Jak przekonać zarząd do zakupu systemu ATS?

Czy system ATS to niezbędny element rekrutacji? Optymalizacja zachodzących procesów to bez wątpienia kluczowe hasło dla współczesnych przedsiębiorstw, które nieustannie szukają możliwości przyspieszenia działań, obniżenia kosztów ich realizacji czy odciążenia pracowników, by móc przenieść uzyskane w ten sposób zasoby do obszarów bardziej ich potrzebujących. Firmy szczególnie chętnie decydują się na zakup nowoczesnych oprogramowań – zwłaszcza w obszarach pochłaniających istotną część zasobów (osobowych oraz finansowych), takich jak np. rekrutacja nowych pracowników. Warunkiem zakupu rozwiązania jest jednak to, by za ich wdrożeniem szły istotne dla firmy korzyści biznesowe. Jeśli właśnie zastanawiasz się, w jaki sposób możesz przekonać zarząd do zakupu systemu ATS wspierającego procesy rekrutacyjne, poniżej prezentujemy Ci wskazówki, które ułatwią Ci to zadanie.

Jak przekonać zarząd do zakupu systemu ATS?

1. System ATS – do czego służy?
2. Korzyści z zakupu ATS
3. Zakup systemu ATS – taktyka przekonania członków zarządu
4. System ATS – podsumowanie

System ATS – do czego służy?

Applicant Tracking System (taki jak np. Firmbee) wykorzystywany jest przez działy HR jako wsparcie w prowadzonych działaniach rekrutacyjnych . Z jego pomocą można zrealizować szereg procesów – od zbierania aplikacji oraz informacji o kandydatach, przez dokładną analizę zgłoszeń w przypadku każdej uprawnionej osoby, aż po prowadzenie komunikacji (w tym zapraszanie na rozmowy, planowanie spotkań w kalendarzu, zbieranie dokumentów itd.). W programie można również tworzyć bazy kandydatów, od których zaczyna się kolejne rekrutacje (program sam wskaże odpowiednie osoby po ustalonych kryteriach), a także generować raporty pozwalające ocenić jakość prowadzonych procesów rekrutacyjnych. Co więcej, dostęp do niego może mieć każda osoba zaangażowana w działania, dzięki czemu współpraca zespołu rekrutacyjnego zostaje maksymalnie uproszczona.

Korzyści z zakupu ATS

Wykorzystanie systemu ATS prowadzi do tego, że część procesów zostaje zautomatyzowana, co sprawia, że dział HR pracuje szybciej i efektywniej – czyli w krótszym czasie przeprowadza rekrutacje kończące się zatrudnieniem najlepszego kandydata na dane stanowisko. Skrócenie czasu spędzonego na szukaniu odpowiednich osób pozwala pracownikom HR skupić się w większym stopniu na innych zadaniach. Istotne jest jednak to, że korzyści płynące w wykorzystywania tego oprogramowania widzą obie strony procesów rekrutacyjnych – nie tylko dział HR, ale również aplikant, ponieważ wiąże się to dla niego z lepszymi doświadczeniami, zwłaszcza w obszarze sprawniejszej komunikacji. W konsekwencji wdrożenie ATS wspiera prowadzone przez firmę działania employer brandingowe, pomagając w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy w oczach kandydatów.

Zakup systemu ATS – taktyka przekonania członków zarządu

Czego potrzebuje Twój zarząd, żeby zdecydować się na zakup opisanego oprogramowania? Konkretnych argumentów, które zapewnią go, że taka decyzja przyniesie pozytywne korzyści (w krótszym lub dłuższym okresie). Poniżej przedstawiamy Ci 3 konkretne kroki, które musisz zrealizować, by w trakcie umówionego z zarządem spotkania osiągnąć dokładnie taki efekt.

1. Zacznij od zebrania wszelkich korzyści biznesowych– zwłaszcza w obszarach wskazanych powyżej. Potraktuj tę kwestię szeroko, by pokazać, że wdrożenie tego programu to pozytywne rezultaty nie tylko dla działu HR, ale dla firmy jako całości (np. z uwagi na możliwość przesunięcia zasobów do innych obszarów). Warto w tym zakresie skupić się na tym, w jaki sposób system ATS poprawi zachodzące procesy, które dotychczas były dla firmy problematyczne i jakich powtarzających się negatywnych sytuacji pozwoli uniknąć.
2. Porównaj koszty – na pewno wiesz, jak kształtują się obecnie wskaźniki mierzące efektywność Twoich procesów rekrutacyjnych (cost per hire, time to hire, efektywność kanałów rekrutacyjnych itd.). Zbierz więc te informacje i zestaw je z możliwymi zmianami, które w tym zakresie pozwoli osiągnąć wdrożenie systemu ATS. Pamiętaj, by pokazać w tym miejscu, po jakim czasie inwestycja w oprogramowanie się zwróci.
3. Pokaż, jak działa program i jakie są jego możliwości – demonstracja w czasie rzeczywistym zapewni możliwość przekonania się przez zarząd na własne oczy, jakie funkcje posiada i w jaki sposób może usprawnić realizowane procesy. Możesz przy okazji wspomnieć, jakie konkurencyjne firmy już wdrożyły tego typu rozwiązania w swojej codziennej działalności. W taki sposób również wzbudzisz zainteresowanie i chęć podążania za najnowszymi trendami.

System ATS – podsumowanie

Należy stwierdzić, że bez wątpienia nie uda Ci się przekonać zarządu do zakupu systemu ATS, dopóki nie wskażesz osobom decyzyjnym konkretnych korzyści, które za tym płyną, zwłaszcza w istotnym dla każdego przedsiębiorcy obszarze optymalizacji kosztów. Szykując się na spotkanie, przygotuj więc prezentację w oparciu o wskazane powyżej elementy i skup się w trakcie niej szczególnie na sposobie usprawnienia pracy działu HR oraz porównaniu kosztowych. Przedstaw wszystkie kwestie w sposób jasny i klarowny, starając się przekonać, że zakup opisywanego oprogramowania to inwestycja, która bardzo szybko się zwróci. Pamiętaj, by zapewnić możliwość zobaczenia, jak program działa w praktyce – w ten sposób na pewno osiągniesz oczekiwane efekty.

Przeczytaj także: 10 narzędzi internetowych dla małych biznesów

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.