Dlaczego preboarding jest ważny? 5 najlepszych praktyk

Eksperci zajmujący się zarządzaniem zasobami ludzkimi nieustannie podkreślają, jak ważne są pierwsze tygodnie nowego pracownika w firmie – czyli tzw. okres onboardingu. Ten czas powinien zostać poświęcony na odpowiednie wdrożenie, zapoznanie z zespołem i obowiązkami oraz upewnienie się, że dana osoba dobrze się czuje w miejscu, do którego trafiła. W ostatnim czasie można jednak zauważyć, że coraz częściej zwraca się uwagę na istotę okresu między podpisaniem umowy a rozpoczęciem pracy w firmie – określanego jako preboarding – i jego wpływu na to, czy pracownik będzie pozytywnie nastawiony w pierwsze dni pracy. Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie obejmuje ten okres oraz dlaczego jest taki ważny, a także wskazujemy, jakie najlepsze praktyki warto w tym obszarze wdrożyć w firmie.

Dlaczego preboarding jest ważny? – spis treści

1. Preboarding – na czym polega?
2. Preboarding a onboarding – gdzie leży różnica?
3. Działania preboardingowe – najlepsze praktyki
4. Preboarding – podsumowanie

Preboarding – na czym polega?

Preboarding to proces przygotowania pracownika do rozpoczęcia pracy w firmie. Rozpoczyna się zwykle po podpisaniu umowy, a jego celem jest zminimalizowanie stresu pracownika przed przyjściem do nowego miejsca oraz zwiększenie szansy na sukcesywną i długotrwałą współpracę. Za jego przeprowadzenie odpowiedzialni mogą być zarówno pracownicy działu HR, jak i hiring menadżerowie, czyli przyszli przełożeni nowej osoby. W zależności od konkretnej firmy preboarding może obejmować inne elementy, ale najczęściej wymienia się m.in.:

• utrzymywanie kontaktu w celu upewnienia się, że procesy formalne przebiegają w odpowiedni sposób,
• przedstawienie konkretnych obowiązków przed rozpoczęciem pracy (oraz ich omówienie),
• przesłanie regulaminu pracy i innych dokumentów, które pozwolą jak najlepiej zapoznać się z firmą,
• rozmowy o kulturze organizacyjnej firmy.

Preboarding a onboarding – gdzie leży różnica?

Wielu może się wydawać, że preboarding a onboarding oznaczają te same procesy, ale różnica między nimi jest bardzo istotna, zwłaszcza w zakresie oczekiwań pracownika wobec obu tych okresów. Przede wszystkim preboarding odnosi się do oczekiwania na rozpoczęcie pracy, podczas gdy onboarding obejmuje wszystko to, co dzieje się od pierwszego dnia pracy przez okres wdrożenia (który w zależności od firmy może trwać zarówno kilka dni, jak i tygodni). Pierwszy z tych procesów ma więc na celu zaopiekowanie się właśnie nabytym pracownikiem (zadbanie o jego dobre samopoczucie), a drugi – zapewnienie, że nowy pracownik szybko i sprawnie przyswoi informacje na temat swojego stanowiska pracy, zadań, procedur i zasad panujących w firmie.

Działania preboardingowe – najlepsze praktyki

Co więc należy zrobić, by jak najlepiej zadbać o pracownika przed jego przyjściem do firmy? Poniżej wymieniamy kilka praktyk, które zdecydowanie warto wdrożyć w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na branżę czy wielkość teamu.

1. Zaproś na podpisanie umowy do biura

Jeśli tylko istnieje taka możliwość, warto zachęcić pracownika do tego, by przyjechał do biura przed oficjalnym „pierwszym dniem pracy” i porozmawiał na żywo z osobami z działu HR czy miał okazję zapoznać się z innymi pracownikami. Pretekstem do takiej wizyty może być np. konieczność podpisania umowy czy wypełnienia innych niezbędnych dokumentów. Jest to szansa na spotkanie w luźniejszej atmosferze niż w przypadku rozmowy rekrutacyjnej czy kontaktu telefonicznego.

2. Utrzymuj stały kontakt

Bardzo często zdarza się, że między przyjęciem oferty a przyjściem nowej osoby do pracy mija kilka tygodni czy nawet miesięcy (w zależności od obowiązującego okresu wypowiedzenia). Prowadzenie stałego kontaktu z nowym pracownikiem przez ten czas stanowi najlepszy sposób na budowanie pozytywnych doświadczeń jeszcze przed pierwszym dniem w firmie i utrzymanie poziomu entuzjazmu, jaki się pojawił w momencie otrzymania oferty pracy. Możesz prowadzić zarówno kontakt mailowy, jak i telefoniczny i dopytywać zarówno o kwestie formalne (np. dokumentację), jak i np. o samopoczucie, plany rozwojowe czy nastawienie do nowego etapu w życiu zawodowym.

3. Prześlij maila przed pierwszym dniem pracy

Kilka dni przed pierwszym dniem pracy warto wysłać do pracownika maila potwierdzającego godzinę i miejsce stawienia się, a także przedstawiającego inne kwestie, które mogą mieć znaczenie (np. obowiązujący dresscode, możliwość zamówienia posiłku, opcje parkowania przy biurze, szczegóły dot. dojazdu samochodem czy komunikacją miejską, dokumenty, które powinien mieć ze sobą itp.). Takie postępowanie na pewno zostanie pozytywnie odebrane – da pracownikowi pewność, że jest dobrze przygotowany do pierwszego dnia. Pamiętaj jednak, by nie wysyłać tego typu maila na ostatnią chwilę (np. dzień przed), ponieważ wówczas narażasz taką osobę na większy stres i niepewność.

4. Zorganizuj spotkanie przed rozpoczęciem pracy

Podpisałeś z pracownikiem umowę, a przez okres oczekiwania organizujesz wyjazd integracyjny dla całej firmy albo wiesz, że jego przyszły zespół ma zaplanowane spotkanie w swoim gronie? Zapewnij nowej osobie możliwość uczestnictwa w tego typu aktywnościach! W taki sposób zadbasz o to, by mogła poznać swoich przyszłych współpracowników wcześniej, w mniej formalnych okolicznościach, co bez wątpienia wpłynie pozytywnie na poczucie przynależności do firmy i ułatwi nawiązanie kontaktu z zespołem.

Preboarding – podsumowanie

Chociaż bez wątpienia onboarding stanowi niezwykle istotny proces z punktu widzenia zarówno nowego pracownika, jak i osób z działu HR, to nie należy lekceważyć wagi, jaki charakteryzuje okres przed rozpoczęciem pracy. Pierwszy dzień czy tydzień w nowym miejscu to dla wielu osób wielki stres, który wynika przede wszystkim z obaw przed nienawiązaniem kontaktu z zespołem czy strachu przed tym, że obowiązki okażą się zbyt trudne. Możesz zminimalizować te negatywne odczucia, dbając o odpowiednio przeprowadzony preboarding, np. przy pomocy przedstawionych powyżej praktyk. Zapewnij ich wdrożenie w Twojej firmie, a pozytywne efekty – zwłaszcza w obszarze samopoczucia psychicznego – zobaczysz nawet w krótkim czasie.

Przeczytaj również: Jak przeprowadzić wirtualny onboarding?

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.