Jak zorganizować event firmowy w 6 krokach?

Jedną z coraz bardziej popularnych i prężnie rozwijających się gałęzi marketingu jest event marketing. Polega on na organizacji różnego rodzaju wydarzeń, których celem jest realizacja określonych założeń organizatora. Jest nim najczęściej przedsiębiorstwo lub marka. Rodzajów eventów jest wiele, a jednym z nich jest event firmowy. Na czym polega? I jak go dobrze zorganizować? Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się więcej.

Event firmowy – omówione zagadnienia:

1. Czym jest event firmowy?
2. Jak zorganizować event firmowy- krok po kroku
3. Jak Firmbee może pomóc w organizacji eventu?

Czym jest event firmowy?

Event firmowy to wydarzenie organizowane przez firmę dla jej pracowników, klientów lub partnerów biznesowych. W zależności od tego, do kogo event jest adresowany może mieć różne założenia. Na przykład, celem wydarzenia organizowanego z myślą o pracownikach może być redukcja stresu związanego z pracą, wzmocnienie współpracy, polepszenie relacji pracowników i zbudowanie bardziej zgranego zespołu. Z kolei w wydarzeniu organizowanym dla partnerów biznesowych głównym założeniem jest najczęściej przedstawienie nowego produktu.

Jak zorganizować event firmowy- krok po kroku

Organizacja eventu to duże i wieloetapowe przedsięwzięcie. Aby dobrze je zaplanować należy pamiętać o kilku rzeczach:

Zacznij od zdefiniowania celów eventu

Od celów eventu zależy cały jego przebieg. Pierwszym, o czym powinniśmy myśleć przy jego organizacji jest zdefiniowanie czemu ma on służyć i jakie są jego cele. Czy jest to promocja marki, nawiązanie nowych kontaktów biznesowych lub może integracja zespołu, lepsza komunikacja i wzmocnienie motywacji pracowników? Przy definiowaniu celów warto zadać sobie następujące pytania:

• Dlaczego organizuję wydarzenie?
• Co chcę, aby uczestnicy wynieśli z tego wydarzenia, co zapamiętali?
• Jak konkretnie zmierzę sukces wydarzenia?

Myśl o grupie docelowej

Organizując event cały czas powinniśmy mieć na uwadze to, dla kogo go tworzymy. Zadowolenie i satysfakcja uczestników są kluczem do sukcesu. Myśl o tym, jakie są potrzeby i oczekiwania odbiorców i biorąc je pod uwagę dobierz odpowiednią datę, miejsce oraz atrakcje.

Wybierz miejsce i datę

Wybranie odpowiedniego czasu i miejsca to również istotny punkt organizacji eventu. Warto wziąć po uwagę takie elementy jak łatwy dojazd do miejsca wydarzenia i odpowiednio dużą przestrzeń, dostosowaną do ilości osób. Jeżeli wydarzenie organizowane jest na zewnątrz warto wziąć pod uwagę pogodę i zaplanować, co zrobić w sytuacji, gdy ona nagle się zmieni.

Wybierając datę należy dostosować ją do zaproszonych gości – sprawdź czy nie jest to czas, w którym odbywają się ważne dla uczestników uroczystości kulturowe czy religijne. Warto również sprawdzić czy w tym czasie nie odbywają się inne konkurencyjne wydarzenia, które mogłyby odciągnąć uwagę od twojego eventu.

Rozplanuj budżet

Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, jakim budżetem dysponujesz. Rozplanuj dokładnie wydatki i stwórz kosztorys eventu. Pomyśl o tym, czy warto podjąć współpracę ze sponsorami. Takie rozwiązanie pozwoli zmniejszyć koszty organizacji, wniesie dodatkową jakość i uatrakcyjni wydarzenie.

Rozplanuj wydarzenie

Dokładne rozplanowanie wydarzenia jest kluczem do sukcesu. Ustal szczegółowy harmonogram, który pozwoli Ci utrzymać wszystko pod kontrolą. Warto, do niego wpisać nie tylko sam przebieg wydarzenia, ale również to, co powinno być zorganizowane wcześniej, np. wizytę w miejscu eventu, opłacenie faktu, czy rozesłanie zaproszeń.

Poinformuj uczestników i pamiętaj o promocji wydarzenia

Uczestnicy są najważniejszym elementem Twojego wydarzenia. To w końcu dla nich je organizujesz. Warto więc poświęcić czas na promocję eventu.

Sposobów na poinformowanie o nim uczestników jest wiele. Możesz zrobić to rozsyłając tradycyjne zaproszenia pocztą lub przesłać informacje mailem. Aby zachęcić gości do uczestnictwa w wydarzeniu warto podejść do tematu kreatywnie. Częstą praktyką jest wręczanie razem z zaproszeniem drobnych upominków, tzw. gift boxów.

Jeżeli wydarzenie ma charakter otwarty, formą zaproszenia, które dobrze sprawdzi się w tej sytuacji jest organizacja wydarzenia na Facebooku. Dzięki temu wiadomość dotrze do dużej grupy odbiorców. Warto też udostępnić informację o wydarzeniu na innych portalach społecznościowych.

Jak Firmbee może pomóc w organizacji eventu?

Organizacja tak dużego wydarzenia, jakim jest event firmowy nie należy do najłatwiejszych zadań. Wymaga poświęcenia wielu godzin i sporego nakładu pracy. Istnieją jednak narzędzia, które mogą usprawnić ten proces. Jednym z nich jest Firmbee.

Dzięki Firmbee możesz z łatwością rozplanować każdy szczegół wydarzenia. Pomoże w tym kanban board, w którym dokładnie rozplanujesz zadania i rozdystrybuujesz je między swoich współpracowników. Dzięki ustawianiu statusów zadań i wymienianiu się komentarzami możesz być stale na bieżąco i sprawdzać, czy praca nad eventem posuwa się do przodu.

Drugim przydatnym narzędziem, które znajdziesz w Firmbee jest baza kontaktów. Korzystając z niej masz dostęp do wszystkich istotnych danych dotyczących uczestników wydarzenia. Przechowujesz je w jednym miejscu, dzięki czemu nic istotnego nie umknie twojej uwadze.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.