Czy szpiegowanie pracowników przez działy HR jest etyczne?

Działy HR we współczesnych organizacjach są w zasadzie na stałe przypisane do struktury organizacyjnej. Human resources – zarządzanie zasobami ludzkimi ma na celu wypracowanie odpowiedniej równowagi pomiędzy oczekiwaniami kierownictwa, a pracownikami. Praca działu HR opiera się głównie na kształtowaniu odpowiedniej polityki kadrowej w zakresie rekrutacji, motywacji i rozwoju zawodowego. Nie mniej ważna jest kontrola nad sprawami związanymi z pracownikami oraz kontaktami interpersonalnymi, która często odbierana jest jako szpiegowanie pracowników.

Z jednej strony specjalista HR musi odpowiednio zachęcić personel do efektywniejszej pracy i rozwoju, a z drugiej realizować cele wyznaczone przez pracodawcę. Zachowanie odpowiedniego balansu jest trudnym wyzwaniem, dlatego coraz częściej działy HR sięgają do dość kontrowersyjnych środków kontroli, np. śledzenia komputerów przez programy szpiegujące bądź instalację kamer. Czy zatem szpiegowanie pracowników przez działy HR jest etyczne?

Czy szpiegowanie pracowników przez działy HR jest etyczne? – omówione zagadnienia:

1. Etyka w HR
2. Szpiegowanie pracowników – czy to jest legalne?
3. Metody śledzenia pracowników
4. Podsumowanie

Etyka w HR

Często słyszymy o etyce biznesu. A czy etyka HR jest tym samym? Chyba niekoniecznie, etyka prowadzenia biznesu jest znacznie szerszym pojęciem i obejmuje aspekty techniczne, ekologiczne i prospołeczne. Natomiast etyka działów HR skupia się jedynie na relacjach interpersonalnych wewnątrz organizacji i oscyluje wokół kodeksu postępowania etycznego. Najważniejsze zalecenia w zakresie etyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi dotyczą sposobu zwracania się i prowadzenia rozmowy w odpowiedni sposób z kandydatami i pracownikami, równego traktowania wszystkich zatrudnionych, zachowania poufnych informacji (często osobistych spraw pracowników) oraz sprawiedliwych i transparentnych zasad funkcjonowania systemu ocen pracowniczych i narzędzi motywacyjnych.

Etyka HR to coś więcej niż zbiór norm i zasad. To odpowiedzialność za prawidłowe relacje międzyludzkie oraz komunikację ogólno-organizacyjną. Dział HR powinien stać na straży etyki, a w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w tym zakresie, natychmiast podejmować odpowiednie działania korygujące i naprawcze. Czy propaganda proetyczna jest korzystna dla organizacji, czy warto podejmować to wyzwanie? Etyczne środowisko pracy zwiększa w długoterminowej perspektywie wartość firmy i podnosi jej poziom konkurencyjności na rynku, zmniejsza koszty i maksymalizuje zyski. Wpływa pozytywnie na wizerunek przedsiębiorstwa, umacnia lojalność pracowników, tym samym zmniejszając poziom fluktuacji kadr.

Szpiegowanie pracowników – czy to jest legalne?

W każdej organizacji wdrażane są systemy kontrolne, umożliwiające monitoring pracy. To w jaki sposób realizowane są czynności kontrolne uzależnione jest w głównej mierze od kultury organizacyjnej i modelu polityki personalnej. Jednakże rozwój nowoczesnych technologii i środków komunikacji elektronicznej jest dużą zachętą dla pracodawców, aby skrupulatnie monitorować pracę swojego personelu.

Programy szpiegujące instalowane na komputerach służbowych pozwalają na sprawdzenie na jakie strony wchodził pracownik i ile czasu na to poświęcił, z jakich komunikatorów społecznych korzystał, gdzie i jakie wysyłał wiadomości. Programy te umożliwiają również przeglądanie skrzynek pocztowych i czytanie znajdującej się w niej korespondencji. Do monitoringu i nadzoru wykorzystywane są również kamery, które rejestrują pracę na danych stanowiskach roboczych. Natomiast w przypadku korzystania z samochodów służbowych instalowane są w nich moduły GPS, które wskazują trasę i czas przemieszczania się pojazdów.

