Jak usprawnić proces fakturowania? Checklista

Proces fakturowania może wydawać się trudny, zwłaszcza jeśli wcześniej nie miałeś z nim styczności. Okazuje się jednak, że cały proces znacznie ułatwiają narzędzia pozwalające na samodzielne fakturowanie. Dzięki temu zyskujesz więcej czasu i co najważniejsze, przyspieszasz przepływy finansowe. Jak więc usprawnić proces fakturowania? Skorzystaj z przygotowanej przez nas checklisty.

Jak usprawnić proces fakturowania. Checklista

1. Ustal swoje warunki
2. Zbierz wszystkie informacje
3. Fakturuj od razu po wykonaniu pracy
4. Korzystaj z gotowych szablonów
5. Popraw ewentualne błędy
6. Zautomatyzuj wystawianie faktur
7. Pilnuj terminów zapłaty
8. Korzystaj z aplikacji do fakturowania

Ustal swoje warunki

Może Cię to zdziwi, ale niewielki wysiłek już podczas wysyłania oferty może znacząco ułatwić proces fakturowania. Jak to możliwe? Jasne przedstawienie spraw finansowych już na samym początku pozwoli uniknąć nieporozumień. Klient akceptując Twoją ofertę powinien wiedzieć ile i kiedy zapłacić.

Ustal czy rozliczasz się za przepracowane godziny, czy za cały projekt oraz wyraźnie określ termin płatności. Jeśli stosujesz rabaty za wcześniejszą zapłatę to poinformuj o tym klienta już na wstępie. Uprzedź o odsetkach za nieterminowe płatności. Podaj kiedy będziesz wystawiał faktury. Im więcej informacji na temat płatności przedstawisz na samym początku współpracy, tym mniej wątpliwości podczas zapłaty będzie miał Twój klient.

Pamiętaj również o pisemnej formie ustaleń. W tym przypadku wystarczy email lub wiadomość z komunikatora. A co jeśli zaniedbałeś ustalenie jasnych warunków? Zrób to koniecznie jeszcze przed wystawieniem faktury. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych pytań po wysłaniu faktury. Wyjaśnianie niedomówień może sprawić, że zapłatę za fakturę otrzymasz dopiero wtedy, gdy rozwiejesz wszelkie wątpliwości.

Zbierz wszystkie informacje

Przed tym jak rozpoczniesz proces fakturowania sprawdź czy masz wszystkie informacje, które są do tego niezbędne. Chodzi tutaj o dane, które muszą znaleźć się na fakturze. Tu nie może niczego brakować. Co się do nich zalicza? Na pewno będą Ci potrzebne:

• imię i nazwisko klienta (opcjonalnie nazwa firmy),

• adres klienta (zarówno fizyczny jak i email),

• numer telefonu klienta (nie jest niezbędny, ale ułatwi kontakt),

• numer identyfikacji podatkowej klienta,

• umówiony sposób płatności,

• data wystawienia faktury,

• kwota faktury,

• opis pozycji na fakturze,

• inne informacje ważne dla klienta.

Mając taki komplet informacji proces fakturowania będzie prostsze. Dlaczego warto zgromadzić je jeszcze przed fakturowaniem? Gdy zaczniesz wystawiać dokument i zorientujesz się, że czegoś Ci brakuje to będziesz musiał poszukać brakujących informacji. Oznacza to oderwanie się od pracy. Może Cię to wybić z rytmu. Na pewno zabierze też więcej czasu. Przygotowując te dane wcześniej ułatwiasz sobie pracę.

Fakturuj od razu po wykonaniu pracy

Po skończonej pracy pamiętasz więcej szczegółów dotyczących zlecenia. Dokładnie wiesz, co było na zamówieniu lub umowie. Dzięki temu łatwiej stworzysz rzetelny opis na fakturze. Nawet jeśli masz bardzo dobrą pamięć proces fakturowania warto rozpocząć od razu, niż odkładać na później, bo to nie przyniesie niczego dobrego.

Zwlekanie z wystawienie faktury, klient może odebrać w taki sposób, że nie zależy Ci na szybkiej płatności. Dodatkowo odkładanie tego zadania na później, może sprawić, że obowiązki się skumulują, a ciebie będzie czekać długi dzień pracy, aby je wszystkie zrealizować.

Wystawianie dokumentów na bieżąco nie tylko rozłoży twoją pracę równomiernie, ale również zmniejszy prawdopodobieństwo przeoczenia jakiejś faktury. Faktury elektroniczne mają w tym miejscu przewagę, ponieważ możesz je wystawić również w weekend i od razu przesłać na pocztę elektroniczną kontrahenta. Przy papierowej wersji możesz zdecydować się na przygotowanie listów, które w dzień roboczy wyślesz za pomocą poczty tradycyjnej.

