Zarówno onboarding, jak i offboarding stanowią zasadnicze narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. Prawidłowo przeprowadzone procesy związane z adaptacją nowo zatrudnionych osób (onboarding) oraz odejściem pracowników (offboarding) są kluczowe w projektowaniu zatrudnienia i efektywnym wykorzystaniu potencjału pracowniczego. Prawidłowo zaplanowany i zrealizowany employee offboarding w znaczny sposób wpływa na poprawę wizerunku zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji. Dlatego tak ważne jest kształtowanie odpowiednich postaw i procedur związanych ze zwalnianiem pracowników, bez względu na formę rozwiązania stosunku pracy.

Employee offboarding – omówione zagadnienia:

  1. Na czym polega offboarding?
  2. Etapy dobrego offboardingu
  3. Podsumowanie

Na czym polega offboarding?

Offboarding jest zbiorem zasad i procedur związanych ze zwolnieniem pracownika, bez względu na to, czy pracownik zwalnia się sam, czy jest zwalniany przez organizację. Jest to złożony i trudny dla obu stron proces, w którym należy pamiętać o wielu kwestiach.

Procedura offboardingu powinna być realizowana z uwzględnieniem aspektów związanych z utrzymaniem dobrych relacji i wsparciem osoby odchodzącej, zidentyfikowania ryzyka dla biznesu oraz opracowaniem prawidłowej komunikacji wewnętrznej. Celem offboardingu jest minimalizacja skutków związanych z utratą ciągłości pracy oraz umożliwienie odchodzącemu pracownikowi zakończenia wszystkich bieżących spraw w przyjaznej atmosferze i ze wsparciem ze strony kierownictwa i współpracowników.

Etapy dobrego offboardingu

Employee offboarding nie może ograniczyć się jedynie do rozmowy z pracownikiem w zakresie jego odejścia z firmy. Należy pamiętać, że jest to proces, który składa się z kilku etapów, a w ich ramach z szeregu działań i czynności. Ważne jest aby żaden z etapów nie został pominięty, a wszystkie działania zostały prawidłowo zrealizowane.

1. Złożenie wypowiedzenia, rozmowa z pracownikiem, ustalenie warunków odejścia.

Rozmowa powinna być przeprowadzona w przyjaznej atmosferze, bez niepotrzebnych napięć. Kluczowe jest ustalenie terminu odejścia, sposobu przekazania obowiązków, rozliczenia urlopu oraz rozważenie zwolnienia w trakcie wypowiedzenia z obowiązku świadczenia pracy.

2. Komunikacja zmian w zespole

W przypadku odejścia jednego z pracowników przekazanie tego komunikatu pozostałym współpracownikom odgrywa ważną rolę. Cały zespół powinien uzyskać informację od menedżera w zakresie zmian personalnych, powodach rozstania, kluczowych terminach, sposobu przekazania obowiązków oraz kroków, które zostaną podjęte w odniesieniu do wakującego stanowiska.

3. Przekazanie obowiązków

W celu zachowania ciągłości pracy należy poprosić odchodzącego pracownika o przekazanie obowiązków i najważniejszych spraw. W tym szczególnie należy zwrócić uwagę na zakres realizowanych projektów i niezakończonych zadań, kluczowych kontrahentów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, oraz dostęp do systemów, zasobów, uprawnień i dokumentów.

4. Exit interview

Jest to podsumowująca rozmowa przeprowadzona ze zwalnianym pracownikiem. Nie powinien przeprowadzać jej bezpośredni przełożony, ze względu na osobiste relacje, które mogą wpłynąć na jakość i prawdziwość informacji. Rozmowa w formie wywiadu może być przeprowadzona w dowolnym momencie okresu wypowiedzenia. Jeżeli wypowiedzenie z pracy złożył pracownik, to wywiad ten umożliwia uzyskanie wiedzy w zakresie występujących ewentualnych nieprawidłowości w organizacji i możliwości ich korekty. Celem takiej rozmowy jest przede wszystkim zebranie informacji w zakresie przyczyn zwolnienia, poziomu satysfakcji z pracy, narzędzi motywujących, relacji interpersonalnych, możliwości rozwoju i oceny wizerunku firmy.

Co jest przeciwieństwem onboardingu? - Employee offboarding Etapy dobrego offboardingu

5. Czynności administracyjne

Realizacja formalności związanych z rozliczeniem urlopu, świadectwem pracy, zwrotem sprzętu służbowego i kluczy, zabraniem rzeczy osobistych oraz usunięciem dostępu do baz i programów.

6. Pożegnanie zespołowe

Zawsze warto rozstać się w przyjaznej atmosferze. Dla pracownika odejście będzie wtedy mniej stresujące, a pracodawcy pozostawi dobrą opinię i ocieplenie wizerunku.

7. Wnioski i program naprawczy

Podsumowanie powodów odejścia oraz wskazanie kierunków działania w celu ograniczenia w przyszłości odejść z pracy inicjowanych przez pracowników. Na podstawie zebranych informacji należy opracować i wdrożyć plan naprawczy.

8. Komunikacja z byłym pracownikiem

Utrzymanie pozytywnych relacji ze zwolnionym pracownikiem może przełożyć się na poprawę wizerunku firmy i efektywniejsze działania rekrutacyjne, umożliwiające pozyskanie nowych talentów.

Podsumowanie

Odejście pracownika z jego inicjatywy nie powinno być rozpatrywane w kategoriach porażki, tylko jako nauka i wskazówka do poprawienia występujących nieprawidłowości w organizacji. Natomiast w przypadku zwolnienia ze strony pracodawcy, prawidłowo przeprowadzony proces offboardingu z jednej strony minimalizuje niechęć i wyrażanie negatywnych opinii przez byłych pracowników, a z drugiej wzmocni pozytywne wspomnienia i doświadczenia. Ponadto przekłada się na kształtowanie pozytywnych postaw wobec odejścia z pracy wskazując, że zmiana zatrudnienia jest początkiem nowego etapu w życiu zawodowym.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Co jest przeciwieństwem onboardingu? - Employee offboarding nicole mankin avatar 1background

Autor: Nikola Maniecka

HR menadżerka, którą cechuje umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Sprawia jej ogromną radość dostrzeganie potencjału utalentowanych osób i mobilizowanie ich do dalszego rozwoju.