Każdy freelancer, właściciel małej firmy czy przedsiębiorca co miesiąc wystawia faktury. Są one niezbędne do otrzymania wynagrodzenia za wykonaną pracę czy dostarczone towary. Ale samo wystawienie takiego dokumentu nie gwarantuje otrzymania zapłaty. Do osiągnięcia pełnego sukcesu niezbędne jest dostarczenie go do kontrahenta. Z tego artykułu dowiesz się na jakie 3 sposoby możesz to zrobić i jakie narzędzia będą szczególnie przydatne podczas wysyłki faktur.
Jak wysłać fakturę. Przydatne narzędzia
- Jak wysłać fakturę pocztą?
- Jak przygotować i jak wysłać fakturę elektronicznie
- Jak wysłać fakturę w PDF?
- W czym może Ci pomóc aplikacja do fakturowania
Jak wysłać fakturę pocztą?
Chociaż Internet na dobre zagościł w naszych domach i biurach, to przytłaczająca większość faktur jest wysyłana przy pomocy tradycyjnej poczty. Zgodnie z raportem E-Invoicing / E-Billing. Digitisation and Automation aż 90% faktur trafia do odbiorców w formie papierowej.
Niestety, ma to swoje wady. Jedną z nich jest czas, jaki jest potrzebny na dostarczenie listu pod wskazany adres. Korzystając z takiego sposobu wysyłki należy to uwzględnić w całym procesie prowadzącym do uzyskania zapłaty. Musisz pamiętać, że sporo osób może być przywiązanych do papierowych dokumentów. Będą oni oczekiwać, że dostarczysz im faktury właśnie w takiej formie. Co prawda może Ci się udać niektórych przekonać do faktur w postaci elektronicznej, ale w pozostałych przypadkach będziesz musiał dostosować się do życzenia klientów.
Większość z narzędzi, które są potrzebne do wysłania papierowej faktury jest dostępna w każdym biurze. Niezbędny będzie komputer z drukarką, program biurowy i koperty. Wprawdzie fakturę możesz wypisać ręcznie na specjalnie przygotowanym formularzu, jednak znacznie łatwiejsza jest praca na dokumentach elektronicznych. Przy pomocy edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego możesz przygotować dokument, który będzie zawierać wszelkie niezbędne elementy. Następnie trzeba go wydrukować, włożyć do koperty, zaadresować i wysłać. Najbardziej popularne edytory tekstu umożliwiają drukowanie na kopertach, dzięki czemu nie musisz męczyć się z ręcznym wypisywaniem adresu. Pozostaje Ci jedynie kupić znaczek pocztowy i wysłać list do kontrahenta.
Jak przygotować i jak wysłać fakturę elektronicznie
Alternatywą dla papierowych dokumentów jest e-faktura. Do jej stworzenia nie potrzebujesz specjalnego oprogramowania, bo wystarczy to, którego używasz na co dzień – prosty arkusz kalkulacyjny lub edytor tekstu. Podobnie, jak w przypadku dokumentu wysyłanego tradycyjną pocztą, najpierw musisz utworzyć fakturę, z tym że zamiast drukowania powinieneś zapisać tak stworzony plik.
Unikaj formatów typu DOC czy XLS, bo chociaż są one powszechnie używane i łatwo je otworzyć, to mają jedną zasadniczą wadę – tak przygotowany dokument można bez trudu edytować. Co prawda masz możliwość zabezpieczenia edycji takiego pliku przy pomocy hasła, ale zdecydowanie lepiej skorzystać ze sprawdzonego rozwiązania jakim są pliki w formacie PDF. Wysyłając taki dokument masz pewność, że nikt nie będzie ingerował w jego treść.
Jak wysłać fakturę w PDF?
Do stworzenia pliku w formacie PDF możesz użyć jednego z dostępnych w sieci konwerterów, takich jak na przykład Adobe Acrobat. Wystarczy wybrać fakturę zapisaną wcześniej w pliku DOC, a program automatycznie przeprowadzi konwersję do pliku PDF. W zależności od ustawień Twojego komputera i opcji dostępnych w edytorze tekstu / arkuszu kalkulacyjnym możesz też już z poziomu danego programu wybrać opcję zapisu pliku w formacie PDF.
Tak przygotowany dokument dodaj jako załącznik w poczcie elektronicznej. Tworzenie wiadomości do klienta warto rozpocząć właśnie od tego kroku. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że nie wyślesz maila bez załącznika. W tytule wiadomości możesz podać nazwę projektu, którego dotyczy faktura. Treść maila powinna być krótka i rzeczowa, ale pamiętaj o zachowaniu uprzejmego tonu. Możesz podziękować za dotychczasową współpracę, zachęcić do skorzystania z oferowanych usług w przyszłości, a w przypadku faktury częściowej zaznaczyć jakiego etapu prac ona dotyczy.
W czym może Ci pomóc aplikacja do fakturowania
Jest to narzędzie, które znacząco ułatwia wysyłkę faktur, bo daje najszerszy wachlarz możliwości i tym samym kompleksowo odpowiada na pytanie jak wysłać fakturę. W przypadku współpracy z firmami, które wymagają papierowych dokumentów, po prostu wystawiasz, drukujesz i wysyłasz fakturę pocztą tradycyjną zgodnie z życzeniem klienta. Korzyścią dla Ciebie jest to, że taka aplikacja zawiera gotowe szablony faktur, dzięki czemu masz pewność, że będą one zgodne z przepisami obowiązującymi w Twoim kraju. Nie musisz się też martwić stawkami VAT czy poprawnością obliczeń i podsumowaniem. Wystarczy wybrać odpowiednią stawkę podatku, wpisać wartość netto towaru / usługi, a program sam wyliczy wartość danej pozycji razem z podatkiem.
Korzystając z aplikacji do fakturowania możesz w łatwy sposób wysyłać e-faktury bezpośrednio na skrzynki mailowe tych kontrahentów, którzy akceptują taką formę komunikacji. Taki dokument zapisuje się od razu w formacie PDF, dzięki czemu nie będziesz mieć problemu z konwersją takiego pliku do formatu, który zapewni integralność danych. Przygotowaną w ten sposób fakturę wyślesz przy pomocy dosłownie kilku kliknięć. Nie musisz przy tym logować się do swojej poczty e-mail – wszystko zrobisz z poziomu aplikacji. Możesz wpisać temat wiadomości, uzupełnić jej treść lub skorzystać z przygotowanego szablonu, co pozwala zaoszczędzić czas i znacznie skraca pracę.
Co ważne, nigdy już nie przytrafi Ci się wysłanie maila bez załącznika, bo klikając przycisk „wyślij” wystawiona przez Ciebie faktura jest automatycznie dołączana do wiadomości. Podobnie jak w przypadku standardowej poczty e-mail możesz wybrać odbiorcę wiadomości, dodać więcej adresatów, a nawet wysłać ukrytą kopię. Jest to przydatne w kontaktach z dużymi firmami, bo fakturę możesz wysłać zarówno osobie, z którą współpracujesz przy danym projekcie, jak i bezpośrednio do działu księgowości. To narzędzie stanowi kompleksową odpowiedź na pytanie jak wysłać fakturę.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.