Pojawia się pytanie, czy taki sposób inwigilacji w środowisku pracy jest legalny? Oczywiście uwarunkowania prawne tego zagadnienia są zróżnicowane w zależności od danego kraju. Na przykład w Wielkiej Brytanii pracodawcy mogą korzystać z technologii rejestrujących pracę personelu. Warunkiem jest uprzedzenie o tych działaniach pracowników oraz rozdział pomiędzy czasem pracy, a czasem wolnym. Pracodawca nie może naruszyć prywatności pracowników.

W Polsce granica pomiędzy dozwolonym, a bezprawnym monitorowaniem pracowników nie jest uregulowana w sposób bezpośredni przepisami prawa. Pracodawca chcąc podjąć kroki związane z rejestrowaniem pracowników i ich czynności powinien uzyskać od nich zgodę na zastosowanie takich środków kontroli i ponadto przedstawić cel takiego działania. Podobnie jest w Niemczech z tym, że zainstalowanie kamer odbywa się bardziej w restrykcyjny sposób, poparty niepodważalnymi argumentami. Ponadto nagrywanie dźwięku jest zabronione. Za naruszenie poufności rozmów grozi kara więzienia do trzech lat. Szpiegowanie pracowników w różnych krajach, jak również w różnych przedsiębiorstwach, odbywa się w różny sposób, jednak by mówić o legalności takich dzień, pracownik zawsze powinien być poinformowany, że jego zachowanie jest kontrolowane.

Metody śledzenia pracowników

Działy HR w ramach kontroli pracy często korzystają z urządzeń technicznych, w celu sprawdzenia efektywności realizowanych zadań, jakości i rezultatów. Czynności kontrolne można realizować w różny sposób z wykorzystaniem różnorodnych narzędzi takich, jak:

• zainstalowanie kamer w miejscu pracy. Obraz może być odtwarzany w czasie rzeczywistym bądź zapisywany i przechowywany,
• rejestrowanie rozmów i analiza bilingów telefonicznych. Pracodawca jest właścicielem telefonu, który powinien być wykorzystywany tylko w celach służbowych. Dlatego może monitorować jego wykorzystanie poprzez analizę bilingów.
• monitorowanie poczty elektronicznej, kontrola aktywności internetowej. W tym przypadku sytuacja jest analogiczna. Pracodawca, jako właściciel komputera może zainstalować na nim program szpiegujący, w celu zapobieżenia udostępnienia poufnych informacji osobom nieuprawnionym,
• instalowanie urządzeń GPS w samochodach służbowych w celu kontroli trasy i czasu przejazdu. Najczęściej dotyczy to przedstawicieli handlowych i zawodowych kierowców,
• skanowanie linii papilarnych lub tęczówki oka. Są to dane biometryczne klasyfikowane, jako wrażliwe. Wykorzystanie przez pracodawcę tego rodzaju danych do kontroli musi być szczególnie uzasadnione.

Działania monitorujące mogą mieć charakter ciągły (prewencyjny) bądź interwencyjny i doraźny. Jednakże menedżerowie HR powinni mieć świadomość, że przekroczenie uprawnień w tym zakresie wiąże się z odpowiedzialnością cywilnoprawną. Aby uniknąć tych konsekwencji należy szczegółowo określić w regulaminie wewnętrznym rodzaje stosowanego monitoringu, zasady realizacji oraz osoby odpowiedzialne za te czynności.

Podsumowanie

Szpiegowanie pracowników w kontekście prawnym zostało już przedstawione. Jednakże, czy takie działania są zgodne z etyką środowiska pracy? Odpowiedź na to pytanie nasuwa się samoistnie. Jeżeli w sposób transparentny i uzasadniony przedstawione zostały powody monitorowania pracy, zapoznano z nimi pracowników i wyjaśniono intencje takiego zakresu kontroli, to takie działania pozostają w zgodzie z ogólnie pojętą etyką zawodową. Natomiast, jeżeli monitoring realizowany jest w ukryciu, bez poinformowania o tym fakcie pracowników, to takie postępowanie nie tylko jest sprzeczne z etyką, ale również i przede wszystkim niezgodne z prawem.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.