Zdalny onboarding, jak go przeprowadzić?

Najcenniejszym zasobem każdej organizacji są ludzie, ich umiejętności i kompetencje. Dlatego tak ważną rolę w procesie zarządzania kadrami odgrywa proces rekrutacyjny, mający na celu przyciągnięcie, jak najbardziej wartościowych pracowników. Kolejnym nie mniej ważnym etapem po podpisaniu umowy o pracę jest wprowadzenie i przeszkolenie nowego pracownika czyli onboarding. Niestety ten etap jest często traktowany przez menedżerów po macoszemu. Jest to zasadniczy błąd, ponieważ prawidłowo przeprowadzona adaptacja nowo zatrudnionej osoby determinuje jej późniejsze zachowania organizacyjne oraz efektywność i jakość pracy. W ostatnich latach na popularności zyskują platformy internetowe przeznaczone do adaptacji i nauki, umożliwiające onboarding pracowników do nowych obowiązków również poza firmą, w ramach pracy zdalnej.

Onboarding – omówione zagadnienia:

1. Rola onboarding’u
2. Cele i etapy wdrożenia
3. Wdrożenie online
4. Najważniejsze korzyści z onboardingu

Jaka jest rola onboarding’u

Onboarding jest zespołem czynności składających się na proces adaptacji nowego pracownika, jest jednym z najbardziej skutecznych narzędzi retencji. Rolą wdrożenia jest wprowadzenie nowo zatrudnionej osoby w najważniejsze zagadnienia związane z funkcjonowaniem organizacji. Zapoznanie go z kulturą organizacyjną, wartościami i normami oraz zasadami współżycia. No i oczywiście przekazanie wiedzy i umiejętności niezbędnej do prawidłowej realizacji zadań służbowych.

Aklimatyzacja pracownika w środowisku pracy realizowana jest na różnych płaszczyznach: strukturalnej, organizacyjnej, proceduralnej i socjalizacyjnej. Proces adaptacji powinien być zaplanowany i realizowany przez dłuższy okres czasu, ponieważ pełna aklimatyzacja osób zatrudnionych następuje zazwyczaj po kilku miesiącach. Pracownik, który został źle przygotowany do przejęcia nowych obowiązków, nie identyfikuje się z przedsiębiorstwem, co przekłada się na niską wydajność i spadek efektywności pracy.

Proces adaptacji powinien umożliwić pracownikowi poznanie: strategii organizacji, jej misji i wizji, najważniejszych celów, struktury i kultury organizacyjnej, formalnych procedur związanych z wewnętrzną komunikacją i obiegu dokumentów, zakresu obowiązków i praw, ścieżki rozwoju zawodowego, zasad wynagradzania i premiowania, obsługi sprzętów biurowych oraz innych maszyn i urządzeń, wykorzystywanych do realizacji zadań.

Cele i etapy onboardingu

Wprowadzenie do organizacji to proces, który ma cztery zasadnicze cele. Pierwszy z nich dotyczy ułatwienia początkowych etapów pracy, ,,oswojenia się” z nowym miejscem, ludźmi i zadaniami. Drugi wykształcenia prawidłowych postaw wobec przedsiębiorstwa, umożliwiających identyfikację z nim. Kolejny uzyskania w możliwie najkrótszym czasie wysokiej efektywności i jakości pracy. I ostatni cel to ograniczenie możliwości odejścia pracownika z pracy, zatrzymanie go w organizacji.

Prawidłowo zaplanowany proces adaptacji (onboarding) powinien być realizowany z uwzględnieniem następujących etapów:

• Compliance – zapoznanie z procedurami i obiegiem dokumentacji,
• Clarification – wyznaczenie celów i zadań pracownikowi,
• Culture – zapoznanie z kulturą organizacyjną: formalną i nieformalną,
• Connection – integracja pracownika z pozostałymi uczestnikami organizacji.

Zdalny onboarding

Wdrożenie może być realizowany w różnych formach i za pomocą różnych narzędzi. Najczęściej dotyczy zapoznania nowego pracownika z procedurami i regulaminami oraz przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego. W wyniku pandemii Covid-19 wiele organizacji pozostało przy pracy zdalnej. Większość procesu zatrudnienia, jak również rozmowa kwalifikacyjna odbywa się zdalnie. Dlatego też adaptacja może być realizowana wirtualnie z wykorzystaniem dedykowanej platformy internetowej. Funkcjonalności takiego rozwiązania:

• Zadania online, checklisty i baza wiedzy dostępne w jednym miejscu,
• Możliwość udostępnienia plików pdf, wideo, prezentacji, szkoleń e-learningowych, testów,
• Wirtualna wycieczka po biurze,
• Możliwość umieszczenia dedykowanych ścieżek dla różnych stanowisk,
• Dostępność systemu na każdym urządzeniu mobilnym i desktop,
• Bieżący monitoring postępów, generowanie raportów,
• Badanie ankietowe mające na celu określenie stopnia satysfakcji pracowników po onboardingu.

Od początku procesu zatrudniania i wdrożenia należy w sposób szczególny zadbać o relacje interpersonalne. Nowi pracownicy zdalni mogą być narażeni na poczucie odizolowania i osamotnienia. Aby temu zapobiec należy nową osobę zapoznać z pozostałymi współpracownikami, poprzez napisanie komunikatu w wewnętrznym Intranecie oraz zapoznanie podczas wideokonferencji.

Chociaż onboarding zdalny jest dość dużym wyzwaniem zarówno dla pracodawcy, jak i samych pracowników, to jego elementy można z powodzeniem i z korzyścią wykorzystać w stacjonarnej adaptacji pracowników.

Najważniejsze korzyści z onboardingu

Dynamiczne zmiany zachodzące na rynku pracy wymuszają na pracodawcach podejmowanie intensywnych działań, mających na celu zatrzymanie pracowników w organizacji. Prawidłowo zrealizowany onboarding jest dla osób zatrudnionych równie ważnym czynnikiem, jak wynagrodzenie, czy zaplanowana ścieżka rozwoju. Jeżeli przegapimy ten pierwszy etap pracy, negatywne skutki mogą być już nieodwracalne. To w pierwszym miesiącu nowi pracownicy kształtują swoje postawy i stopień zaangażowania w pracę. Dlatego kluczową rolę odgrywa odpowiednie wprowadzenie ich w życie organizacji i zapewnienie transparentnych warunków współpracy. Efektywny onboarding nie tylko umożliwi ograniczenie nadmiernej rotacji, ale także w znacznym stopniu wpłynie na poprawę wizerunku firmy.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.