Korzystaj z gotowych szablonów

Niektóre procesy są dość powtarzalne. Zalicza się do tego wystawianie faktur. Są to dokumenty, których formę określają przepisy prawa, dlatego większość elementów na fakturze jest z góry ustalona. Zamiast głowić się co jeszcze umieścić na fakturze skorzystaj z szablonu.

Gotowy szablon zwiera miejsce na wszelkie niezbędne dane do faktury. Dzięki temu niczego nie przegapisz. Wystarczy wypełnić puste miejsca i gotowe! Tutaj bardzo przydadzą się informacje, które przygotowałeś przed wystawieniem faktury. Co ciekawe, szablon możesz dostosować do charakteru swojej działalności. Do wyboru jest sporo motywów. Niektóre są bardzo oficjalne, inne skupiają się na czytelności, a jeszcze inne na ciekawym designie, który wyróżni Twoją firmę. Zazwyczaj taki szablon będziesz mógł dopasować do swoich potrzeb, dodając swoje logo lub stosując kolorystykę, która kojarzy się z Twoją firmą.

Popraw ewentualne błędy

Jeśli korzystasz z szablonu to unikniesz większości błędów. Taka faktura zawiera wszystko, co niezbędne. Mimo to pomyłki mogą się zdarzyć. Przed wysłaniem dokumentu do klienta dokładnie sprawdź czy nie ma żadnych błędów. W tym momencie warto sprawdzić czy faktura jest zgodna z zamówieniem lub umową.

Zwróć szczególną uwagę na ustalenia dotyczące ceny i wartości towarów lub usług. Sprawdź też czy zostały użyte te same sformułowania co na ofercie. Dzięki temu klient będzie dokładnie wiedział za co płaci. Jeszcze raz wszystko przelicz, żeby upewnić się czy nie ma błędów rachunkowych. Sprawdź czy wpisałeś poprawne dane klienta. Lepiej wszystko dwa razy sprawdzić niż potem wystawiać korekty i w rezultacie dłużej czekać na należną zapłatę.

Zautomatyzuj wystawianie faktur

W wielu czynnościach mogą pomóc Ci programy komputerowe. Dotyczy to również fakturowania. Możesz stworzyć bazę swoich klientów. Wystarczy, że raz wprowadzisz poprawne dane do systemu, by móc z nich później cały czas korzystać. Dzięki temu unikniesz pomyłek przy wystawianiu i wysyłaniu faktur, a sam proces fakturowania zdecydowanie się skróci.

Automatyzacja jest szczególnie pomocna w wypadku faktur cyklicznych. Dlaczego? Ten proces fakturowania idealnie nadaje się do automatyzacji. Wystarczy, że podasz dane klienta, kwotę i opis faktury oraz termin zapłaty. Ustal, w jakim dniu i z jaką częstotliwością mają być wystawiane takie faktury. Resztę zrobi za Ciebie program. Świetnie, jeśli klient akceptuje faktury elektroniczne. W tym przypadku program nie tylko wystawi fakturę, ale również wyśle ją do klienta. Jest to z pewnością dobre usprawnienie jakie docenisz rozpoczynając proces fakturowania!

Pilnuj terminów zapłaty

Fakturowanie to nie tylko wpisanie poprawnych danych, wystawienie faktury i wysłanie jej do klienta. Niezbędnym elementem kończącym proces fakturowania jest również dopilnowanie zapłaty. Co prawda jest czynność, która zamyka proces fakturowania, ale jest ona niezmiernie ważna. Z tego względu warto na bieżąco monitorować płatności otrzymywane od klientów.

Jeśli zbliża się termin płatności, a nadal nie ma żadnego wpływu na konto to możesz wysłać przypomnienie. Oczywiście pamiętaj o uprzejmym tonie. Klient ma prawo zapłacić nawet w ostatnim dniu. Mało tego, niewielkie spóźnienie nie musi być powodem do ostrej reprymendy. Takie lepiej stosować jedynie w wypadku uporczywych dłużników. W inny przypadkach najlepiej zachować dobre relacje z klientami, co nie znaczy, że nie należy się upominać o swoje.

Korzystaj z aplikacji do fakturowania

Na końcu naszej checklisty mamy aplikację do fakturowania, która łączy w sobie wiele wymienionych wyżej punktów. Zawiera gotowe szablony ułatwiające pracę przy procesie fakturowania, pozwala stworzyć własną bazę klientów i ułatwia bezbłędne adresowanie dokumentów.

Aplikacja, dzięki automatycznym wyliczeniom, pomaga uniknąć pomyłek rachunkowych. Dodatkowymi funkcjonalnościami są również wystawianie faktur cyklicznych, wysyłanie przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności, monitorowanie stanu należności, czy nawet ponaglanie do zapłaty dłużników.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.