do celowości planowania oraz brak niezbitych dowodów świadczących o jego skuteczności, planowanie powinno być praktykowane, a stosowane metody na bieżąco doskonalone i dopasowywane do aktualnych potrzeb organizacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Jakie ma znaczenie planowanie zasobów ludzkich? nicole mankin avatar 1background

Autor: Nikola Maniecka

HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.